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RPAって何?インターン生がわかりやすくまとめてみた!

こんにちは!ZEIN株式会社インターン生の阿部です!

みなさんRPAってご存知ですか?聞いたことない、聞いたことはあっても具体的にどんなものかは説明できない、という人は意外と多いんじゃないでしょうか。かくいう自分もこの会社でインターンを始め、初めて知りました。今回はZEINでも扱っているRPAについて社員さんにヒアリングしたものを、学生目線からまとめてみました。

-そもそもRPAって?

RPAとは「Robotic Process Automation」の略なのですが、これじゃよくわかりませんよね。簡単に言うと、パソコン業務を代わりにロボットが自動でやってくれる、というものなんです。時間はかかる上、単調で飽きやすいようなパソコン上で行う間接業務(会社の利益には直接関わらない業務)をRPAが代わりにやってくれる、そうすると、

・人がやるより数倍速い
・人を雇うよりも安く済む
・24時間365日作業させられる
・ミスが起きない 

など、多くのメリットがあります。

-RPAはトレンドなの?

RPAは2022年度には2017年度と比べてその市場規模を約4.5倍まで拡大すると予測されています。その要因としては、現代の社会問題が関係しているようです。現在はデータのデジタル化や世界一体のグローバル化によって情報量が急速に増えており、それに対処する為の業務そのものも同時に増えています。一方で日本は現在深刻な少子高齢化が進み、労働力人口は減少の一途をたどっています。


*平成28年度高齢者社会白書より作成

それに加えて、「働き方改革」によって長時間労働やワークライフバランスが見直され、労働時間も今後減っていくことでしょう。これらの問題の解決策としてRPAが注目されました。RPAによって作業の効率化を進め、減少していく労働力人口を補おうというのです。テクノロジーの進歩に加え、このような社会問題がRPAの普及を加速させる要因となっています。

-RPAができること

一般的にRPAに向いている業務としては下記のようなものが挙げられます。

・一定のルールに従って繰り返す
・データのフォーマットが決まっている
・一連の作業に3人以上の人員が求められる
・ヒューマンエラーが起こりやすい  

これらを踏まえると、RPAで自動化できることの例として、

・マウス/キーボード操作
・データ集計/照合/収集

・ファイル/フォルダ検索
・システム入力
・アプリ間データ連携
・メール配信   

などがあります。 これらを組み合わせることによって、様々な業務が自動化されるのです。

ここで具体的な使用例を見てみましょう。 例えば、A社では下記のような問題を抱えていたとします。

【A社の現状】

・従業員500人
・自宅~会社間以外の、営業交通費を不正にかさ増しする社員が一部いる
・経理担当者が手作業で不正チェックをしているが作業工数が膨大

【A社の要望】

・経理担当者の作業負担を減らしたい

経理担当者の作業工程を具体的にみてみると、

①従業員の交通費申請書を確認(Excel)
②Yahoo路線情報を起動
③出発駅、到着駅を申請書を元に記入 
④一番安い料金を確認 
⑤申請書の金額と調査した金額を比較し一致するか確認 (申請分③~⑤を繰り返し)
⑥ 違っていれば、金額を訂正して申請者へ差し戻し

1人につき1分で終わると考えても、500人分なので500分もの時間がかかります。時間はかかる上に単調作業の繰り返しなので、途中で飽きてミスも起こりやすい現状です。しかし、RPAを導入したことによって、人間がやる何倍も速くミスをせず、この作業ができるようになりました。

以下は実際のRPAを利用した「経費申請の金額/経路確認」の簡単なデモ動画になります。



-RPA導入の手順

少しはイメージがついてきましたか?では、RPAの導入には具体的にどのような工程があり、ZEINはどのようなことをやらせていただけるのでしょうか。

工程は大きく分けると下記の3つがあります。

①計画・検証
②本格導入
③運用・展開

より具体的に説明すると、

①計画・検証

クライアント業務を分析し、非効率となっている作業を解析します。解析した業務を効率化するためには、どのRPA製品を利用するべきか?またRPAを導入するだけではなく、業務を標準化(統一化)することで、どのくらいの効果が期待できるかを検証します。この工程によって、業務の見直しや、今まで気づかなかった人によってやり方が違う無駄な作業の発見にもつながります。

②本格導入

業務分析・RPAの効果算定結果より、目標値(例えば残業0時間など)を達成するためには、どの業務から改善していくべきか、年単位での展開計画を策定し、計画に沿って改革を進めていきます。実際のRPA導入においては、ロボットと人が融合した業務を設計し・RPA導入準備・ロボット設計・開発・検証を進め、ロボットと共存した業務を行う本番運用の準備・トレーニングを行います。しっかりと本番に向けた準備を行うことで、ロボットと人が共存する業務をスムーズに開始させることができます。

③運用・展開

ロボットは今まで人がやってきた業務を人の代わりに行うものです。そのため、デジタルレイバー(仮想知的労働者)と呼ばれるように、社員と同じように扱う会社様も増えています。そして従業員が何をしているか管理することと同じように、ロボットも統制をとる必要があります。ロボットに統制?って思うかもしれませんが、簡単に言うと、①ロボット発行管理 ②ロボットが利用するID・PWの管理 ③ロボットがアクセスできる権限管理 ④ロボットがインストールされている端末管理 など 人と同じようにセキュリティを設定し、情報漏洩などの防止策を行う必要があります。ロボット1体程度であれば人の管理下でコントロールできるかもしれませんが、100体~1000体となると単純には管理できなくなる恐れがあります。そのため、ZEINでは、RPAにおけるガバナンスの策定をクライアントと共に作成しています。

では、ZEINのRPA導入に関してどのような特徴があるのでしょうか。

-ZEINの特徴

ZEINではこの①〜③すべての工程を担当することができるため、ノンストップでRPA導入を進めることが可能です。またZEINはRPA導入を専門とした会社でも、特定のメーカーと契約している会社でもありません。つまり、計画・検証の時点で、RPA導入よりそもそもの基幹システムの見直しなどの方がクライアントにとって最善である、と判断したら無理にRPA導入を進めるのではなく、別のやり方を提案させてもらうことができます。(ZEINには優秀なエンジニアの方も多く所属しており、システム開発もできます!)

-RPA導入は新入社員のOJTにも?

ZEINでは新入社員のOJT (実際の職務現場において、業務を通して行う教育訓練 )として、RPAの導入プロジェクトへ参画させています。その理由としては、一つの業務作業にフォーカスするため、システム開発ほどの知識を必要とせず、短期間で結果を出すことができるためです。また計画・導入・運用の全工程をできるため、コンサルタントとしての一連の仕事をすることができ良い経験が積めるから、というのもあります。大手会社のOJTでは、大きいプロジェクトに配属されチームに混ざって業務をするということがありますが、その作業もプロジェクトが大きいが故に、例えば計画・検証の部分だけといった特定のものであったり、そもそもそのプロジェクトに興味がなければ長期間拘束されるため、続けるのが大変だったりということもあります。

このように見ると、何か明確にやりたい業種やシステム開発を特化して行いたい人は大手に向いているかもしれませんが、すぐにコンサルタントの<計画・検証、本格導入、運用・展開>という全体の業務を経験し、成長したいという思いを持った人にはRPA導入業務の方が向いているでしょう。

-自社製品のdAwInとRPAの関係性

最後に自社製品dAwInとの関係性を簡単に紹介します。今までは、RPAの良いところを中心に紹介してきましたが、そんなRPAにもある程度の知識が必要であったり、職場でしか利用することができなかったりするといった課題があります。しかし、dAwInはこれらの問題を解決してくれます。簡単に言えばdAwInは人と、RPAやAIを繋いでくれるものなんです。dAwInがあればいつでもどこでも、LINEやSlack上でRPAに関する知識を必要とせずにdAwInに指示を出して、RPAを動かし煩雑な事務作業を済ますことができるようになり、これらの課題を解決してくれます。


-まとめ

・RPAによって、パソコン上で行う間接業務を自動化することができる
・現在の社会問題などによって、RPAは急速に普及
・ZEINのOJTでは、RPA導入プロジェクトへ積極的に参画させている

この記事を読んで少しでもRPAに興味を持った方は、ZEINで定期開催しているRPAワークショップやRPA・AIセミナーにぜひ一度足をお運びください。社会人の方だけでなく、RPAなどに興味のある学生の方も歓迎です!奮ってご応募ください!

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