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テレワークのメリットが分かれば変われる。~変化を受け入れ、できることからはじめよう!~

新型コロナウイルス感染症の流行によるBCP対策として全社的にテレワークへ移行した当社。その後テレワークスタンダード化プロジェクトを立ち上げ、現在、テレワークは多様な勤務体制の選択肢の一つとなっています。
 テレワーク移行時の取組みについて担当部門へインタビューする企画の第三弾は、パソコンの貸出やライセンス、社内基幹システムやネットワークなどの運用・保守・管理を行うICT室の小形雅彦室長、山崎昇司部長、小屋野寛マネージャーに、当時の対応やシステム部門の視点でのテレワーク移行へのポイントなどを伺いしました。

▼第1弾:人事部編はこちらから

▼第2弾:BCP委員会編はこちらから

コロナ禍のBCP対策から、テレワークを日常へ。~ 施策を走らせながら、見直し、改善していく ~ | 株式会社エムティーアイ
新型コロナウイルス感染症の流行によるBCP対策として全社的にテレワークへ移行した当社。その後テレワークスタンダード化プロジェクトを立ち上げ、現在、テレワークは多様な勤務体制の選択肢の一つとなっています。 テレワーク移行時の取り組みについて担当部門へのインタビュー企画第二弾となる今回は、BCPにかかわる各種対応を行い、テレワークスタンダード化プロジェクトでも主要な役割を担ったBCP委員会・工藤...
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BCPの活用とスピード優先でテレワークの規模拡大に対応!

コロナ禍以前のテレワーク環境はどういったものだったでしょうか?

山崎:コロナ禍以前から、休日夜間に緊急な業務で会社のパソコンに接続する必要がある場合や、また、全国に営業所があることもあり、東京にある本社サーバーのファイルや勤怠システムなどにアクセスできるようなテレワーク環境を用意しており、200名程度であれば同時接続が可能な状態でした。
 それとは別に地震などの災害のためのBCPとして、AWSを補填として使えるように準備を行っていました。そして、今回、新型コロナウイルス感染症の流行をうけて、この枠を活用し最大で1,000名程度使えるような環境を整えていきました。

ー200名程度の想定から急ピッチで全社テレワーク制へ移行しましたが、セキュリティ対応など、留意した点や苦労したことを聞かせてください。

小屋野:まず大変だったのは自宅から会社のパソコンに接続するために必要なパソコンを用意する事でした。2019年10月の期初の時点では、コロナ禍でのリモートワークなどを考えるような状況ではありませんでしたから、想定よりも多くのパソコンが必要となりました。機器の用意は予算よりもスピード優先で行い、普段は一般、開発、薄型の3種類を用意していますが、早く納入できることから薄型を優先に発注していましたね。

山崎:セキュリティ対策としては、アクセスできる会社のリソースに制限をかける事で対応しました。AWSは社内に置いているパソコンにのみ接続できるようにし、このパソコンから会社のファイルサーバーやシステムにアクセスする、という形式です。
 また、2020年12月にはクライアントVPNという接続方式も用意し、会社から貸与されているパソコンであれば、自宅などの社外でも直接会社のファイルサーバーへ接続できるような環境を整えました。テレワークスタンダード化をうけ、長期的な利用を見据えて、従業員が使いやすく、かつセキュリティ面を担保できるよう留意して、導入を進めていきました。

小屋野:移行にあたってはリモートアクセス下で必要となるマニュアルを作成するなどして、社内ポータルサイトやBCPのコロナ対応のページなどで周知を行っていきました。それでも、リモートに関する問い合わせや質問があったので、その際は公開している情報を案内したり、基盤システム部※1にエスカレーションするなどして、個別の対応を行うようにしていました。


「押印のための出社」を減らしたい。テレワークでペーパーレス化が加速!

テレワークへ移行するなか、社内の様々な申請書のペーパーレス化の取組みも進みましたが、ICT室主導で対応されたものはありますか?

小形: AgileWorks※2を導入していることもあり、以前から、紙で押印、回覧していた書面については、その主管部署から依頼があれば電子化を行っていました。
 そのため、特別に具体的な働きかけなどは行いませんでしたが、1カ月に1件程度だった電子化の依頼が、テレワークへの移行が進むなかで、多い時には週3~4件依頼があるような状況になりました。もともと、押印の必要な書類の電子化を検討していたものが、コロナ禍をきっかけに実現に動いた、という感じでしょうか。


日常として、より使いやすい環境整備へ改善を続ける

テレワーク移行後に新たに出てきた課題やそれに対する改善策などがあれば教えてください。

小屋野:これまで毎日出社する前提で対応していた業務は見直していきました。例えば、新しいパソコンの受取は、今までなら申請から3営業日ほどで可能でしたが、情報システム部※3内での出社日の調整を行い、現在は7営業日程度が必要となる事を従業員へも周知しています。また、申請者が出社しなくてもパソコンが受取れるよう、郵送での対応や、新旧のパソコンのデータ移行も、有線でパソコンとパソコンをつないで行うのではなく、クラウドストレージを活用して、バックアップを取ることで実施できないかなどを検討しているところです。

小形:もともと準備していたテレワーク環境は東日本大震災をきっかけとしたBCP対応で、AWSなどのリソースも1カ月から2カ月を想定していたものです。今回のコロナ禍のように1年以上続くといった状況は考えていたものではなかったため、まず既存のBCP向けのインフラを活用して開始し、1年をかけて、テレワークスタンダード化の働き方に合わせて改善していきました。
 1番の課題はコストで、費用を抑えつつ全従業員がリモート接続できる手段を考えて、VPNの導入を進めました。
 また、VPN導入後のセキュリティ対策も必要になります。これまでは社内にあるパソコンを対象にセキュリティ対策を行っていましたが、次は自宅環境に向けての対策を打たなくてはいけません。ログを収集して解析するツールや、リモートの対象となるパソコンをウォッチできるようなツールを入れるなど、日々改善を続けています
 従業員向けのマニュアルなども当初はスピード優先で公開していましたが、その後改善して、徐々に使いやすいマニュアルになってきたと思います。

―業務を走らせながら改善していく、ということでしょうか?

小形:そうですね。PDCAではないですが、課題が出たらどんどん直して、新しくリリースをしてきた結果だと思います。2021年4月からはテレワーク環境に向けたセキュリティも強化し、更に使いやすい環境を提供できるようになりました。
 自宅のネットワーク環境も無線・有線など人によって異なりますので、人事部やコンプライアンス委員会からも啓蒙活動をするなど、少しずつリテラシーの向上を図ろうと動いています。


現状を把握して自社に適した方法を選択。テレワークは「できるところから」

―テレワーク制導入を考えている企業に向けて、IT部門の視点からのアドバイスを。

小形:様々な企業から多様なツールが出ていますが、導入するにあたってはまず、「自分たちが何をやりたいか」「どういうスタイルが良いのか」を考えるところから進めていくのが良いのではないでしょうか。例えば、VDI(仮想デスクトップ)を導入しようと考えていた場合、会社が「テレビ会議を積極的にやっていこう」という方針であれば、音声が取れないために使い勝手が悪くなります。ですから、自分の会社のスタイルを考えてそれにあったツールを選択し、失敗しても少しずつ直しながら実施することが重要だと思います。

山崎:まずは自社がどういう状況であるかを棚卸することから始めると良いと思います。私たちはこれまでにテレワーク環境の整備に向けて積みあげてきたものがあり、まずは外からアクセスできるようにしよう、それからAWSを出して、と順番に改善しながら取り組めたことで、切り替えがうまくいったと考えています。
 もし、そのような段階でないなら、自分たちが「何がしたいか」「どういう状況にあるのか」をまず整理することで、的を絞ったツールの選定などが可能となります。それから、ぼやっとしたものでも良いので、ゴールを描いてから実施することで、ブレがなくなっていくと思います。

―他の企業から「うちの会社は業種的にできない」という声もききますが、その中でもできることを洗い出すことや、現状把握していくことが大事ですね。

山崎:そうですね。まず、「なぜ出社してこなければならないのか?」というところから考えるといいと思います。
 例えば、承認フローで押印の必要があるから出社しなければいけない場合、「電子化できない事なのか?」と考える。私たちはAgileWorksを利用して、書類を電子化しペーパーレス化を進めましたが、そのようなサービスを使う事も一つの手段だと思います。そうすることで出社しなければならない業務が徐々になくなっていきます。「できない」というと話が止まってしまうので、そういう意味でもできる所を探す、棚卸していくことが大事ではないでしょうか。

小形:出社しなくてもできる業務を洗い出す、という考え方でも良いと思います。どうしても出社しなければいけない事以外は出社しなくてもできるのではないか、という考えで業務を見直していく。そうすると、週5日出社する必要がない、という事が見えてくると思います。
 一方で、テレワークでは出社時に比べて部門間のコミュニケーションが取りづらいなどの問題もあり、全てテレワークにする必要もないと思いますので、テレワークと出社をミックスしていくというのが今後も継続していく上での流れになるのではないでしょうか。

IT企業でリテラシーが高いからテレワークができるのではないか?と思われる方もいると思うのですが…

山崎:当社も様々な職種や世代の人がいて、従業員全員のリテラシーが高いわけではないため、リテラシーの高さは関係ないと思います(笑)

小形:リテラシーというより、便利だと思ったらやってみる、というチャレンジ精神があるのではないでしょうか。実施する前にできないという人もいますが、実施した際のメリット、デメリットを伝えた時にメリットを知って動く人が多い。また、経営陣のテレワーク推進の方針もあり、テレワーク環境を整備するための支援金などが従業員にも支給された事も、当社でテレワークの移行が進んだ一因かと思います。
 「リテラシーが高くない」「業種的にテレワークに向かない」と諦めてしまわず、現状を把握してできる所から進めていく、という事が大切だと思います。


※1 ICT室下の部門。サーバーおよびネットワーク・基幹システム(テレワーク環境など)の管理を行う
※2 稟議や決裁の業務手続を電子化したシステム
※3 ICT室下の部門。パソコンの貸与、セキュリティ対策などを行う

※Amazon Web Services、『Powered by Amazon Web Services』ロゴ、[およびかかる資料で使用されるそのほかのAWS商標]は、米国および/またはその他の諸国における、Amazon.com, Inc.またはその関連会社の商標です。
※「AgileWorks」は、株式会社エイトレッドの登録商標または商標です。

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