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【GIG勉強会Vol.56/ LT44】急成長中のLeadGrid事業部が見つけた、明日から使える業務効率化Tips

こんにちは! 広報の山口真央(やまお)です。

GIGでは毎月さまざまなテーマで勉強会を開催しており、現在はコロナウイルス感染拡大防止のためオンラインにて実施しています。

今回勉強会を担当してくれたのは、GIGが運営するリード獲得に特化したリードジェネレーション・プラットフォーム『LeadGrid』事業部の3名。それぞれエンジニア、PM・ディレクターの視点で、明日から使える業務効率化術について話してくれました!

GAS(Google App Script)を使って業務を効率化
トップバッターはエンジニアの仁井田さん。Google App Scriptを使用した業務効率化について教えてくれました。

仁井田 輝(にいだ ひかる):エンジニア。大学時代、画像認識を対象にした機械学習の研究やISP企業でネットワークエンジニアの仕事に携わる。卒業後、システムエンジニアとしてシステム開発に従事。Webサービスへの興味が高まり、2019年3月GIGにジョイン。

GASってどんなもの?

仁井田:
まずはGASの基礎知識から。GASは、「Google App Script」の略で、Googleが提供するプログラミング言語のことです。Gmailやスプレッドシート、Google DriveなどのGoogleアプリを連携させ、自動化や業務効率化ができるんです。

GASはツール等の開発環境が不要で、ネット環境があれば簡単に始められるのが特徴。ブラウザ上でスクリプトを作成・実行できるんです。また、PCを起動しなくてもGAS上で「定期実行する時間」「フォームからの問い合わせ」といった実行トリガーを設定でき、時間になったら自動で実行してくれます。基本無料で使えるのもうれしいですね。

GASを使うとどういう業務が効率化できるの?

仁井田:
ではここからが本題。GASでは、さまざまなサービスと組み合わせて、業務の効率化が図れます。たとえば……

  • ルーティン作業の自動化
    売上管理のスプレッドシートから毎日の売上を集計し、メールで上司に報告
  • リマインダー
    タスクの抜け漏れ防止のメールを早朝に配信
  • ウェブスクレイピング
    Amazonの売れ筋商品を週に一回取得し、スプレッドシートにためていく
  • Webアプリケーション開発
    勤怠管理ツール


    これを聞いただけでも、結構「使えるな」って思いませんか?

でももちろん、GASは万能ではないので、できないこともあります。たとえば、

  • 実行に時間がかかる処理
    最大実行時間は30分、無料版は6分
  • 大容量ファイルを使用する処理
    GoogleDriveは50MBまで、Googleドキュメントは1.5MBなど、制限がある
  • ブラウザを操作する処理
    朝9時にブラウザを立ち上げ、Googleで天気予報を検索する、などはできない

理解して使えば、本当に便利なツールなんです! GASを使った業務効率化の実演も勉強会では行いましたが、ブログではお見せできないので、ぜひGIGに遊びに来た時に声をかけてほしいです!

Goodpatchやエンジニアリング組織論から学ぶドキュメント化のすすめ

次に登壇してくれたのは、エンジニア兼マネージャーの福田さん。組織が大きくなっていくにつれ、福田さん自らが必要性を感じた「ドキュメント化」について話してくれました。

福田 拓実(ふくだ たくみ):フロント/バックエンドエンジニア。神戸大学海事科学部を卒業後、Web広告代理店にてディレクターを担当。その後起業を経て、2019年6月にGIGへ未経験エンジニアとしてジョイン。現在はLeadGrid事業部 開発unit1マネージャー。

そもそもなんでドキュメント化が必要なの?

福田:
LeadGrid事業部は今絶賛成長期。2020年5月にはたった3人のメンバーしかいなかったのに、今では業務委託を含めて20人ものメンバーが『LeadGrid』に関わっています。

LeadGridのサービスは、お客様とGIGメンバーが二人三脚で作り上げていくものが多く、サインアップはGIGを経由していただいたり、お客様ごとにディレクション・デザイン・コーディングなどの対応が必要だったりします。

つまり、自分だけがLeadGridのシステムやフロー、事業モデルなどを理解するだけじゃダメなんです! LeadGridをさらに成長させていくためには、多くのメンバーが同じ方向を向いて動く必要があります。

そこで必要だと感じたのが「ドキュメント化」。今回はぜひ皆さんにも「ドキュメント化」のメリットを知っていただきたいなと思います!

ドキュメント作成の目的と目標

福田:
まずはドキュメント作成の目的と目標を明確にしておきましょう! ここでは、目的を「組織のスループット(処理速度)を向上させるため」、目標を「ドキュメントが要らなくなること」と設定します。

「え? ドキュメントが要らなくなることが目標なのに、ドキュメント化するの?」と思われた方、ちょっと落ち着いてくださいね。ドキュメントが要らなくなるというのは、ドキュメントを作成しなくていい、ということではなく「ドキュメントがなくてもいいくらい、重要な知識や情報が組織野中で暗黙知として内面化している」ことです!

ところで、『暗黙知』って言葉、知っていますか?

暗黙知と形式知については上記の通り。つまり組織のスループットが高い状態というのは、組織のなかで「ナレッジ」「ノウハウ」「コツ」と呼ばれているものが、各個人の暗黙知になっている状態のこと。これを実現するために、ドキュメント、つまり形式知が必要なんです。

個人の「暗黙知」をチームの「形式知」に、そしてチームの「暗黙知」に……とループさせ、浸透させていくことが大切です。

じゃあどういうドキュメントを作ればいいの?

福田:
目的と目標がわかったところで、さっそくドキュメント作成に移りたいですよね。じゃあどんなドキュメントを作ればいいんだろう……。

「腐りにくいドキュメント」を作る時に気を付けたい点は以下の4つです。

  • OverViewを用意する
  • ドキュメントの順番や構成を練る
  • 関係者全員が編集権限を持つ
  • 周知・確認・理解の徹底

ただし、これらの点に気を付けたからといって、「腐らないドキュメント」を作れるわけではありません。あくまで「腐りにくいドキュメント」なんです。腐らせないためには、組織でメンテナンスし続けることをお忘れなく。

~生産的かつ活性化させるコミュニケーションを~ファシリテーション技術

最後に登壇してくれたのは、PM・ディレクターの氏江さん。ファシリテーションとは、一言で言うと「会議やミーティングを円滑に進める技法」のことです。お客様との打ち合わせも多い職種だからこそ気づいたファシリテーション技術を共有してくれました。

氏江 知沙(うじえ ちさ):M・ディレクター。関西大学商学部を卒業後、アパレルSPA企業に新卒入社し、レイアウトや販売計画の策定などを担当。その後Web制作会社に転職し約1年を経て、2018年7月にGIGにジョイン。

「よくない会議」「よい会議」とは?

氏江:
突然ですが、「あの会議、めっちゃ大変だったな~」って思い浮かぶ会議、経験ありますか? それ「よくない会議」かもしれません。今日は会議を上手く進める「ちょっとしたコツ」を共有できればと思います!

まず「よくない会議」から。「よくない会議」は、時間内に終わらない、決まらない、最善を考えない……といった点が挙げられます。これをしてしまうと、お客様は「期待ハズレだったな」「本当にうちのことを考えてくれているのかな?」といったマイナス感情を抱いてしまいますよね。つまり、

こーんな最悪の結果につながってしまうことも……。

では「よい会議」とは? これは「よくない会議」の反対で、時間内に終わる、決めるべきことが決まる、納得度が高い状態にする……といった点がありますね。

「よい会議」を作るためファシリテーターがやるべき3つ

氏江:
では、「よい会議」を作るために何をすればよいのでしょうか? 私が経験して感じたのは、以下の3つの実行です!

  • プロセスを設計する
  • 相手の意思を引き出す
  • 合意をとる

一つずつ簡単に見ていきましょう!

1.プロセスを設計する
ここでは「議事録を事前準備する」ことをオススメします! 議事録といっても、会議内容の大枠を決める、という意味の事前準備です。議事録には「アジェンダ」「議題にかける時間」「必要な資料」「決めること(質問すること)」をあらかじめ記載しておくことで、会議当日も余裕を持って臨めますよね。

2. 相手の意思を引き出す
相手の意思を引き出すって、コミュ力が必要だよ……と思うかもしれませんが、ちょっとしたコツがあるんです。それは「質問の仕方にバリエーションを持つ」ということ。相手の気持ちにフォーカスして質問をしたり、答えがすぐ浮かびそうな質問に言い換えたりすることで、相手も質問に対して答えやすくなりますよ。

3. 合意をとる

会議は「説得」ではなく「納得」してもらうことをゴールとしています。ついつい、お客様との会話で「お客様」vs「私」になってしまいがちですが、ちょっと目線を変えれば「課題」vs「(お客様も含めた)私たち」と言い換えられますよね。

ちょっとしたコツで、私たちの会議ってもっともっといいものになっていくはずです! ファシリテーション力を高めて、お客様も私たちも納得度の高いものを一緒に作っていけたらいいですね!

まとめ

LeadGrid事業部3名による勉強会、いかがでしたか?

勉強会後にはアンケートを行っているのですが、

「GASを使って繰り返しタスクを自動化してみたい!」
「ドキュメントは腐る、なるほど……」
「ファシリテーション技術って、毎日のコミュニケーションでも使えそう!」

といった回答があり、着実に学びを実践につなげようとするGIGメンバーの前向きな姿勢が見られました!

明日から使えるTipsたっぷりの勉強会、ぜひブログで読んだ方も、今後に役立てていただけたらうれしいです。

GIGでは、今後も、ユーザーのみなさまに価値あるサービスをお届けするため、社員一同学びを続けていきます!

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