【人事ブログ】ハイブリッド勤務のコミュニケーション課題を解決するためにSlackガイドラインを作った話

こんにちは！バニッシュ・スタンダード（以下、VS）　大熊です。

最近は気温もぐっと下がり、肌寒さを感じることも増えてきましたね。寒いのは辛いですが、朝の通勤時間の冴え冴えとした空気に陽の光がキラキラするこの季節が個人的にはとても好きだったりします。

さて、今回取り上げたいテーマですが、ずばり「社内コミュニケーション」、とりわけ「テキストコミュニケーション」についてです。VSは出社×リモートのハイブリッド勤務を採用しており、テキストコミュニケーションも結構多い会社です。実際のコミュニケーションツールとしてはSlackを利用しています。

日々、当たり前のように行われているSlackでのやりとりですが、対面形式のコミュニケーションとは勝手が異なることから、過去にはちょっとした困りごとが生まれたこともありました。今回は、そんな背景から生まれたVSの「Slackガイドライン」について取り上げてみたいと思います。

Slackガイドラインが生まれた背景にある「ハイブリッド勤務ならではのコミュニケーション課題」

今のご時世、Slackをはじめとしたビジネスチャットは基本的なコミュニケーションとして受け入れられています。実際、慣れてしまえばリモートであっても出社時と変わらないスピード感で意思の疎通ができますし、業務の進捗にもそこまで大きな影響はないように感じます。（あくまで個人の感覚ですが）

しかし、問題はコミュニケーションにおけるスピード感ではなく「質」の部分にありました。この記事を読んでいる方でのなかにも「チャットでやりとりすると少し怖い人なのかと思ってたけど、実際に話してみたら全然そんなことなかった！」という感覚を持ったことがある人、多いのではないでしょうか。VSのなかでも、度々同様の声が上がることがありました。

ある意味ビジネスあるあるかもしれませんが、ハイブリッド勤務を採用しているVSにとって、テキストコミュニケーションはもはや日常会話と同じくらいの位置づけになりつつあります。些細なことかもしれないけれど、日々当たり前に行われる営みだからこそ、なるべくストレスフリーな状況をつくっていきたいと感じました。

「できる限りこうした声（＝対面コミュニケーションとのギャップ）をなくしていくには、一体どうしたらいいのか？」という問題提起からSlackガイドラインを作ろうという議論がHRの中で生まれました。

Slackガイドラインに込めた想い

そもそも、なぜ対面の会話とテキストコミュニケーションの間に「ギャップ」が生まれてしまうのでしょうか。HRチームでは2つの仮説を立てました。

1つ目は、相手の感情が読み取りにくいこと、そして、どんなにタイムリーなやり取りを心がけたとしても、「一方通行型のアプローチを相互に行う」というチャットツールの性質上、上手く噛み合わないとコミュニケーション上の不和や解釈のズレが起きやすいということ。

また、もう一つの仮説として対話形式のコミュニケーションとは異なり、「記録として残り続けること」が挙がりました。これは非常に便利ですが、ネガティブなメッセージもポジティブなメッセージも、一様に残り続けます。つまり、何気ない一言で相手のモチベーションを上げることも、下げることもできてしまうということです。

ある意味、テキストコミュニケーションには対話でのコミュニケーション以上に相手を慮る意識が大切になってくるのではないか。顔が見えない状況だからこそ、相手のことをより意識したコミュニケーションが必要になってくることをしっかりと心に留めるべきではないか。

言葉遣いや言い回し次第で自分が本来伝えたかった内容や想いとは全く異なる解釈がされてしまうこともある点が、テキストコミュニケーションの難しいところです。こうした一種の難しさを理解したうえで、一緒に働く社員のモチベーションを上げながら気持ちよく仕事をできる環境をみんなで作っていこう、という想いをガイドラインにおける「前提」として本文に組み込みました。