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トレタが第一回TOKYOテレワークアワード推進賞を受賞しました!

こんにちは。トレタ採用担当の金子です。

この度、「第一回 TOKYOテレワークアワード」にて、株式会社トレタが推進賞に選出されました。

TOKYOテレワークアワードとは?

東京都は、公労使による「新しい東京」実現会議における構成団体とともに、官民一体でテレワークの定着・浸透に向け、「テレワーク東京ルール」の普及推進に取り組んでいます。
そして、「テレワーク東京ルール」宣言企業の中からテレワークに関する先進的・モデル的取組を行っている企業・団体を表彰して広く公表することで、緊急事態宣言下のテレワーク実施気運を醸成する等、テレワークの推進を図ることを目的とし「TOKYOテレワークアワード」を募集・審査・表彰しています。

この記事では、私たちのこれまでのテレワーク推進への取り組みを振り返りたいと思います。

1.テレワークの運用・導入に伴い工夫したこと

従業員は子育て、介護、副業などさまざまな事情を持つからこそ、全従業員が満足できる働き方を追求しています。 各自が生産性の高い環境を作れることを一番の目的に考えているので、画一的でなく多様性を持たせた中で、ひとつの選択肢としてテレワークを実施しています。そのため、出社の方が生産性が高いと思う従業員は出社できるようにしています。
また、全従業員を対象にしたアンケートの回答結果や、目安箱に投稿された意見を元に課題を発見し、柔軟に制度を作っています。

2.テレワーク推進に向けて行った具体的な取り組み

トレタリモートウィーク2020に向けたトライアルを実施

2013年の創業当初より週1日程度のテレワーク推奨デーを設けていましたが、2019年7月に、翌年に迫った東京オリンピック開催の都内の交通機関の混雑回避に貢献しようと、オリンピック期間に完全テレワークを導入することを決定しました。 課題の洗い出しや、先行する企業へ出向きヒアリングを行い、2019年12月にはトライアルとして全従業員に一週間のテレワーク勤務を実施。従業員だけでなく、派遣会社なども巻き込んで全員が実施できるかを検証しました。

緊急事態宣言を受け、全従業員原則リモートワークへ

このトライアルで顕になった課題をクリアしていこうという矢先に、新型コロナウイルス感染症が国内でも問題になったため、弊社では2020年1月末から全従業員に対してテレワークを推奨。 感染拡大を鑑み、3月末には全従業員に対して原則テレワークとし、郵便の受け取りなど出社しなくてはできない業務を理由とした出社のみを許可しました。
緊急事態宣言が解除された6月以降は、従業員個人が出社かテレワークかを選べる働き方を導入しました。

【新たに導入した勤務場所を問わず利用できる福利厚生】
・スライドワーク制度 ※学校や保育園の閉鎖時期に一時的に導入
・カラオケルームのテレワーク利用の推奨
・書籍の貸出制度(貸出・返却を郵送で対応)
・在宅勤務手当の支給(5,000 円/月)
・モニター/ディスプレイの貸出制度




社内業務やコミュニケーションをオンライン化

これまでオフィスで口頭・対面で行っていた業務、コミュニケーションを全てオンライン化へ移行しました。
新入社員の入社からオンボーディング完了までをオンラインで完結できる仕組みを作り、全社向けの経営陣からの発信もカジュアルにラジオ感覚で聞くことができるコンテンツを運営しています。

【具体的な取り組み】
・クラウドサイン上での契約締結の徹底
・固定電話のテレワーク対応
・書類の PDF 化依頼(郵便物削減のため)
・オンライン名刺の活用推奨
・人事・労務手続き作業のオンライン化
・採用活動のオンライン化
・社内ラジオの実施
・バーチャルオフィスのトライアル実施





フルリモート社員の採用、地方移住勤務制度の導入

オフィスに出社しなくても業務を完結できる体制を作れたことから、2020年9月に就業規定・賃金規程を改定して完全テレワーク勤務・地方在住勤務まで枠を広げ、働き方の多様性の実現を目指しています。



オフィスを1/2の規模へ縮小

緊急事態宣言明けに出社/リモートを選べる働き方を導入したところ、出社人数は平均10名と全社員の1割未満程度でした。
またフルリモート採用や地方在住制度が始まり、働き方がさらに多様化していくことが予測されることから、大規模なオフィス縮小を前提とし、最適な規模や機能を見直すことに決めました。


3.テレワーク推進による実績・効果

テレワーク勤務・地方在住勤務制度の導入による社員からの声

従業員が自由に働く場所を選べるようになり、 従業員からは「地方へ移住できて嬉しい」「通勤の移動時間がなくなったことで、家族との時間が増えた」という喜びの声が多く上がっています。

オフィス面積縮小によるコスト削減

出社率が 15%未満まで減ったことから、元々450 坪あった東京オフィスの契約面積のうち 200 坪 を縮小し、40%の賃料を削減できました。 削減した分のコストは在宅勤務手当として社員に支給し、テレワーク環境を整える支援をしています。

メディアを通した認知の拡大

積極的にテレワークに取り組む企業として紹介されることが増え、社外への引き合いにもつながっています。弊社のような中小企業でも広く知ってもらえるきっかけになりました。


さいごに

これからも私たちは出社/リモートを選べる働き方を推進し、居住地を問わずパフォーマンスが発揮できる環境を作っていきたいと考えています。

またnoteで取り組みをお伝えしていきたいと思っておりますので、ぜひチェックしていただけたら嬉しいです。

面談や面接の際、働き方について知りたいことがあればぜひお気軽にご質問ください。

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