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「新たな価値を生み出す"攻めの管理本部"」Team of the year 2023 敢闘賞インタビュー

今回の記事は『「新たな価値を生み出す"攻めの管理本部"」Team of the year 2023 敢闘賞インタビュー』です!

Credo Award "Team of the year 2023-敢闘賞-"を受賞した管理本部の魅力に迫ります!成長する部署はどんなチームなのか?利他の理念を掲げる企業の管理本部はどのような役割を担っているのか?を存分にお伝えしていきます!

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☝今回インタビューさせていただいた管理本部のみなさんです♫(写真中央:管理本部・部長 佐藤さん、右側:財務経理チーム・マネージャー 奥山さん、左側:総務チーム・リーダー 益子さん 以下、敬称略)

~もくじ~
**********************************
①管理本部の仕事内容
②Team of the yearを受賞するチームが大切にしていること
③今後の展望
**********************************

①管理本部の仕事内容

管理本部にはどんな業務があるの?

小西)よろしくお願いします。それではまず、管理本部では具体的にどのような業務を担われているのか教えてください!

佐藤)メディクルードの部署の一つである管理本部では、財務経理チームと総務チームで構成されており、経理・税務・財務と総務がコア業務になっています。これらの具体的な業務には、会社のお金周りの管理・記録や行政への申告関連の業務がありますね。他に、労務も担っており、給与計算や管理、就業規則等のルール整備、社会保険などの役所手続き、産休育休の書類準備などの業務も担当しています。

小西)会社の管理と一言で言っても、専門的でかつ多くの種類の業務を担われているのですね。総務という言葉はよく耳にしますが、実際はどのような業務があるのでしょうか?

益子)「総務がどんな業務をしているか」については表現が難しいんですよ(笑)。主な役割は、就業の場所を準備すること、環境を整えることですかね。その他にもお中元・お歳暮など、社会の習慣に合わせたやるべきことの手配や物品の管理を担っています。
メディクルードの多くの部署は聖心美容クリニックの運営支援を行なっているのですが、総務チームは運営支援の中で、担当がすぐ思い浮かばなかった仕事全てが担当であるとも言えますね。そのため、現場のスタッフや事務所であるメディクルードの双方に関連する業務があり、人も場所も全てを知っている人ができる仕事ですね。

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メディクルードにおける役割とは?

小西)多岐に渡る業務がある管理本部は、メディクルードにおいて、どのような立ち位置にあるのでしょうか?

奥山)経理も総務も、全ての部署と関わりがあるため、メディクルードの中で一番会社全体が見えている立場なんです。例えば、マーケティングでは集客、ICTではコンピュータ管理がメインとなっていますが、経理は会社のあらゆる業務の下流にあり、総務は会社全体の環境を整備しているため全ての部署と関わりがあります。全部署のほとんどの仕事には、他社との契約や取引があります。そして、他社とのやり取りには必ず金銭の動きがあるため、全部署の業務のあとに請求書や領収書の処理があり、それを経理が担当しています。
会社のほぼ全ての業務に関わりがあり、一番全体が見えている管理本部だからこそ、全ての部署が100%の力を発揮してもらうために目配り・気配り・心配りをすることが役割だと考えています。

小西)社内や現場を含めて、関わる幅広さが他の部署にはない特徴なんですね!

奥山)そうですね。支払い一つとっても、他の部署から降りてくる請求書を適切に処理するだけでないんです。例えば、支払いは取引の前なのか後なのか、今後も取引は続くのか、など取引状況を理解することによって、私たちや先方に負担のかからない対応を選択できることもあります。そのため、「誰がどういう仕事をしていて、業務がどのくらい進んでいるのか。」など、必然的に見える部分が多いからこそ気配りしていきたいと考えています。

小西)情報が多いからこそ、適切に処理することが大変になりそうだと感じていましたが、そうではなく、気を配れる機会が増えると捉えられているのですね!

②Team of the yearを受賞するチームが大切にしていること

ーTeam of the year とは?
患者さま(お客さま)への満足度を高め、一定の業績目標を達成し、モチベーションサーベイ(従業員満足度調査)の結果やチーム・メンバーなどの組織状態を鑑み、安定的にチーム力向上が認められたチームを表彰しています。

~管理本部の歩み~

小西)それでは次に、管理本部として大切にしていることを教えてください!

佐藤)管理本部全体としては、実はまだ決まり切っていないんです。というのも、現在の管理本部は元々異なる部署にあった総務チームと財務経理チームが数年前に合体し、一つの部署になって間もないためです。今はまだ、同じ想いを持ち足並みを揃えるフェーズですね。

小西)新たに発足したのではなく元々別にあった部署の合体だと、チームごとに掲げている目的や働き方も異なっていそうですね。そんな中、どのようにチーム力を向上させていったのでしょうか?

佐藤)財務経理と総務では業務内容が全く異なっているため、どうしても日々の活動がばらけてしまいます。そのためまずは、財務経理チームと総務チームの接点を増やそうとしてきました。異なる仕事をやっているとしても、まずは同じ部署として同じ想いでお互いにフォローしあえる体制を作っていくことを目指してきました。

小西)業務は違っていても、それぞれの業務を経て目指す先が一緒になっているんですね!

~財務経理チームのスタンス~

小西)実際どのようなことをされていたのでしょうか?

奥山)経理チームでは、クリニックのことについて、皆が同じように把握できている状態を目指しています。具体的には、ある程度共通の業務を持つようにしています。例えば、私が休みのときに私しか知らない情報があると、現場からの要望に対応できないことになりかねません。誰がいても誰がいなくても問い合わせに対応できるように、チーム内で情報の共有を徹底しています。

小西)専門的な業務内容だからこそ属人化しそうですが、共通して担当することで対策されているのですね!

佐藤)そうですね。他にも、財務経理チームはルーティン業務がメインなので、業務遂行に求められるスタンスも特徴的だと思います。
まず、経理や労務管理等の管理本部の仕事には、間違いなく・漏れなく・正しく業務を遂行することが求められます。また、私たち管理本部の仕事は、直接的に会社の売上を伸ばすような、生産性を上げる仕事ではないという特徴があります。そうなのであれば、私たちの業務のなかで一番のボリュームを占めているルーティン業務を減らしていき、会社や現場に貢献したいと考えています。ただお金の管理や申告するだけであれば誰でもできるので、必要なルーティン業務はいち早く終わらせることで、会社や現場のために新たなことをしていきたいと考えています。

小西)一般的な経理・労務などの会社の管理機能だけにとどまらず、会社や現場のためにできることを行なっているのですね!現場主義を掲げる企業ならではのプラスアルファの価値創出だと感じました。ルーティン業務の効率化についてはどのような手を打たれていたのでしょうか?

メディクルードHP / 経営理念・クレド / 憲章より引用

佐藤)数年前までは、一人ひとりの業務の習熟によって業務効率を上げていくことしか手段がなかったんです。具体的には、Excelを適切に変形させて会計ソフトにアップロードするなど、パソコンやExcelのスキルが求められていました。スキルアップをして業務効率が上がっていくこと自体は経理の楽しさであり、結構好きですが、最近ではITのプロじゃなくても、自動的にほしいデータに整形してくれる自動化ツールを誰でも利用できるようになっています。
実際に財務経理チームでは、メンバーが各々自動化の方法をインプットし、検証すること、これを繰り返しています。そうすることで、毎日2人で2時間かかる業務が1人で1時間で終わるほど効率化できています。

小西)外部のIT・DXサービスやコンサルティングを導入するのではなく、自分たちで模索・挑戦することで効率化を実現できているのですね!捻出した時間はどのように活用されているのでしょうか?

佐藤)経理業務が売上に貢献できる機会が無いとしても、利益を出していくためにコストダウンに力を入れていました。自動化によって生まれた時間を活用して、大幅なコストダウンの実績も残すことができたんです。「緊急性は高くないが、会社に大きなメリットが有るタスク」に手を付けることができてきました。
今後については、会社や現場のために新たなことに挑戦したいですね。そのための第一ステップがこれまで進めてきた「時間の捻出」です。引き続き業務自動化への取り組みを進めたいですし、将来的には、今は力を入れられていない「直接現場に訪問」をすることで、決済手段やデータ・書類の保管方法など、現場の課題発見から解決までを行いたいとも考えています。

小西)会社として必要不可欠である管理機能を担いつつ、会社や現場に寄り添い、管理本部の特性を活かした課題発見から解決までしようと考えられているのですね!

~総務チームのスタンス~

小西)それでは次に、総務チームはどのような業務を担われているのか教えてください!

益子)総務チームでは、現場と社内の備品管理などの専門で担っている業務と、新規開院や新ブランド立ち上げなどの大きなプロジェクトから、トラブルの対応などの突発的な細かいタスクまでを一手に担っています。財務経理チームと同じようにルーティン業務もありますが、単発のプロジェクトやタスクも多いことが特徴ですね。

小西)既存の業務も担いつつ、会社として新たに発生する運営支援業務を担われているのですね!実際にはどのようなスタンスで業務をされているのでしょうか?

益子)現場が問題なく事業活動をできる環境を作ることを大切にしています。そのために、「現場からの問い合わせや相談への即時対応」は特に意識していますね。というのも、私たちメディクルード社員は直接患者さまとやり取りはしていないので、患者さまと直接やりとりをしている現場からの問い合わせにできるだけ早く対応したいためです。
また、問い合わせだけでなく現場で発生した不都合をすぐに発見し対応するために、お互いに余計な遠慮をなくし、要望や困りごとを伝えやすい関係性を作ることを大切にしています。

小西)いつどんなことが起こっても適切に情報を伝え合える関係性が大切なのですね!関係構築のために意識されていることは何かあるんですか?

益子)まず、美容医療領域には聖心とS-Laboクリニックを合わせて11拠点ありますが、クリニックによって状況が異なっており、管理本部も業務状況によって問い合わせに対応できないこともあるので、相互に状況を理解できている状態を作ることを意識しています。
また、相互理解を深めるためにも、メールやチャットだけで連絡を取るだけではなく、電話や直接現場に赴いて直接を話すことを意識しています。というのも、文字ベースだけだと本当はどう思っているのかを推し量れなかったり、こちらの思っていることを伝えきれなかったりすることもあるんです。直接話すことでお互いの距離を近づけ、良い仕事をしていきたいと考えています。

小西)財務経理チームと共通して「現場主義」を大切にされているのですね!

③今後の展望

小西)それでは最後に今後の展望を教えてください!

益子)総務チームの展望としては、管理本部内のチームの垣根を超えて属人化しない状態を目指したいです。全体で足並みを揃えることは難しいと感じますが、誰かがいないときに、経理の仕事が全くできないのではなく、総務チームも少しでも経理の仕事を理解して10のうち1だけでもできる状態を作っていきたいです。

奥山)経理チームとしては、聖心が安全であることがベースにあるように、財務経理も法を遵守することがスタンダードである上で、日々の業務を処理するだけでなく、こちら側から新たな動きをつくり、攻めの財務経理チームになっていきたいと考えています。

聖心美容クリニックHP / 当院について / 選ばれる5つの理由 / 安心より引用

佐藤)この順番だと管理本部全体についてですかね(笑)。管理本部としては、奥山さんとも少し被りますが、今ない仕事を自分たちで作っていきたいです。財務経理チームだけだと全く新しい取り組みはイメージしづらいですが、総務チームと一緒だからこそできることを増やしていきたいですね。
また、それを基盤に、会社全体としてプロジェクト単位の業務の推進力をもっと向上させるような、会社が挑戦し続けられる環境を作っていきたいと考えています。いきなり重たいプロジェクトではなくても良いので、自分たちでしっかり管理していけるように管理本部内を始めとして、部署を超えた横のつながりを意識していきたいです。
事業推進部とマーケティング部は新しいことを推進していきます。そして、その新しいことに対して私たちは必要な管理機能を担うことが多いです。他の部署が新しいことを始めたあとに、その管理という業務を与えられるのではなく、テナントとの契約や新規開院、イベントの決済対応など先を見越していきたいです。

小西)管理本部内だけでなく、会社全体を巻き込む展望に心打たれました!私も会社の成長の一助になることで、顧客への価値提供に貢献できるように頑張っていきたいと思います。

以上、管理本部の皆さまへのインタビューでした!
部署内だけでなく、会社全体を巻き込んでいく想いに共感や興味を持っていただけましたら嬉しいです🔥
最後までお読みいただきありがとうございました♫

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