最強のチームワークを誇るFANTASの総務チーム！最高のおもてなしで、会社と社員の架け橋に

皆さん、こんにちは。広報の小川です。

今回は、FANTASの守りの要である総務チームのSTORYをお届けします。

個性豊かでありながら、お互いの得意分野を活かしつつ不得意分野を補い合う抜群のチームワークを誇る総務チーム。

業務範囲が多岐にわたり、一体何をしているの？とよく言われがちな総務チームですが、会社と社員を繋ぐ、重要なポジションです。

そんな総務チームのメンバーにインタビューをしてみました！

◆プロフィール

＜総務チームチームリーダー：高杉諭（たかすぎさとし）＞前職で総務へキャリアチェンジ。契約関連業務・固定資産管理・Pマーク運用・ファシリティマネジメント・リスクマネジメント・株主総会関連・機器備品管理・施設管理などの業務を幅広く経験。スキルの幅を広げる、武器を身につけるために、裁量を持てそうな、設立10年以内、社員規模100人未満のベンチャー企業に絞り込んで転職し、FANTASへJOIN！

＜総務チーム：亀井誠（かめいまこと）＞新卒で小売業を経験した後、SES系の会社でITエンジニアとして約10年従事。キャリアを重ねていくうちに、要件定義や設計などの上流工程の業務が増え、大好きなプログラムを書く機会が減った状況に、心機一転。新しいことに挑戦してみようと決意し、総務や社内インフラを任せてもらえることに魅力を感じ、FANTASへJOIN！

＜総務チーム：中村涼風（なかむらそよか）＞新卒でIT系の上場企業へ入社し、法人営業として約2年半従事。将来のキャリアを考え、営業からバックオフィスへジョブチェンジのため転職。FANTASへの入社の決め手は、面接者の人柄の良さと、意思決定のスピード感。一次面接から内定までは約10日という異例の早さでJOIN！

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◆抜群のチームワークを誇る総務チームのバランスの良さと連携術

――まずは、総務チームの役割と業務分担を教えてください。

亀井：ざっくり言うと「社内の何でも屋」ですね。電話・来客対応、社内設備やインフラの管理、役所への手続きや社内イベント運営など、社員のみなさんが快適に業務できるよう、本当に色々なことをやっています。

高杉：社内報で上長の末原執行役員が紹介していましたが、総務は「人」「物」「金」「ルール」全てに関係する業務を行います。直接的に利益を生む業務ではありませんが、会社全体の各業務をスムーズに遂行するために社内ルールや制度の設計・整備、ファシリティマネジメントなどの役割を担っています。

チーム内の役割分担としては、私が文書管理、コンプラ関連、BCP関連を、亀井が情報システム、セキュリティ関連（社内のネットワーク・サーバー関連）を、中村が福利厚生、社内コミュニケーション、衛生管理等を担当しています。

その他、ファシリティマネジメントは3名で連携を取って行い、庶務業務（電話・来客対応、備品管理など）は、アルバイトの方も含めてチームで協力して対応しています。

＜隔月実施の大掃除週間 ”在りかた”を足そうプロジェクト！を推進＞

――それぞれの役割分担が決められている中で、チーム内で連携やフォローをどのようにされていますか？

中村：「タスク管理ツール」で、3人の抱えている業務を可視化し、業務の進捗等を随時確認したり、誰かが業務過多にならないようタスク量の調整をしたりしています。他のメンバーのタスクで期限が切れているものがあればアラートを出したりもします（笑）

亀井：総務は、電話対応や来客対応もあるため、作業に集中したい時は他のメンバーに声をかけて、カフェスペースやコンシェルジュスペースで作業に没頭することもあります。通称「集中タイム」と呼んでいます（笑）。

高杉：あとは、業務属人化の解消を図る努力もしているところです。

――業務属人化の解消はなかなか難しいと思いますが、どのように取り組んでいるのでしょうか？

亀井：現状は、それぞれの担当者しかできない業務が多いのですが、担当者が休みの際に対応出来るように、少しずつ改善していますね。各自でマニュアルを作成して共有したり、チーム内で勉強会を実施したり。

――勉強会はどのようなテーマで行っていますか？

高杉：契約書のチェックポイントや、社宅手配業務について実施しました。

亀井：私からは、入社者への権限の付与といったサーバー管理方法や、システム管理者の権限を伝えて、いざという時の対応等をお願いできるようにしました。

中村：私は、社内システムのフォーム作成や新規設定についてお伝えしました。

高杉：今後は各担当業務をマニュアル化して、それを見れば誰でもできるようにしていきたいですね。

――総務チームで共通ルール等はありますか？

中村：slackなどのレスがめちゃくちゃ早いです。

亀井：すぐ返さないと！っていう謎のプレッシャーがあります（笑）

中村：急ぎの案件とか急なタスクがあるので、「これ誰がやりますか？」「じゃ、私やります！」みたいな感じですね。

――チームワークの良さを感じますね！

◆総務の仕事って「面白い」「面白くない」？！現役社員が語る本音

――総務でのやりがいや面白さはどんなところでしょうか？

高杉：正直、総務の業務を面白いと思っていないです…

亀井・中村：！！！！！！！？？？？？？

中村：え？！びっくりです。私は楽しいです。

亀井：私も楽しいです。

高杉：いや、やりがいはあるけど、面白いって...ねぇ？毎日新しい仕事が降ってきて、いっぱいいっぱいだから、楽しいより大変なことの方が多いかもしれません（笑）。

もちろん、ちょっとしたことでも社員から"ありがとう"と感謝と伝えられた時は、嬉しいし、やりがいというか、モチベーションは上がりますよ。

中村：高杉さんの発言は衝撃ですが、私は総務の仕事が大好きです！やりがいや面白さばかりだと思っています（笑）。

もちろん、地味な業務もたくさんありますが、社員から感謝されたときや、困っていることを解決できたときに、特にやりがいを感じますね。社員のお母さんみたいなポジションだと思うので、世話焼きな性格の自分にぴったりだと思っています。

面白さは、「会社を良い方向へ変えていける」ことです。改善するところは尽きないので、そこがまた面白いです。例えば、FANTASポータルサイトやFANTAS wiki、部活制度のFUN活、コロナ禍で行っていたファントークなども、自分の提案からスタートしました。その提案で少しでも会社を良い方向へ変えていけるのではないかと感じています。

＜ファントーク＞

＜FUN活：TEA倶楽部＞

例えば、全社のFANTAS wikiが派生して、今は部署ごとのwikiが作成されていたり、ファントークで仲良くなった社員同士で、交流をしている姿を見ているとやって良かったなと思います。

そして、提案を受け入れ、やってみようと言ってくれる経営陣と、それを活用してくれている社員には本当に感謝です。これからも新しい施策に「乞うご期待」です。笑

亀井：私の担当業務である、社内のインフラ管理やPCのトラブル対応などは、業務への影響が大きいため、自分の仕事への責任の重さみたいなものを感じています。

――現在はだいぶ改善されたと思いますが、昔は、ネットワークが繋がらないことも多かったですよね。

亀井：そうですね。現在は、サーバーのアクセスポイントを増やしたことと、フロアが4階と5階に分かれ、社員が分散したこともあり、だいぶ改善されたと思います。集中してアクセスするとどうしてもネットワークが重くなってしまうので、急に遅くなったなと感じる際は、会議室などで一か所に人が集まっていることが要因として考えられます。

前職での経験を活かしつつ新たに学ぶことも多いので、総務の仕事にはやりがいや楽しさを感じています。

――新しく学んだことはどんなことでしょうか？

亀井：総務は未経験だったので、総務の業務とは何かというところからですが、会社の経営側の視点を学べるところが楽しいですね。前職では、エンジニアでフロント側の人間だったのですが、お客様の会社に常駐して仕事をしていたこともあり、自分の会社の内情をよく知りませんでした。それが総務になって、経営層と関わる機会が増えて、逆の視点で考えられるようになって、いい意味で視野が広くなったなと感じます。

◆総務にとっては社員が大事なお客様。だからこそ、社員からの「ありがとう」が嬉しい。

――普段の業務で意識していることについても教えてください。

高杉：総務は、社員がお客様なので、社員の皆さんに頼られ感謝される人・チームになりたいと思っています。また、現場と総務の立場としてのバランスも意識していますね。

前職で営業から総務に異動となった際に、上司からいただいたアドバイスなのですが、私が営業だったこともあり「現場（営業）からの意見や相談事を優先にするな、逆に総務・管理部門の意見・考えも優先にするな、立場も役割も思考も異なるから、双方の意見に耳を傾けバランスを取り、「会社視点での最適な判断」ができるようにしなさい。そして、現場と管理部門の架け橋となる人材になれ」と教えていただきました。

会社としての視点というか、経営者としての視点で考えるように意識して、それをいつも忘れないようにしていきたいですね。

中村：私は、常に、スピードと仕事の質の高さを意識しています。また、カルチャーである「あとひとつ」を足して、依頼された”期待以上”の仕事をできるよう、心がけています。

――お互いのことをどう思っていますか？メンバーの魅力について教えてください。

高杉：亀井さんの魅力は、一番は人柄の良さと優しさだと思います。自身が重い業務を抱えて集中したい時でも、PC関連の質問や依頼に嫌な顔をせず対応してくれます。また、元エンジニアとしてITスキルも高いので、とても頼りにしていますし、今後の活躍に期待しています。

――確かに！亀井さんって何をお願いしても本当に嫌な顔をしませんよね？実際はどう思っていますか？笑

亀井：頼られたらなんとかしてあげなきゃという気持ちが一番強いですね。

――ちなみに社員から1日にどれくらいの相談がありますか？

亀井：平均して5〜１０件くらいですかね。CRMなどの自分が担当者でないものでも、システム関連だとどう質問していいか分からないと思うので、私が担当者に確認して、本人に回答してあげるようにしています。

高杉：中村さんは、責任感がとても強く、業務推進力と関係各所を巻き込んでプロジェクトを遂行するスキルも高いです。ファン投票で表彰もされていますし、会社に中村さんのファンも多いのではないでしょうか？

FANTAS award 2022 での受賞の様子

亀井：そうですね。中村さんは「パワフルなのに気配り上手」です。見た目はとってもかわいらしいのに、内面はとにかくパワフルで、一度やると決めたことは決してあきらめることなく、最後まで突っ走る力強さがあります。それでいて周囲への気配りも怠らないので、社内のみんなから愛されているなと感じます。同じ総務の相棒として非常に心強い存在です。

中村：3人それぞれに長所と短所があって、補い合ってお互いに尊敬出来ていると思います。高杉さんも亀井さんも本当に優しくて。高杉さんは、しっかりしているけどたまに天然なお父さん。亀井さんは、なんでも相談できるお兄ちゃんのような存在です。家族のような関係性だと思っています（笑）。

亀井：ちなみに、高杉さんは「いじられキャラの苦労人リーダー」です。

――苦労人ですか？？笑

亀井：上長からの指示と私たちメンバーからの意見で板挟みになっているので（笑）。私たちにも気を使いつつ、盾になってくれていたりします。ちなみに、コーポレートＧｒ内では年長者なので、みんなから「じいや」として慕われています（笑）

――そんな苦労人の高杉さんですが、ここ数年は、コロナ禍で不測の事態や想定外の出来事などが多かったと思います。安定した組織運営のためにどのようなことに意識して取り組んできましたか。

高杉：本当に想定外だらけでした、、、

コロナは感染経路の特定が難しいウイルスです。政府の方針や対策、基準が変わったり、曖昧な点も多く、また、国内の感染者が減少してきたかと思えば、新しい変異株が出てきて感染者も再拡大したりと、会社としてどのような対策を講じることが最適か、とにかく悩みましたね。

そんな中で、感染状況や政府の対策などの最新の情報収集を行い、会社の対策をアップデートしつつ、ヒアリングシートの作成により、濃厚接触者の特定を迅速に行うなど、社内の感染拡大やクラスターを防ぐことを意識して取り組んでいました。

自分だけではなくチームメンバーの協力もあって、何とか最悪の事態は避けられたと思います。また、様々な制限によりストレスも多かったと思いますが、ご協力いただいた社員の皆様には感謝しています。引き続きよろしくお願いいたします。

――最後に、今後の目標や取り組んでいくこと、ご自身のキャリアビジョンについて教えてください。

高杉：個人的には、ゼネラリストを目指していて、幅広い知識やスキルをもって、どんな役割でも万能にこなし、会社に貢献できる人材になりたいと思っていますが、コーポレートGrの社員として、まずは、会社法や株式関連の知識を深めてスキルアップしていきたいと考えています。

亀井：現在は総務と情報システムを兼任しているような状態ですが、今後会社が大きくなっていった場合には、パソコンやシステムの管理など、総務の枠の中だと管理が難しい部分もあるかと思うので、情報システム専門のチームを結成したいなと思案しています。

中村：今後の目標は、高い視座で論理的に物事を考え、会社をより良くしていきたいと考えています。キャリアビジョンについては、わたしも高杉さんと同様ゼネラリストを目指していて、例えば今後、他の部署にいったとしても活躍できるような人材になるため、今、総務でたくさん学んでいます。FANTASはたくさんの事業があり、それに関わる様々な業務があるので、選択肢が多いのも魅力的ですね。でもやっぱり総務の仕事が大好きです！！笑