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ギャプライズ式リモートワークをはじめて約1年が経ちました。

こんにちは!株式会社ギャプライズ HR推進室の川満です!

ギャプライズでは、2020年3月2日から徐々にリモートワークに移行してきました。今回はギャプライズが約1年「どう向き合ってきたか」 「どのようにリモートワークに取り組んできたのか」をお伝えしていきます。この記事を読まれる皆様の参考に少しでもなれば幸いです。

■ギャプライズとしてどう向き合ってきたか

ここまで長期間のリモートワークはもちろん初めてですし、事態がいつごろ収束するのか読めない状況のなかではありましたが、私たちギャプライズができること、本当の意味で向き合えることは、アイデンティティである『四方よし(世界、顧客、パートナー、自社)』を追求し続けながらも「自分自身がコントロールできることに集中」「個別最適ではなく全体最適を優先」「感謝」の3点に尽きると考え日々を乗り越えてきました。

「ギャプライズ式リモートワーク」をはじめてから約1年間で、私たちギャプライズが新しいワークスタイルに感じた課題やその後の変更点など、開始当初の記事も交えながら、これまでの変化を少しでも感じていただけましたら幸いです。

■気軽に話しかけられる環境づくり

リモートワークの運用を始めてから「相談したいときにすぐに声をかけられない」「相手の感情がわかりにくい」「全体のコミュニケーション量が減ってしまうのでは?」という懸念が挙げられたため、下記3点の取り組みをおこなってきました。

①勤務中にZoomを繋いだままにすることで、みんなの顔や声が見えるようにする
②オンラインでの全社集会をインタラクティブに開催する
③誰でも参加可能なゆる企画(オンラインコンテンツ)をメンバーが主体的に開催

どれもコミュニケーションを円滑にとるための取り組みでしたが、「今よりも、皆が快適に仕事ができる環境」を追及し続けた結果、下記3点の運用へ変更しました。


①バーチャルオフィス「oVice」の導入

全社でリモートワークの改善アンケートを実施した結果、Zoomの常時接続に関して「生活音や部屋が見えることで生活感が出てしまう」「所属部署内だけでの繋ぎっぱなしに大きな効果を感じない」「思いのほか通信料がかかる」など様々な意見が挙がりました。結果として、Zoomの常時接続を廃止し、バーチャルオフィスの「oVice」を導入。実際のオフィスのように、どこに誰がいて、声をかけても大丈夫かわかる状態へ改善、また打ち合わせなどで離席をする場合は各自がステータス変更をおこなうことで、個別の状況が把握できるようになりました。

②夕礼から昼礼への変更

コロナ禍以前のオフィスワークをしていたときと同じく、リモートワーク期間中でも毎月1回1時間の夕礼をオンラインで開催してきました。こちらも改善アンケートにて「月1回では情報の共有が遅くはないか?」と情報の鮮度向上を求める意見があり「月1回1時間の夕礼」から「週1回30分の昼礼」へと変更しました。1回あたりにかけていた時間を大幅に削減、また打ち合わせの多い夕方の時間帯からお昼どきの開催に変更することで業務上も参加しやすくなり、結果として、会社全体や各事業部情報の透明性を上げることができました。加えて、新たな取り組みとして、月に1度は1時間のロングver.の昼礼をおこない、各事業部の「ビジョン」「ミッション」「バリュー」へ対する取り組みの共有、個人のバリューの体現や活躍への称賛をするなど、理念に関して全員で考え振り返る時間を設けています。

③フレックス勤務制度に、リアルコミュニケーションのためのコアタイムを追加

時差出勤などの感染対策をとりつつも、週2回は対面でのコミュニケーションが取れるように、オフィスワークを取り入れてきましたが、各事業部のリアルコミュニケーション実施のため、コアタイム(10:00~16:00)を追加しました。その他にも各事業部の出社をシフト制にし、曜日ごとに出社日が振り分けられ、対面での横軸コミュニケーションが発生しない部署が出ないようにしています。

※ただし、緊急事態宣言中は不要不急の出社は禁止のため、原則リモートワークです。
※コアタイムとは、フレックス勤務制度が適用されていても、その時間は必ず勤務しなければならない時間帯を指します。

■リモートワークによる、オフィスの縮小

ギャプライズではリモートワーク移行に伴い、コストやオフィスのレイアウトを見直し、オフィスを縮小しました。家具により分断されていた仕切りをなくし、オンラインミーティングなどで声を出せるフリー席スペースこそ増やしましたが、全てのデスクと会議室に飛沫防止のためのアクリル板、消毒液やティッシュ設置などの感染対策をおこなっています。また、オフィスの一画に「集中ワークブース」という扉付きの個室を設置。作業環境をフリー席スペースから集中ワークブースに切り替えることで、気持ちも切り替わり、作業効率が上がる効果が期待できます。今後もギャプライズでは、オフィス縮小によるコストの削減分をワークスタイルの改革費用(在宅勤務手当など)や新設備費用に充てるなどし、メンバーがより快適かつ生産的に働けるよう改善を続けていきます。

ギャプライズでは、これからも日々の業務を楽しくポジティブに過ごしていくために、全メンバーで試行錯誤しながら引き続きワークスタイルの変革に取り組んでいきます。詳しいお話が聞きたい方はぜひオフィスもしくはオンライン面談にお越しくださいませ!

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