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新しい働き方で組織の進化を促進!私たちが実現する『オフィス×リモート』ハイブリッド型ワークスタイルとは?

UNCOVER TRUTHは、2020年11月にオフィスを移転いたしました。

今回のオフィス移転は、単なる転居ではありません。日本ではまだ珍しい、オフィス&リモートのメリットを最大化した“ハイブリッド”な働き方を実践するのが目的です。組織全体やチーム、社員がパフォーマンスを最大限発揮できるように、ワークスタイルをゼロベースで設計しました。

私たちがどのように新しい働き方を創っていったのか?移転プロジェクトのリアル・ストーリーをお伝えしていきます。

リモートワークを機に働き方を検討。全社アンケートでニーズを把握

多くの企業にとって、2020年は「今後の働き方をどうするか?」という課題を、突如突きつけられた年になりました。UNCOVER TRUTHも同様で、コロナ禍でリモートワークせざるを得ない状況が、今回のオフィス移転を考えるきっかけとなりました。

UNCOVER TRUTHでは、2020年3月27日の東京都の外出自粛要請の前日から、全社リモートワークに切り替えました。

リモートワークへの移行は比較的スムーズでした。もともとGoogleドライブでの情報共有やSlackでのコミュニケーション、業務管理システムの活用など全社的にデジタルツールを軸に業務遂行していたのが功を奏し、全メンバーが柔軟に対応できたのです。

リモートワーク開始後、売上も落ちることなく、クライアントワークに大きな問題が発生することもありませんでした。

また、「通勤時間がなくなった分、家族と過ごす機会が増えた」「在宅中、自炊する時間ができて健康になった」などメンバーの声からも、リモートワークでのポジティブな側面を実感することとなりました。

その一方で、通常とは異なる働き方が続く中で見えてきた、新たな課題もありました。「隣で仕事していれば感覚的に分かることが、どうしても伝わりにくくなる」「やはり対面して、コミュニケーションを取る場が必要だ」という声も聞こえてきたのです。

時期を同じくして、前オフィスの契約更新期限が近づいていました。「今後のオフィスや働き方をどうするべきか?」と、様々な観点から改めて考える必要が出てきたのです。

そこで6月に人事制度プロジェクトを立ち上げ、まずはオフィス勤務・在宅勤務それぞれのメリット・デメリットの洗い出しをスタート。4パターンのワークスタイルの検討に入りました。

<4つのワークスタイル候補>

1)オフィスを借りる(オフィス勤務がメイン)

2)10人程度のコンパクトなオフィス&リモートワーク(出社希望者に配慮する)

3)コワーキングスペース&リモートワーク(リモート勤務がメイン)

4)フルリモートワーク(オフィスを持たない)

それぞれのワークスタイル候補に合わせたオフィスやサービスを探すのと同時に実施したのが「働き方に関する全社員アンケート」です。

「働き方」は、会社にとって重要テーマであると同時に、社員にとっても大きな関心事です。人事プロジェクトのメンバーで一方的に決定するのではなく、社員一人ひとりが何を求めているのかを把握し、できる限りニーズを満たすことが大事だと考えました。

そして、アンケート調査の結果、最も多かった希望が「週1~2日のオフィス勤務。それ以外はリモート勤務」というスタイルだったのです。

週1~利用可の新しいオフィスとの出会い。ハイブリッドな働き方の実現へ

では、私たちが求める働き方をどのように実現していけばいいのか?

色々なオフィスやサービスをリサーチしていたある日、プロジェクトメンバーの1人が経済ニュース番組で、曜日単位で借りられる新しいオフィスサービス「WEEK」が紹介されているのを偶然目にしたのです。

「これは当社にマッチしそうなサービスだ」と、早速社内検討が始まりました。

このサービスは、契約した曜日は自社でオフィスを専有できるので、コワーキングスペースのように他社と同じ空間で仕事をする必要はありません。クライアントとコンフィデンシャルな情報のやりとりをする企業に適しています。

経営的に見ても、オフィスの販管費が抑えられる点は、大きなプラス材料でした。一般的なオフィス賃料と比較すると月々数十万円の違いが出てきます。それ以上に大きいのは、オフィス設営のための膨大な初期費用がかからないことです。その分、働きやすい環境づくりや福利厚生面を充実させることができます。

実際に「WEEK」へ見学に行ってみて、レイアウトや内装デザインも申し分ないと確認できました。長く使える質の高い建材を取り入れてあり、「環境へ配慮しながら、良いものをシェアする」点も時代の流れに合っています。まさに、UNCOVER TRUTHの新しい働き方を実現するのにふさわしい場所だったのです。

最終的に、オフィス利用は月・水・金の週2回に決定し、月曜日と水曜日は任意出社、金曜日のみ出社必須と設定しました。水曜日は他社と兼用のコワーキングデイになりますが、実質週3回オフィスで働くことができます。

実は、当初は週1のみの契約を考えていたのですが、社内の声を基に、オフィス利用ができる曜日を増やした経緯があります。以下のような理由から「顔を合わせる」場を大切にしたい、という声を重視しました。

<リモートワークを継続してわかった対面でのメリット>

■新卒や中途で入社した社歴の浅いメンバーの教育研修は、対面がベター。近くにいれば、何に困っているのかをすぐ察知できるのでサポートしやすい。また、個々のメンタルの状態は顔を合わせている方が気付きやすく、すぐにフォローできるのが利点。

■タスク管理や進捗確認のMTGはオンラインでも全く問題なく遂行できるが、課題を抽出したり、アイデアを出し合うなど、深い議論が必要な場合は対面の方がやりやすい。

■メンバー同士の信頼関係は、対面の方が構築しやすい。多くのプロジェクトは4~5人のチームで推進していくが、業務上のやり取りのみでメンバーの人柄や考え方まで知るのは難しい。同じ空間でともに時間を重ねることで、チームとしての連帯感が醸成されていく。

リモートワーク×オフィスワーク。それぞれの長所を活かした、UNCOVER TRUTHの新しいワークスタイルは、こうして確定していったのです。

無事に移転完了!事業成長を促す「生産性の高い働き方」を、より一層進化させたい

オフィスと働き方が確定し、移転日は11月中旬に決定しました。

移転業務を進めたのは、実質1ヵ月半の超短期間。一般的にみて、この期間で移転を完了させるのは、非常に困難なことです。

しかし、当社は「必死に向き合えば、何かしら解決方法は見つかり、道は開けるもの」とやり切ることを大切にしています。今回の移転プロジェクトにおいても、難しい局面は何度もありましたが、様々なサービスを柔軟に取り入れながら、新しい働き方の実現に向けて準備を進めました。

そして、ついに移転が完了した11月13日。新オフィスに初めて出社したメンバーたちからは、終始笑顔が絶えませんでした。窓から間近に見える東京タワーがすばらしく、皆の士気が大いにあがっていました!

この新しい働き方がスタートしてから、UNCOVER TRUTHでは、ハイブリッドな働き方のメリットをさらに享受できるように仕組み化を進めているところです。

「この働き方に合わせて、生産性を上げていこう」というアイデアも早速導入しました。「対面がベストな業務」と「リモート可の業務」を切り分けた、曜日ごとの目的設定です。全員が出社する金曜は、社内で議論を深めたりアイデア出しをする日に、それ以外をクライアントワークやタスク遂行の日に。これは、新規事業やサービスの創出には不可欠なクリエイティブな議論の場を作るために取り入れた「仕組み化」の一つですす。

事業成長につながり、かつ社員やその家族にも、幸せな時間が増える働き方を。UNCOVER TRUTHでは、今後もさらにワークスタイルを進化させていきます。

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