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若手向け!具体例あり!テレワーク中のコミュニケーションの質を高める『ホウレンソウ』

こんにちは!採用広報担当の池下です。
今回はコロナ前からテレワークをしていた、営業本部の八幡から、
テレワークで気をつけるべき、報連相のポイント3つをご紹介させていただきます。

なお本投稿は当社の企業ブログであるテレワークナビ(旧 INSIGHT SHARE)の記事を元に配信しております。(該当の記事は2019年3月18日に投稿されたものです)

テレワークナビでは、社会に向けて、様々な課題をビジュアルコミュニケーションで解決するためのヒントになる情報を発信していますので、他の記事も是非読んでみてください!

テレワークで報連相がますます重要に

みなさん、こんにちは、ブイキューブの八幡です。

前回「テレワーク環境下でグループ運営はどう工夫したら上手くいくのか」という内容で投稿させていただきました。そして答えとして「お互いの“期待値”(=期待、信頼)を一致させる仕組みを設けることで可能」ということになりました。


そして、テレワークで特に重要な上司と部下の期待値を一致させる仕組みとして一番重要なのは“報連相”だと思っております。


なぜ報連相が重要なのか?
なぜなら、期待値の一致を高めるコミュニケーションの量を増やす方法として最適だからです。
また、直接コミュニケーションができないテレワーク環境下であれば、報連相の頻度や質はますます重要になります。例えば、グループ内で開かれる朝会は、定期的に報連相ができる、良い機会になっています。

「テレワークで報連相がより重要であることは分かったけど、実際どうすれば良いの?」
そう思われた方もいらっしゃると思います。

今回は「リモートでの報連相についてのポイント」を、もうすぐ新卒4年目になる、私の経験に基づきながら書いていきます。

社会人歴が長い方にとっては、基本的な項目もあるかと思いますので、私と同年次ぐらいの方々に参考にしていただければ幸いです。

Point1 何でも報告。回数!スピード!

顔と顔を合わせているとナチュラルにできてしまう報連相が、リモートだと減りがちです。
テレワークで減ってしまった機会を創出するには、回数実行までのスピードをアップさせることが必要になります。

具体例を挙げると、定期的に開催される朝会、Web会議で常に接続しておく「空間共有」や、週1のグループ会など、様々な方法が挙げられます。

とりあえず、新卒の方は「なんでも報連相する!」という姿勢でいましょう。
それでも、どんなことを報連相するべきか迷うのであれば、不安なこと、失敗したことなど少し話しずらいことから伝えるようにしましょう。



Point2 仮説を立てて、質を上げよう。

テレワーク下では報連相の質の向上も重要です。なぜなら、対面より報連相を共有する時間が少なく、少ない時間の中で報連相をテンポよく回していく必要があるからです。

では、報連相の質を上げる方法とは何なのでしょうか?
私は「報連相する前に仮説を考え、深堀りすること」だと思っております。
この点を抑えておけば、ネクストアクションを考えられる質の高い報連相をすることが可能になります。

(1)仮説を立ててみよう!


自分が指示を出す上司だと仮定してみてください。
「◯◯の案件ですが、次はどうすれば良いですか?」と言われる場合。
「◯◯の案件ですが、次は__をするべきだと考えます。__が理由です。ご意見ありますか。」と言われる場合。
どちらの報告にアドバイスしやすいかは明確ですよね。

このように、部下の報連相に仮説があることで、アドバイスがしやすくなります。そのため、円滑な報連相の実現が可能になるのです。

(2)仮説を深めてみよう!

自分の報連相の仮説を深めるのに重要なのが、自分の仮説を疑うことです。
「仮説の疑い方が分からない。。。」
そんな方は、キラーフレーズ、「本当にそうか?」を使ってみてください!
仮説を立ててみて、本当にそうかを考えてみる。それだけで仮説の質が上がっていきます。

また、考える側面を変えるのも1つの方法です。

例えば、見積もりを考える時。
「売上を最大化する」から「利益を最大化する」に変えてみる。
「本当の解決策になっているのか?お客様は満足するのか?」と疑ってみる。
「社内でスムーズに進められるか?」と内に目線を向けてみる。

このように、様々な視点で自分の仮説を検討し、磨いていくと、話し合いの中でより良い案を出すことができます。ぜひ様々な視点で仮説を深めてみてください。

Point3 ツールの使い分けにも注意しよう!

テレワーク中、オンライン会議、メール、オンラインのドキュメント、チャットなど様々な方法でコミュニケーションすると思います。この使い分け、考えたことありますか?


私のチームでは、報連相する内容の抽象度によりツールを使い分けています。それぞれの場合によっての利用ツールを具体例とともにご紹介します。


(1)「抽象度=低」の場合

例:来週の商談に後輩の__も連れていってもいいですか?
簡単な判断で、はい。か、いいえ。で答えられるもの。

この場合は、ビジネスチャットツールを使います。

(2)「抽象度=低」だが判断に理由が必要な場合 

例:こちらの案件は、A案の見積りを案内します。経緯は__です。問題ないでしょうか?
はい。か、いいえ。で答えられる。が、経緯や内容の前後を考える必要があるもの。

この場合は記録可能なメールやドキュメントを使います。

(3)「抽象度=高」の場合

例:__プランの工数をどう減らせるだろうか?
上記の二つのように簡単な答えが出ないもの。
話し合うテーマが様々あり、意見をすり合わせしながら解決策を考えるべきもの。

この場合は、電話かWeb会議ツールを使います
感覚になりますが10分以内で話し合いができることは電話、それ以上必要なものか、参加人数が3名以上いる場合はWeb会議を活用しております。

まとめ

今回の記事をまとめると

  • テレワークで仕事を円滑に行う、報連相が重要になってくる
  • テレワークでホウレンソウをする際には

     1.回数とスピード
     2.仮説を深掘る
     3. 抽象度に沿ったツールを使う

になります。リモートワークでコミュニケーションの方法が分からない。そんな方にはぜひ参考にしていただければ幸いです。

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