成長フェーズで取引数が日々増えていく中で、バックオフィスとして会社を支え続けてきたコンサルティングDiv.セールスサクセスのTomizawa。その業務改善スキルやチーム力向上に努めてきた実績から、チームリーダーに任命された。この記事では、彼女のキャリアパスや、変化の多い成長フェーズでチーム改善のために取り組んできたことついてインタビューしています。下記のような方々のご参考になれば嬉しいです。

・成長フェーズでのチームや会社の業務改善に関心がある方
・チームリーダーとして悩みを抱えている方
・キャリアアップを目指している方

・プロフィール
Tomizawa
商社・サービス業界での事務・総務を経験した後、2019年に中途入社。コンサルティングDiv.所属。見積書、注文書、請求書の作成・チェック、顧客管理、業務フローの改善提案など、営業事務全般を担当する。また、チームリーダーとして社内のシステム統一や業務フローの構築に向けた取り組みを行っている。

アットホームな環境と挑戦できる社風に惹かれサクラグへ

ーーサクラグに入社するまでのキャリア遍歴、そして転職するに至ったきっかけを教えてください。

事務職としてキャリアをスタートし、教育関連の専門商社で営業事務をしていました。2社目は、空港・ホテル関連事業を行っている企業で、総務事務として働いていました。そこでは、バックオフィス5名に対して、社員が500名在籍していたので、多岐にわたる業務を経験しました。そんな中で、自身のスキルアップを目指すため転職を決意しました。

ーーサクラグを選んだ決め手を教えてください。

当時、実はもう1社営業事務の仕事で内定をいただいていたのですが、サクラグに面接に行ったときに、実際に働いているスペースに案内してもらって。メンバーとコミュニケーションをとれる機会を設けてくれて、アットホームな雰囲気だったのと、自分のやりたい事に挑戦できる環境が魅力的に感じて入社を決めました。

ーーサクラグではどのような業務をされてきましたか？

最初は、入社に関わる書類作成や契約書類関連の対応、面接者とのやり取りなど、幅広く様々な業務を行っていました。

チームの拡大と業務改善の必要性の実感

ーーセールスサクセス業務の改善に目を向けたきっかけを教えてください。

2019年の入社当初は、今ほど体制が整っていない状態でバックオフィス業務を1人で担当していて、やりづらさを感じてはいたんですが、自分だけだったので、正直積極的に改善しようというモチベーションは持てていなかったんです。
ただ、チームメンバーが増えるにつれて、やはり業務のやり方や体制を見直す必要性を感じました。自分が元々感じていたやりづらさと、他のメンバーが感じたやりづらさが同じだったので、少しでも負担を減らし、業務しやすい環境作りをしていきたいと思った事がきっかけです。

ーー改善するために具体的に行っていることを教えてください。

改善にむけて行っていることは色々ありますが、大幅に変更したことが3つあります。

1.進捗数値管理シート作成
進捗数値理管理シートを導入することで、進捗状況を客観的に把握でき、どの程度遅れや進みがあるのかが分かるようになりました。さらに、データを分析することで、業務のボトルネックを特定し、改善につなげられるようになり、より正確な計画を立てることができるようになりました。

２.業務フローの構築とシステム導入
業務フローを構築することで、誰がやっても同じクオリティで業務を遂行できるようになりました。属人化している業務もあったため、マニュアル作成などを行い、業務の標準化に取り組みました。
また、システム導入によって、手作業や属人的な業務を減らし、処理スピードが向上しました。さらに、業務の自動化により、時間を短縮でき、生産性向上にも繋がっています。これは会社のフェーズが上がったことで実現できた部分です。

3.業務担当制をやめて、営業担当制にした
営業担当制にした事で、情報を各メンバーと連携する手間が省け、かつ抜け漏れが少なくなりました。なにより、担当が明確になったことで、メンバー同士がお互いを助け合う雰囲気が強くなりました。メンバー1人あたりの管掌範囲が明確になったことで、ミスの予防や業務効率化が実現しました。

3つの取り組みによって、業務の見える化・効率化・最適化が実現し、チーム全体の生産性向上につながっています。

勉強と実践でリーダー力を高める4つのポイント

ーーチームリーダーとして、どのようなことにやりがいを感じますか？

チームメンバーが他のメンバーから感謝されている姿を見た時や、現状を良くする為に
「積極発言」（※）を体現している姿を見た時にものすごく嬉しくなります。そういう姿をみることで、「メンバーの努力が結果に結び付くよう改善や構築をしていきたい」と思う原動力になっていて、リーダーとしてやりがいを感じています。

※サクラグの行動指針となる7つのカルチャーの内の1つ。

ーーでは逆に、チームリーダーになって、難しいと感じる点はありますか？

メンバーの意見を吸い上げ社内に伝える、課題解決やスケジュール管理をする、ミーティングの設計やファシリテーションの仕方など、難しいと感じることはあります。ですが、業務内容やチームを変えるには、まずは自分が変わらないといけないと思ったことがきっかけで、勉強を始めました。自分が1番勉強しないといけないと思ったし、自分が1番自分のことを信じないといけないし、そういう姿をメンバーに見せないといけないと思いました。折れそうになったこともありましたが、自分が決めたことは通したい性格なので、納得するまでやってみようという気持ちで始めて、今も継続しています。
業務改善や成長につながるアイデアを仕事のネタ帳にストックし、4つのポイントを意識してまとめています。

1.業務効率化のアイデア
KPIを設定したり、タスクの可視化につなげています。また、メールなどのひな形作成や業務を図式にし、ルーチンワークをテンプレート化しました。

2.チームマネジメント & コミュニケーション
本、ネット、chat GPTを参照し、リーダーシップのスタイルを学び、まとめる作業を行い自分の中に落とし込んでいます。悩んだ時や分からなくなった時は、一度立ち止まってまとめたものを振り返るようにしています。

3.スキルアップ & 自己成長
ビジネス書や最新トレンドを読んで、学んだことをまとめています。また、偉業を成し遂げたリーダーはどのように取り組んできたのかを参考にしています。

4.問題解決 & トラブル対応
業務改善MTGを実施し、 チームの課題を定期的に棚卸し、どうしていくか書き出す作業を行っています。

（学びをまとめた実際の仕事のネタ帳）

また、私は言葉で伝えるよりも、テキスト化したり絵や図にまとめて伝えることが得意なので、資料作成しながら自分の中に落とし込む作業を行い、メンバーに展開しています。

（実際に業務フローを図式化した資料）

チームリーダーになることを目標にしていたわけではなく、チームや会社を良くしたいという思いから取り組みを行っています。

リーダーシップを発揮し、さらなる飛躍へ—目指すキャリアビジョン

ーーチームリーダーとしての今後の目標や展望、キャリアビジョンなどについて教えてください。

今後の目標は、セールスサクセス業務のDX化に向けた取り組みやフローの構築、メンバー内での事務業務のスキル・知識向上のための研修企画などをしていきたいと思っています。そして、これからもメンバーの頑張りをチームリーダーとして会社に伝えていきたいですし、自分の活躍の幅もどんどん広げていきたいと思っています。