みなさんこんにちは。マネーフォワード人事部の西野です。

最近のもっぱらの悩み事は、次回開催予定の半期総会の会場についてです。

マネーフォワードでは、半期に1度全メンバーが一同に介し、これまでの半期の振り返りとこれからの半期の戦略を話し合う、「全社半期総会」を実施しています。従業員も増え、なかなか規模・アクセス・環境など条件に合う会場を探すのが難しくなりました。

「見つかった！」と思って問い合わせると、どこも1年以上前から予約されている状態…！ピックアップした候補先に電話をかけまくって、ようやく1件発見できましたが、下見はこれから。決まりますように、とドキドキしています(笑)。

こうして今まさに準備を進めているマネーフォワードの半期総会について、せっかくなので、どのようにつくられているのかを皆さんにご紹介したいと思います。

もし、これから総会を企画しようという方がいらっしゃれば、多少なりとも参考にしていただければ嬉しいです。そして、マネーフォワードに興味がある方により興味を持っていただくきっかけになれば幸いです！

まずは前回の振り返りから方向性を決めます

当たり前ですが、より良い総会へとブラッシュアップしていくには、とにかく振り返りが大事です。しっかり振り返って、よかった点・改善が必要な点を整理します。運営事務局で内省するのはもちろん、参加者であるメンバーに毎回アンケートをとり、1つ1つの意見を吟味して次回に向けての継続事項と改善事項を決めていきます。

変える必要があり、すぐ変えられることはできる限りすぐ変えます。例えば、前回は開催時間についてたくさんの意見をもらったので、コンテンツを再考し、これまで丸一日だったところを半日開催に変更しました。

なお、このアンケートは集計後、各コンテンツの平均有益度とポイント比率、コメントをスピーカーにフィードバックし、かつ社内に共有・公開しています。

ちなみに、このアンケートは各コンテンツの有益度を5段階で評価してもらい、理由やコメントの記載は任意にしているのですが、毎回とてもたくさんのコメントをいただきます。それだけ、メンバーが主体的に総会に参加しているということだと思いますし、事務局としてはありがたい限りです。

また、意見だけではなく、事務局へのお礼や励ましのコメントも毎回たくさんいただくのですが、黒子である私たちへのそういった言葉はメンバーの心遣いを感じますし、単純にとても嬉しく、モチベーションが非常にUPします！これは、マネーフォワードのCultureの1つ「Respect」を感じる瞬間でもあります。

振り返りをしたら次は会場探しです

会場探しについては冒頭でお伝えした通り頭を悩ませますが、
・収容人数
・アクセス (乗り換えがない、ドアtoドアで30分圏内、駅から徒歩5分圏内をできる限り満たすところ)
・環境 (天井高や明るさ・新しさなど会場の雰囲気、イスの座り心地、会場の形、トイレの数など)
・設備
・費用
といった条件を見ながら候補を絞り、ピックアップしていきます。

過去に調べた会場は手元でリスト化していますが、貸し会議室検索サイトの「会議室.COM」などと併用しながら、条件に該当する会場を全てピックアップし、空きを確認していきます。

候補を絞って仮予約したら、実際に全会場を下見し、上記条件について自分の目で見て確認の上、最終決定します。

コンテンツや仕立てを決めます

実施会場が決まったら、総会のコンテンツを決めていきます。

半期に1度の総会の場で、誰から何をどういう方法で伝え、メンバーに何を持ち帰ってほしいのかを考え、コンテンツを設計します。

一例としては、社外からはどう見られていて、何を期待されていて、それに対して価値を返せているかどうか、マネーフォワードの現状をメンバーが直接知る機会として、外部ゲストを招いてのセッションを設けています。これまで、大手企業の経営者の方、お取引先である会計事務所の先生、メディアの編集長など様々な方にお越しいただきました。

半期MVPの表彰式も総会のコンテンツのひとつですが、
・どうすれば表彰者にとってより喜べる・誇れる場になり、これまで以上のパフォーマンスを出そうという気持ちになれるか
・どうすれば参加者にとってよりMVP受賞者に刺激を受け意欲を高められる場になるか
を考え、仕立てを決めていきます。

(こちらは前回の半期総会でのMVP受賞者、MVPノミネートのみなさん)

前回はMVP選出者だけでなく、ノミネート者にもオリジナルバッジを配り、総会の間はそれをつけてもらうことで、誰がノミネートされたかがひと目でわかるようにしました。

直前準備を経て、いよいよ当日です

2、3日前までには、当日投影する資料を1つ1つモニターに投影してのチェック、事務局の動きについての最終確認、そして持ち物などのまとめ作業を完了させておきます。

いざ当日を迎えたら、事務局は総会開始の1時間半前に会場入りし、音声チェック、照明の点灯・消灯タイミングのすり合わせ、投影資料の確認やプロジェクターの調整などを行った後、通しのリハーサルを行い、本番の進行に不備がないよう準備します。

前回の半期総会では新卒内定者の決意表明のコンテンツがあったので、内定者たちも会場に前入りし、開場ギリギリまで入念にリハーサルを行っていました。

実際に総会が始まると、リハーサルをしていても想定外のトラブルが起こってしまうことがあります。

実は前回は、いよいよ開始！というタイミングで会場のブレーカーが落ち、時間通りに開始できないというトラブルがありました...。ですが、代表の辻がフォローする形で先に話をしてくれたり、メンバーが声をかけてくれたり、事務局だけでなく参加メンバーからも力を借り、総会を進めることができました。

無事に総会が終わると、先に述べた通りですが、伝えたいことが伝わったか、参加メンバーが持ち帰れるものがあったか...を気にしつつアンケートを取って振り返りを行い、次回の企画を進めていきます。

今後ますます新しいメンバーが増え、総会の規模も大きくなっていくと思いますが、1人1人が参加感を感じられ、得られるものが多く、ミッションの達成に向けてより一丸となることができる会にできるよう企画していきたいと思います。

このブログを読んで、「マネーフォワードに興味が湧いた」「詳しい話を聞きたくなった」という方は、ぜひオフィスに遊びに来てください！

メンバー一同お待ちしております！