IST SUMMIT（全社総会）とは？

毎年、1月と7月の年2回、社員全員が集まって実施しています。

社長からのプレゼンが行われ、会社の業績や方向性を理解する重要な機会となっています。

2023年7月の総会は「IST夏祭り」と題し、夏祭りを模して実施されました。

★IST夏祭りについて詳しくはこちら

新卒1年目が企画・運営

社員全員が一堂に会する全社総会の企画・運営に、新卒１年目に加わってもらいました。

「若手ならではのアイデアで是非、盛り上げてもらいたい！」
「今年の新卒がどんな人なのかを知ってもらう機会として活用してもらいたい！」

若手にどんどん活躍してもらいたいからこそ、このような機会を設ける運びになりました。

結果、今年のIST SUMMITは大盛況！「これまでの中で一番面白かった！」という声をたくさん聞きました。そこで、今回はそんな素敵なイベントを企画・運営してくれた新卒１年目がどんな活躍をしたのか、インタビューを交えて紹介いたします！

新卒1年目が考えた総会の企画とは？？

新卒1年目には4つの企画をしてもらいました！

①自己紹介動画

社員全員が集まる総会は入社してすぐの新卒を先輩方に知ってもらう絶好のチャンスです！自分たちで撮影・編集した動画を流しました。

②会話deビンゴ

部署をまたいで編成されたチーム制のビンゴ大会です。

借り物競争とビンゴのルールをかけ合わせたようなゲームで、他部署の人との会話を重ねることでビンゴが近づきます。

部署をまたいだ交流を促す画期的なゲームです。

③夏祭り王

お祭り中は部長と役員が屋台を運営しており、ポップコーンやチョコバナナ、からあげなど「THE・夏祭り」なメニューが揃っていました！

その屋台の中でも最もおもてなしが良かった「夏祭り王」は誰かを全社員の投票で決めました。

④各種景品制作

各イベントなどで上位だった社員に送る景品の制作です。

WEBミーティングで利用できる背景画像やアイコン画像、お祝いの動画など沢山の景品が用意されました！

新卒1年目の企画に対する社員の声（総会後アンケートより）

「映像のクオリティも高く、新卒の子たちが一生懸命元気に明るく盛り上げてて楽しかった」
「新卒の方々のアイデア力が素晴らしかったです！商品もアイデア満載でよかったですし、ビンゴ大会も存分に楽しませてもらいました！」
「新卒の懇親企画のおかげで、今まで仕事で関わらなかったエンジニアとも面識ができました。演出も良かったと思います。」

社員の皆さんに楽しんでいただけたことがわかります！

新卒1年目の皆さんにインタビュー

総会で大いに活躍してくれた新卒1年目の皆さんに、企画・運営における苦労や学びを聞くべく、インタビューさせてもらいました！

今回はSさん、Kさん、Hくん、Tくんの4名に代表として来ていただきました。

広報Y：
総会お疲れ様でした！
社員全員が参加するイベントの企画・運営をするのはなかなか苦労したのではないでしょうか。
ざっくりした問いになりますが、大きな仕事をする上でどう仕事を進めましたか？

Sさん：
主導するリーダー陣と、メンバー陣という形で役割分担して仕事を進めました。
総会の企画は新卒全体に任されたのですが、総勢20名もいます。総会の企画は研修中だったエンジニア職の新卒に任されたんですが、依頼された当初は研修中の人が14人もいて。
これまでの研修でもグループワークをいくつかしましたが、全員で取り掛かろうとするとまとまらなくなるという失敗をしていたので、進める前にリーダーを立てることになりました。

Kさん：
他の仕事もある中で総会の企画も進めていく必要がありました。
なので効率的にタスクをこなしていくために、まずはリーダー陣だけで企画の大枠を作っていき、その間メンバー陣メインで複数の研修課題を進めて貰っていました。
総会関連でメンバー陣の力を借りたいときはリーダー陣から依頼する形でした。

広報Y：
なるほど！良い分担ですね。
この中では誰がリーダーをしていましたか？

Sさん：
私とKさんです。

Hくん：
僕とTくんはメンバーでした！

広報Y：
企画していく中で苦労したことは何がありましたか？

Hくん：
役割分担をした分、情報連携に苦労しました。
僕たちは研修課題を中心となって進めていましたが、作成物の変更点や方針の変更などをしっかりとリーダー陣に伝えられていなかったんです。
そこで、slackなどで言語化して後で見返せる形でしっかり報連相をしようと決めて改善していきました。

Sさん：
たしかに、情報連携は間違いなく課題でした。
リーダー陣からメンバー陣に総会企画に関して何か共有する際も、こちらの意図と受け取った側の解釈が異なってしまったことが何回もありました。
相手がどこまで情報を持っていて、どんな情報をいつまでに渡さないといけなくて、といったことを考えるようになりました。

Kさん：
総会企画とひとことで言っても、メインである会話deビンゴのほかにも自己紹介動画の制作や景品制作、夏祭り王企画など色々なやることがあり、それぞれ担当者が違ったりすることも情報連携を難しくさせていました。

広報Y：
それは大変ですね！
そうなると情報連携以外にも、タスクの整理も大変そうです。

Sさん：
タスクが終わらなかったり漏れることが怖かったので、タスク管理シートを作成しました。
担当者のプルダウンをつけ、全員が見える状態にして活用していました。
研修中に学んだタスク管理の方法を活かしていこうと思ったんです！

広報Y：
研修を活かしていて素晴らしいと思います。

広報Y：
他にも研修での学びを活かした部分はありますか？

Kさん：
沢山ありました。特に、研修で学んだ課題解決の型はフル活用しました。理想に対する現状、その間のギャップ、では課題点はどこにあるのか。企画を詰めていく中で重要な考え方でした！

Tくん：
最初にリーダーを立て役割分担したことも研修からの学びです。冒頭でSさんが触れていましたが、僕たちは以前に大勢で1つの発表を作る際、役割分担が最初に上手くできず、結果自分たちでも納得のいっていない発表になってしまったことがあります。
今回、手を付ける前にまず方針を立てたこともその時からの学びですね。当時は方針もなしに意見を出し合っていたので、、（苦笑）

広報Y：
それはたしかに話がまとまらなさそうです、、。
しかし今回は研修で良かったことも反省したことも活かせていたんですね。

Sさん：
それまでの研修を通して知った同期の個性を活かせたことも研修の学びと言えるかもしれません！みんなの個性や得意分野を知っていたので、スムーズに分担が決まっていきました。

広報Y：
研修を通して、同期の仲が深くなっていたんですね。

Tくん：
はい。研修は慣れないことだらけで苦しい場面が何回もありました。そんな時間を一緒に過ごしたことが大きいです。同期たちに総会本番の協力をお願いした時も「任せろ！」「楽しもう！」とみんな快諾してくれました。この同期で良かったなあと思えました。

Sさん：
総会の準備はタスク量的にも難易度的にも本当にキツキツで、正直ネガティブな言葉が口から出ちゃうときもありました。でもそんな時に「成長の証！」「のびしろ！」ってポジティブな声掛けを誰かしらがしてくれて、本当に助けられました。

広報Y：
素敵な関係ですね。

広報Y：
ここまでは、研修からの学びが活かせたところを中心に聞きました。では、それまでの研修とは違った部分はどこでしたか？

Kさん：
まず前提として、自分の作ったものを届ける先が違います。研修担当の上司1人ではなく、300人近い社員の皆さん全員です。

Sさん：
仕事で関わる人の数も研修より多いです。私とKさんはリーダーとして、企画の方針や進捗を適宜、総会担当の上司へ報告していました。その際、その上司から評価されたとしても、その上の役員の方からは違うご意見をいただいたりしました。研修担当の上司1人にokを頂くのとは全く違いました。
それ以外でも色んな方に相談する中で、人によって考えが違ったり、同じ人でも考えが変わったりと、正解のない仕事をしているんだと実感しました。

広報Y：
先輩からの意見や指摘で印象に残っているものはありますか？

Sさん：
「これってもし〇〇な事態になったら大丈夫なの？」というご指摘です。学生時代のように「なんとなく」「感覚で」企画してはいけないと気づきハッとしました。本番が最善になるよう、プランCまで立てなければなりません。
その他にも色んなご意見やご指摘をいただきましたが、どれも頭ごなしではなくて私たちに考える余白をくださって、納得感がありました。ありがたかったです。

広報Y：
なるほど。多くの先輩と話し、多くの気づきがある良い機会だったことがわかります！研修とは違った部分は他に何かありましたか？

Tくん：
僕が感じたのは、自分の立場やゴールの違いです。研修では自分は受講者で、課題に対して作成物を提出して、自分が満足して完了でした。
ですが、総会では自分は与える側で、社員の方全員に喜んでいただくことがゴールでした。なので研修とは違う達成感がありました。会社に貢献した実感もとても大きかったです。

Hくん：
Tくんと似たところですが、研修とは違って成果が見えやすいと感じました。自分が何かを作りあげて終わり、ではない、その先にあるお客様の顔や感想という成果です。
今回の場合は社員の皆さんがお客様で、喜んで頂けたか否かということが成果ですね。この経験を通して、「人に喜んで貰えることがもっとしたい！」という気持ちがより強くなりました。

広報Y：
たしかに！成果という面でも研修とは変わりますね。

広報Y：
「喜んでいただく」というゴールは達成できましたか？

Sさん：
出来たと思っています！当日の皆さんの表情が良かったり、アンケートで皆さんから温かいご感想をいただいて、「やってよかった」「貢献できたんだ」と思えました。

Tくん：
でも当日まではとても不安でした。「果たして積極的に参加していただけるんだろうか...」って。だけど当日、皆さんがとても積極的に参加してくださったんです。ビンゴカードがなかなか埋まらない時用に、ビンゴが一気に進むチャンスタイムなども考えていたのですが、いりませんでした。嬉しい誤算です。笑

Kさん：
皆さんの積極的なご参加に感謝です！

広報Y：
皆さんの一つ一つの努力や工夫が社員の皆さんの「楽しい」に繋がったんですね。新卒1年目でこういった機会は得難いものかと思います。

Hくん：
新卒1年目でこんなことを任せてもらえるなんて、そうそうないですよね。それに配属後はこんな経験はなかなかできないと思います。研修の間に経験できて良かったです。

Kさん：
特別な経験でした。新卒ではそうそうない立場に立って、沢山の学びを得られました。プログラミングだけじゃない、組織全体を見る目を学べたのかなって。

広報Y：
そうですね。この貴重な経験を今後どう活かせそうですか？

Kさん：
お客様を考える意識や、組織への依頼の仕方など、PMの立場を体験できたと思います。自分が人を動かす立場になった時に活かせると思います。

Sさん：
現場に入ったとき新卒としてどう動くべきか、という部分でも活かせると思いました。自分がリーダーに立って経験した「皆にこう動いてほしい」を自分がすればいいので。フォロワーシップを発揮したいです。

Hくん：
僕は動画制作や景品制作を通して、皆さんに楽しんでいただけたことが本当に嬉しくて、今後も貪欲に期待値を超えていきたいです！「期待値を超えるにはどうしたらいいか？」を妥協せずに追及していきます！

Tくん：
僕は引継ぎや情報連携での苦労を知ったから、今後「引き継がれる側 / 情報連携される側の気持ち」を常に意識していきたいです。相手が入りやすい情報の量や粒度を考え、効果的な役割分担を実現していきます！

広報Y：
活かす場面が沢山ありそうですね！皆さんにとって総会の企画・運営が貴重な経験になったことが良く分かりました。本日はありがとうございました！

皆さん：
ありがとうございました！