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勤怠ワークフローを導入するために部門をまたいだ取り組みで、心が動いた話

こんにちは、freeeの宮崎です。
わたしは労務チームのマネージャーを担っており、日々freee労務の進化&メンバーのサクセスへのコミットについて考え、毎日頭をひねっています。

労務はコツコツ作業をして孤立感が高い仕事と思う方も多いのではないでしょうか?

毎月給与計算に追われたり、「入社者に保険証いつとどきますか?」と聞かれてひやひやしたり、長時間労働にドキっとしたり……と縁の下の力持ち的なポジションで、あまり他部署と絡むイメージが無い労務。
ですが、ある時を境に「労務はひとりぼっちじゃない!」と、実感できる出来事があったのです。

今回その話をここで伝えたいとおもい、筆をとりました。

前提として

freee労務では自社プロダクトである、人事労務freeeを使っています!
その機能には、給与計算や勤怠打刻機能だけでなく、勤怠の申請-承認ワークフロー機能(以下「勤怠ワークフロー」)が備わっています。毎月の勤怠月次や有給、休日出勤等様々な申請承認が人事労務freeeでできるのです。

この勤怠ワークフロー機能を使うためには、人事労務freeeの「部門役職登録」が必要です。
登録することで、人事労務freeeマスタと連動し、会計フリー(こちらも自社プロダクト)で承認者を自動判定させることができます。なんと人事労務freeeを主軸として、部門をまたいだ工数削減に貢献できるのです!
freeeでは、経費精算時に会計フリーを使っているのですが、自動で承認者が表示されるため、承認者選択ミス削減につながります。

時は遡り……

【2019年12月】
ワークフロー導入プロジェクトのキックオフフミーティングがセットされる

2019年12月、会計担当プロダクトマネージャー(以下「PM」)、人事労務担当PM、経理、労務、エンジニアの人々……と結構大勢の人でキックオフミーティングが実施されました。

ワークフロー機能を社内でつかっていくぞというプロジェクトが始動したのです。

(その機能があるのはもちろん存じております! ん? 組織をすべて人事労務freeeに登録!? freeeには200弱の部門部署があり従業員は直雇用約650人いるけど… それ全部、登録するんですか・・・!?)

そう、何を隠そう勤怠ワークフローを導入するために必要な、部門部署登録はいままでずっと後回しにしてきた業務だったのです。

しかし、部門をまたぐプロジェクトにしてくれたことで、やるしかないという思いになりました。きっとその場にいた人みんな同じ思いだったに違いない。

導入のボトルネックとなっていたこと

会計側:会計ワークフローに直結するため、前から導入したい気持ちはあったが、人事労務freee側での権限がほぼないので、経理主体で導入を進める事ができない。

労務側:組織と従業員数の増や組織変更に対応するためには完結に登録する方法を見出さないと対応できないが、そこに時間をかけられない。

こうしてプロジェクトはスタートしました。

【2020年12月〜1月】部門登録から従業員所属インポート

部門登録
画像のように上位組織・下部組織を紐づけしていくために、組織を一覧化し、人事労務freeeにどんどん登録していきます。
実はここインポートができないため200弱の組織を地道にしていくことに…

部門登録したら従業員と紐づけてインポート
インポートは苦戦の連続。組織と従業員数が多いためエラーが起こりやすく、何度も何度も何度も何度も……インポートを実行してはエラーになってを繰り返し途中で心が折れそうに。エンジニアの人が裏側から見てくれたり、人事労務ソフト担当PMの人たちが原因を究明したり、と心強いサポートがありついにインポートが完了しました。今ではもっとスムーズにインポートできています

実際の登録ステップはこちら
step1 組織図から部門を抽出し組織を一覧化
step2 部門IDを付けて人事労務freee登録する
step3 部門IDと従業員の所属を紐づける
step4 人事労務freeeにインポート
step5 申請経路を設定し機能を有効化する

【2020年3月】 はれて実装の日を迎える!

労務チームだけで絶対やり切ることができなかったことを、なんとかやり遂げようという気持ちが繋がり実装まで辿り着いた経験は、今までになく、心躍る気持ちになりました。

団結するって…

なんかいいな…。

実装後は、ワークフローを全社が使い始め、改めて大きなやりがいを感じると同時に、消極的にならずにどんどん自社プロダクト使ってフィードバックしてこ精神が芽生えました。

労務はひとりぼっちじゃないんだ!!

↓会計担当PM 喜びの声

スタートで終了ではなく、運用をして会社の仕組みとすることが労務チームの使命と思い、実装から約1年経つ今も勤怠ワークフローで毎月勤怠締めをし続けています。今後はスムーズに承認をしてもらうには?という課題に取り組んでいきます。

ちなみに…
勤怠ワークフローの中で、こんなやり取りもできてしまうんです。日々の業務の中に、アソビゴコロをいれる楽しみ。


現在では、勤怠承認だけでなく、身上変更(住所変更等)の申請承認も人事労務freeeでできるようになりました。人事労務freeeの進化はとまならない。進化させてくれている方へはあふれる感謝の思い。この続き、身上変更ワークフローを運用する話についてはまた今度!

noteのあえ共freeeでもたくさんの投稿がありますので、ぜひfreeeのバックオフィス活動を覗いてみてください!

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