仕事をしていると、

「思ったように進まない」
「何度やっても同じところで修正が入る」
「もっと早く対応してほしい……」

そんな「問題」にぶつかることがあります。

アセンディアでは、社員一人ひとりの学びと成長を目的とした社内勉強会

「アセンディアLab」を実施しています。

今回のテーマは、「課題解決・改善思考」

問題が起きたときに大切なのは、「誰が悪いか」ではなく「次に何を変えるか」

問題を見つけて終わらせず、次の改善につなげる方法をみんなで考えました。

「問題」と「課題」は、同じではない

まず今回整理したのが、

「問題・原因・課題・行動」

という4つの違いについてです。

たとえば、「提出した資料に何度も修正が入る」という状況。

これを4つに分けると、

問題：提出後の修正が多い
原因：作成前に目的や完成イメージを確認していない
課題：作成前に認識をそろえる
行動：着手前に参考例を共有し、方向性を確認する

となります。

「次から修正を減らそう」
「もっと確認しよう」

だけでは、まだ具体的な行動にはなっていません。

何を、いつ、どうするのかまで決めて、初めて改善につながる。

問題を見つけるだけで終わらず、実際に動けるところまで具体化していきます。

見えている問題は「表面」かもしれない

たとえば、

「提出が遅れた」

という問題が起きたとします。

目に見えているのは「遅れた」という結果ですが、その裏には、

「必要な情報がそろったのが期限直前だった」
「誰に確認すればいいのか決まっていなかった」
「途中で優先度の高い業務が入った」
「完成後に初めて方向性の違いが分かった」

など、別の原因が隠れているかもしれません。

水面から見えている問題だけで判断せず、その下にある原因まで考えてみる。

原因が違えば、取るべき改善策も変わります。

「誰が悪いか」ではなく、「次に何を変えるか」

今回のLabで特に大切にしたポイントですが、

たとえば、「指示が分かりにくい」

と感じたとき。

そのままでは、「相手にもっと分かりやすく指示してもらう」という話で

終わってしまいます。

そこで、

「着手前に、目的と完成イメージを確認する工程がなかった」

と、行動や仕組みの問題に置き換えてみます。

同じように、

「確認してもらえない」
→ いつまでに、何を確認してほしいのか伝えていなかった

「共有が遅い」
→ 何を、どのタイミングで共有するのか決まっていなかった

と考えることができます。

もちろん、「全部自分が悪い」と考えるということではありません。

誰かが変わるのを待つだけではなく、

「自分から変えられる行動や仕組みはないか？」を探してみる。

そうすることで、次の一手が見えやすくなります。

チームで「次の一手」を考える

考え方を学んだあとは、チームでワークを行いました。

テーマは、

「依頼した業務の対応が、毎回期限ギリギリになる」

というケースです。

依頼した側は、

「もっと早く対応してほしい」
「何度伝えても動いてくれない」

と思っている。

一方、依頼された側には、

「期限は聞いていたけど、優先度が分からなかった」
「必要な情報がそろっていなかった」
「確認したかったけど、忙しそうで聞けなかった」

という事情があります。

そこで、誰かを悪者にするのではなく、「問題・原因・課題・行動」の4つに分けて

チームで整理しました。

すると、

原因：優先度・必要な情報・途中確認の方法が共有されていない

という部分が見えてきます。

そこから、

課題：依頼時に、相手が判断できる情報をそろえる

そして、

行動：目的・期限・優先度・必要な情報・確認相手をセットで伝える

という具体的な改善につなげました。

「相手の対応が遅い」で終わらせるのではなく、

自分たちから変えられる部分を探していく。

実際にケースを整理しながら、その考え方を体験しました。

改善は「正解」ではなく「実験」

原因が分かったからといって、最初から完璧な改善策をつくる必要はありません。

今回のLabでは、

「改善は“正解”ではなく“実験”」

という考え方も共有しました。

たとえば、

「今後は必ず修正をなくす」

ではなく、

「次の1回だけ、完成前に途中確認を入れてみる」

「会社全体のルールを変える」

ではなく、

「まず自分のチームで1週間だけ共有方法を変えてみる」

というように、まずは小さく試します。

小さく変える → 試す → 結果を見る → さらに変える。

うまくいかなければ、また変えればいい。

最初から正解を探すのではなく、

小さな実験を繰り返しながら、より良いやり方を見つけていくことを大切にしています。

明日から試す「改善の一手」

最後は、それぞれが自分の仕事に置き換えて考える個人ワーク。

①問題
②原因
③課題
④改善の一手

の順番で整理し、明日から実際に試す行動を決めました。

ここでも、

「次から気をつける」

ではなく、

「やったかどうかが分かる行動」にすることがポイントです。

たとえば、

「次の依頼から、目的・期限・優先度をセットで伝える」
「完成前に一度、方向性を確認する」
「よくある確認項目を3つだけリスト化する」
「期限に遅れる可能性が出た時点で共有する」

など。

大きな改革ではなく、まずは明日から試せる一手を決める。

そこから改善を始めていきます。

問題は、改善できる場所を教えてくれる

仕事をしていれば、問題が起きることはあります。

だからこそ、

問題を見つける。
原因を考える。
課題を決める。
そして、小さく試す。

前回の「90日間成長プロジェクト」も同じです。

ただ決めたことを続けるのではなく、実際に行動したからこそ見えてきた問題を、

その都度改善しながら続けていく。

問題は、止まる理由ではなく、次に改善できる場所を教えてくれる材料です。

今回それぞれが決めた「改善の一手」を、まずは小さく試すところから始めていきます。