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「リモーワーク挑戦記」vol.2

こんにちは、まいど笠松です!(人事と投資部門みています)

BEENOSグループが2月18日よりリモートワーク体制になり、はや40日以上が経過、

当社の経験をシェアすることが何かのヒントになればと思い投稿した「リモートワーク挑戦記」vol.1は、多方面から反響をいただきました。



直近ではリモートワークも長期化してきており、課題も明確になりつつあります。今回は3週間を経過した時点でのアンケート(前回は1週間)と、そこから見えたリモートの課題・解決策をご紹介します!心境の変化にご注目。

さらに当社グループで、海外進出支援・グローバルマーケティングを行うBeeCruiseが、これまで遠隔のお客様やパートナーとの商談の中で培った“リモート会議Tips”も公開しようと思います。


全社リモートワーク実施後3週間時点アンケート結果

在宅状況の比率は、前回とほぼ同じ構成です。満足度も約74%がプラスの評価(満足度3と4)で、前回とほぼ同じ結果となりました。



【3週間時点】リモートワークにおける変化/課題の解決方法

「3週間を経過した時点で感じた、よかった点・うまくいった取り組み」については下記のような回答もあり、リモートワークへの慣れが伺えました。


Q.リモートワークでうまくいった取り組み・コツを教えてください。

1.Google meetやzoomなどを使用したオンラインMTGに慣れてきた。

2.オフラインで行っていた雑談や細かい共有をオンラインでも行うようになった

(スケジュールの登録や朝会の実施など)

3.朝礼などは自主的に実施して、メリハリをつけていくことが出来るようになった

4.資料や細かい作業にリモートは向いているため集中力・効率が向上してきた

また、質問「3週目で感じるリモートワークの課題」についての回答で最も多かったのは肩こりや腰痛など作業姿勢からくる影響についてでした。今回は、各課題に対して、部署ごとに試行錯誤した解決方法を併せてご紹介します。(何かの参考になると嬉しいです!)


Q.3週目をしたからこそわかる!リモートワークの課題を教えてください。

1.オフィスにあるデスクや椅子って実は快適!リモートワークは身体への負担が相当かかる、運動不足も心配。

【解決方法】:意識的に自宅でこまめに体を動かす/運動をする。HR部門からはストレッチなどのムービーを共有。

2.チームのタスク・進捗管理が難しい。

【解決方法】:リモートではタスクの可視化はこれまで以上に重要、Trelloなどのタスク管理ツールの活用。また個人のスケジュール/予定が見えなくなるのでスケジューラーにはなるべく詳細に記載することを心がける。

3.1人だと集中力やモチベーションの維持が難しい

【解決方法】:1日の始めにタスクのリストアップ、またこれまで以上に納期を短く設定することで自分を奮い立たせるという意見がありました。

4.契約書など、出力対応が必要な業務

【解決方法】:当社だけで解決できることではありませんが、クラウドサインなどのツール(すでに活用済)をより活用していくこと。リモートワークにおいて、普及の必要性は高そうです。


リモートワークのマニュアル・ガイドラインの要望は多い!

当社グループの経験・従業員アンケート結果からも、ガイドラインの作成要望は高く、リモートワークに入る際にはガイドラインを設けるとスムーズに移行できそうです。

▽特に必要がありそうなのは下記の項目でした。

1.始業と就業の報告/共有と勤怠管理

2.定例会議や朝会などのルーティン系アクション

3.勤務状況の共有やステータスの管理

4..リモート会議ルール

5.問い合わせ先一覧の共有や可視化

6.セキュリティや個人情報の取り扱いについて


最後に、BeeCruise流クライアントとのリモート会議tipsをご紹介!

海外のお客様とのコミュニケーションなど、従来遠隔でMTGを行っているBeeCruise。マネージャー岩本がチームで共有している「社外会議tips」をご紹介します!

◯事前準備

以下の項目を取引先へ事前連絡をする

o 会議で使用するツールの確認

o 利用する資料(ナンバリングのフォントサイズを大きくする)

o 当日のアジェンダ

o 当社側参加者(及び参加者の役割)


事前に社内で決めておくこと

o (複数人の場合)当日の進行係・議事録係

o 当日のゴールと進め方、次回のステップイメージ

o 進行中何か気づいた点があればslackのDMで連絡しあう旨確認

 例)この案件、◯◯も提案した方がいい、など


◯会議実施

会議前

o 開始5分前にはGoogle meetに参加するなど準備+音声/映像チェックを行う

o 開始5分後にクライアントが参加してこない場合は電話にてご連絡


会議中

o 冒頭は必ずアイスブレイクをする

 Point)アイスブレイクの中で、自己紹介・資料や音声の確認をする

o 当日の流れを説明する

 Point)今日何を話すか、先様のお話になりたいことを確認。リモートだと話せないケースが多いので最初に確認した方が良い

o 説明時

1.資料のナンバリングを伝えながら説明する

2.こそあど言葉は使わない

3.対面会議よりも短い間隔で区切って、先様が理解度を確認する

4.画面共有をする場合はSlackやSkypeの通知をオフにする

o 議論時

1. できるだけ事前に論点を考え、論点を確認する(懸念事項が何かなど)

2. 進行担当以外はマイクをミュートにし、議事録をとる

3. 次のステップ・宿題を明確にする

 Point)自分だけのタスクであればスケジュールを伝える、自分だけでなくてもいつ頃スケジュールを出せそうか伝える。次の打ち合わせ日程調整ができるのであればする。そして次に誰からメールが届くかを伝える(対面異なり名刺交換が無いため名前を覚えられていない可能性が高い)

会議後

o メール送信者は会議でどういう役割だったのか名乗る

 Point)本日のお打ち合わせで進行させていただきました、、or本日のお打ち合わせで議事録をとらせていただきました、など

o 口頭確認だけでは不十分だと感じる内容はメールに記載しておく

o 宿題・次のステップを連絡する


まとめ

外出自粛が呼びかけられるなど、新型コロナウイルスの感染拡大を予防する一人一人の意識がますます大切になってきています。BEENOSグループはインターネット・テクノロジーを軸にしているため、リモートワークに移行しやすい企業風土ですが、業態によってはなかなかリモートワークが難しい部分もあるように感じます。

だからこそ私たちのような企業は通勤機会を減らすことで、「感染者を増やさない」工夫をしていく必要があると考えています。

引き続き、リモート体制中において、社外パートナーやお客様にも多大なご協力をいただいており、感謝しております。当社は少し早くからリモートワークに取り組んできたので、もし、何か私たちのリモートワークの経験でお力になれそうなことがあれば、質問など含めお気軽にご連絡ください!

それでは、今回はここまで。意外とボリューミーになりました!Vol3も、また公開します!

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