株式会社スーツは、2022年12月に中小・中堅企業やスタートアップの労働生産性を高めるSaaSを提供する経営支援クラウド事業を立ち上げ、未曾有の人口減少社会を迎える日本経済をより良くするために、日々奮闘を続けています。

労働生産性の向上の鍵は"チームのタスク管理"

当社では、深刻化する「人手不足」という社会課題を解決するために、「労働生産性の向上」を通じて、日本経済の発展に貢献することを目指しています。

当社が開発したスーツアップは、これまで当社が様々な中小・中堅企業の経営支援で培ってきたノウハウが詰まったタスク管理ツールです。

タスク管理ツールでそこまで「社会を大きく変えられるのか？」と思う方もいるかもしれません。しかし、当社は間違いなくこれを実現できると確信しています。

これまで経営支援をしてきた中小・中堅企業にご提案してきたことは「組織の整備」「コミュニケーションの整備」「チームのタスク管理の整備」の3つになります。

スーツアップは、この3つをシステム化したツールになります。

※かんたんに組織図を作成することができます

※定例会議の管理もできます

※誰が何をいつまでに実行するのかを一覧化できます

なぜ、この3つを整備すると労働生産性の向上につながるのでしょうか。

特に整備をしていなくても、しっかり労働生産性を上げられているという会社もあるかもしれません。

• 組織図はないけれど、スタッフ間で、それぞれ組織として決められた役割を全うできている
• マネージャーが全員のタスクとその進捗状況を把握できている
• 定例会議を特に設定しなくても、スタッフ間でコミュニケーションがとれている

上記のような場合は、必要はないのかもしれません。

ただ、これでワークするのはごく少人数で運営している会社ではないでしょうか。

この会社のスタッフが、20人、30人…100人と増えていくとどうでしょうか。

経営者はスタッフ全員のタスクやその期日を全て把握することは難しくなり、これまでのようにスタッフ一人ひとりに対して密にコミュニケーションを取る機会も減っていきます。

組織を効率的に運営するためには、まず組織体制を整備し、実務を担当するメンバーが迷うことなく業務に専念できる環境を整えることが重要です。適切に組織を構築することで、業務効率が向上し、会社全体のパフォーマンスが最適化されます。

組織を効率的に運営するためには、スタッフ間のお互いのタスク状況の把握ができなければなりません。そこで、定例会議などお互いにコミュニケーションを取る場を設けます。

そして、チーム内でタスク設定をしっかり行い、設定されたタスクの進捗状況を把握するためにチーム全体でタスク管理を行います。チームメンバーがそれぞれのタスク状況を把握できていれば、遅延しているタスクへの早期対応が可能です。タスクの「見える化」を実現することで、大人数でもチームのタスク管理をできるようにします。

チームのタスク管理を行わないことによるリスクとは・・・

成長段階にある会社では、チームのタスク管理の体制が整わないまま、スタッフ数が増え、組織が拡大し、未整備の状態で進行してしまうことがあります。

このような状態が続くと、チームのメンバー間でのタスク状況の把握が困難になり、業務が属人化してしまいます。業務が属人化すると、当該タスクの状況は担当者しか知り得ませんから、他のメンバーがサポートを行うことはできません。これにより会社全体としてトラブルへの対応が遅れ、時間の経過とともに問題が拡大してしまい解決に要する作業が増加するなど、さまざまな問題が発生します。この結果、会社の信用が損なわれ、スタッフの疲弊によって労働生産性の低下を招く恐れがあります。

さらに残念なことに、こういった業務の属人化によって生じるトラブルに対して、その都度、真面目に対応をしてきたスタッフが悪循環から抜け出せずに退職してしまうケースもあります。退職者が増えると人手不足が深刻化し、さらに業務の属人化が進むため、残されたスタッフがオーバーワークになっても、対応できる人がいない状況に陥る可能性もあります。したがって、組織をしっかり整備し、チーム全体でタスクを管理することはとても重要なことなのです。

理想のタスク管理ツールとは

では、チームのタスク管理は、どのように行うのが最も良い方法なのでしょうか。

過去に、様々な方法でトライした方も多くいるかと思います。

ガントチャートを使ってチームのタスク管理を行った事例では、当初はチームのメンバーみんなが積極的にガントチャートを更新してくれるものの、次第に更新が滞り、最終的には「そんなものもあったな」と忘れ去られてしまいました。更新が行われなくなる原因はただ一つ、「めんどくさい」からです。

面倒と感じる原因は・・・

• タスクの粒度が細かくてチェックを行うのが、めんどくさい
• 横に長い表をスクロールさせるのが見づらく、めんどくさい
• そもそも、タスクの入力が、めんどくさい
• 専用のタスク管理ツールの使い方が難しくて覚えるのが、めんどくさい

このような「めんどくさい」を排除したタスク管理ツールであれば、きっと全員が使い続けることができると考えたのが「スーツアップ」です。

スーツアップの特長は・・・

• 表計算ソフトのようなインターフェースで操作がかんたん
• タスクの入力項目を最小限に絞っているため、横にスクロールする必要がない
• タスク雛型機能があるので、プロが制作したタスク雛型を選択することで、タスク設定がかんたんにできる

これならタスク管理に多くの時間を割く必要がなく、しっかりと活用していただけるのではないでしょうか。

チームのタスク管理がどれだけ重要かということを理解した上で、当社のスーツアップに興味をもっていただけたら大変嬉しく思います。

これからも、お客様の期待を超えるプロダクトを開発してまいります！