目次
1.前提情報
2.「自分しかできない仕事」は価値無し
3.ゼンシンでは何しているの？
　　3-1.Notionを活用したナレッジ保管庫を作成
　　3-2.評価制度に組み込む
　　3-3.勉強会の開催
4.今後やろうと思っていること



こんにちは、ゼンシン人事部の川岸です！

今回はゼンシンが少しずつ取り組んでいる「マニュアル化」について
お伝えできればと思います。

特に中小企業あるあるの「人が辞めたら業務に穴が空く」という大きな課題について
ゼンシンではどのように解決しようとしているのか。
今どこまで進んでいるのか？

について少しお話できればと！

1.前提情報

まず前提としてゼンシンはメンバーシップ型雇用です。

このストーリーを投稿しているのは2023年2月24日ですが、
本日の朝刊で某家電メーカーのPa●a●o●●cさんもグループ会社にジョブ型雇用を導入します。
といったニュースが出ていましたが、ゼンシンはメンバーシップ型雇用です。

ここにはベンチャー企業と大企業の違いみたいなところもありますが、
ここをお伝えしようと思うと文量がとんでもなくなるので割愛します。笑

・日本人らしさ
・中小企業と大企業の違い

の2点が大きく関わっているということだけお伝えします！

なので、今回に関してはメンバーシップ型雇用を実施している企業が行っている取り組みだと思って覗いてください。

2.「自分しかできない仕事」は価値無し

ビジネスマンにとって「自分しかこの仕事できない」というのは
ある種優越感や企業にとってなくてはならない存在と思われているという気持ちになりやすいかと思います。

僕もゼンシンに入るまではそう思っていました。

しかし、この考えは重要な視点が抜けているかと個人的には思います。

それは「会社視点入ってなくない？」です。

いちビジネスマンだけの視点であれば、自分にかできない仕事は市場価値が高いように思えるかもしれませんが、企業にとってはリスクでしかありません。

もしご自身が経営層だったら、、、？と考えてみてください。

めっちゃ優秀でこの社員にしかできない仕事がある状態だとしたら、もしその人が交通事故に遭って仕事ができなくなったであったり、退職になったとしたら誰もその仕事を引き継げる人がいないということになります。

しかも退職なんて法律上2週間前に言えばOKなので、引き継ぎ期間もほぼない状態です。

なかなかのリスクですよね。

中小企業は特に売上は人依存をしてしまうため、こんな社員がいたら日々ヒヤヒヤしながら
仕事しなければなりません。

そして社員からしても、自分にしかできないということは会社に対してある種弱みを握っているみたいな状態なのでモンスター化する可能性も大いにあります。

退職を武器にありとあらゆる行動に出る可能性も、、、。

このようなことを防ぐためにも、「自分にしかできない仕事」は徹底的に排除していく。
つまり、業務を標準化していくことが必要なのではないかと思います。

ナレッジを溜め、ほとんどの社員が同じ質で業務を行えるようになれば
究極誰が辞めても痛くないという強靭な足腰を持った会社になれます。

3.ゼンシンでは何しているの？

理屈はわかった。
じゃあ実際に何したらいいのか？
については実際にゼンシンが行っている施策をベースにお話します。

まず、大前提として全てが完璧にできているわけではございません。
だいぶ発展途上ではあるので、温かい目でみてください。笑

①Notionを活用したナレッジ保管庫を作成

メモやタスク管理ツールとして認知されているツールを用いて社内情報管理を行なっています。
※まだまだ作成途中です

ゼンシンにジョインされた方や、既存社員でも何か「分からない！」なんてことがあったら
とりあえずNotionを見ようとなってもらえるようなツールを目指しています。

人事(管理部)主導で小さく始まったプロジェクトということもあり
まずは人事がナレッジや各種マニュアルをガシガシ追加していますが
今は営業部にも浸透して各種マニュアルを作成、保存してくれています。

ナレッジのシェアが主な目的ではありますが、そのほかにも
今までゼンシンは口伝でのナレッジ共有が当たり前でしたが、テキストに残っていないので
聞いた聞いてないみたいな一番不毛な事態にもなっていました。

そういった課題をまるっと解決するためにもまずはテキストに残して一元管理しながら
全員が見れるような場所を作ろうということでNotionを活用しています。

ちなみに、、、

ChatGPTが世間を騒がせていますが、NotionにもNotionAIなるものがリリースされました！

新しいページやマニュアルを作らないといけないけどどうやって作ろう、、、
みたいに迷った時はとりあえず情報を打ち込んだ後にAIにチャット形式で投げちゃえば
ある程度綺麗に作ってくれます！

そこまで高い精度で作成してくれるわけではないので今後に期待ではありますが、
0から作り上げたり、他社さまがどう作っているのか調べたりする手間が省けました！

実際に今は社内用語集を作成していますが、だいぶお世話になっています🙇

②評価制度に組み込む

現状ゼンシンは360度評価のみで賞与査定や昇降格/給を行なっていますが、来期よりOKRを実施し、
そこへ組み込もうと考えています。

※OKRとは？については以下URLをご覧ください。
https://www.kaonavi.jp/dictionary/okr/

どのような形での評価になるかでいえば、
・1人でナレッジを独占して成果を上げることは価値としてはそこまで高くない
・チームでナレッジをシェアし、チームで成果を上げることへ貢献したら価値は高い

といったような評価になっていくかなと想定しています。

しかし、OKRを導入する上でも色々と障害はもちろんあります。

例えば、目標設定を行ううえで両者が納得感ある状態で設定を完了しないといけない。
そこでネックとなるのが、日本らしい権力格差だったり、、、。

OKRはそもそも米・インテル社で誕生し、FacebookやGoogleも導入しているということで有名になりましたが、そもそもアメリカの制度を日本にそのまま導入したら全てがうまくいくなんてことはなく。

日本らしく、ゼンシンらしくある程度のカスタマイズをしなければならないですし、
社内でこの評価制度を走らせる土壌(権力格差や各人のリテラシー等)があるのかを見極め
導入しようと現在は準備を進めています。

③勉強会の開催

これは営業部が有志で進めてくださっているものです。

年明けから始まった企画なので回を重ねてはないですが、
ゼンシンにジョインして日が浅いメンバーも多いので、用語集やメンバーの紹介みたいなことから始めて
展示会の顧客や何を解決しているのかといった日々の営業活動の根幹の考えみたいな部分をシェアしていくようです。

ここは人事は一切関与しておらず、なんなら勉強会当日にそのようなことがあると聞きました。笑

ただ、メンバーが会社や他のメンバーのことを考え、積極的に動いてくださるのはとても嬉しいですね。

4.今後やろうと思っていること

これまでは今ゼンシンがやっていることや、既に計画されたことについて書いてきましたが、
ここからは今後やろうとしていることについてお話します。

具体的には、採用の入口や入社直後のオンボーディオング段階で
全員で認知していただくことです。

3月1日にも新メンバーがジョインしてくださいますし、4月には新卒もジョインされるという状況下で
入社段階でこのようないわばカルチャーをよりお伝えできるような教育の仕組みは整えないといけないと思っています。

既に研修プログラムは作成にとりかかっていますが、理想は入社前。
もっと言うと応募前から知っていただけるような仕組みにしたいです。

そのために何ができるのだろう？と日々モヤモヤと考えていますが、
ひとつはNotionを使ったエントランスページの拡充かなと思います。

たまたま他社の人事の方と最近ご飯を食べにいく機会があったのですが、
その方がゴリゴリとエントランスページを作っていてちょっと嫉妬しました。笑

実は既に作成中で、人事チームの別のメンバーが大枠は作成してくれてはいるのですが、
諸事情(手をつけられていないだけ)でなかなか進んでおらず、、、。

(作成中の採用情報ページ)

ただ、他社の採用ページのリサーチをおこなっているとやはり採用が一括で見れるページがあると
探しに行かなくて良い分、CXの向上にも繋がるなと。

そのためにもWantedlyストーリーやnoteなどでの社内の発信やMVVの記事についても書いて
情報量を増やしていく必要があります。

今回は「属人化」「再現性」「標準化」みたいなのが本記事のワードとなりますが、
今後はもう少し社内のことを発信できたらなと思います！

人事が何していて、何を考えていて、何をしたいのかみたいな部分について少しはご理解いただけましたか？

こういった人事なのか？みたいな領域にも携われるのは個人的には面白いなぁと思いますし、
人事以外も担当領域外のことをPJとして携わっているメンバーも多いので、

この会社面白そうだなぁと少しでも感じていただけましたら、一度カジュアルにお話ししましょう！

職種を限定しない「オープンポジション」求人もあるので、
特に気になるポジションとかないという方もお気軽に申し込みをお願いします！

かわぎし