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『あなた』に自然な笑顔で仕事を楽しんでほしいから。フクロウラボ流、7つの入社オンボーディング

こんにちは、採用広報担当の紙谷です。ついに新元号が発表され、新年度が始まりました。4月から新しい会社へ入社し、人間関係や生活環境がガラッと変わったという方も多いのではないでしょうか。

新しい環境に飛び込んだ時に本来の力を発揮できるかは、本人の頑張りや経験だけに依存すべきではないと思います。どんなに本人にやる気や知識/経験があったとしても、それを引き出せる環境でないと良いアウトプットは生まれません。

前回記事の中で、『新メンバーを戦力化し会社を好きになってもらうために、オンボーディングプロセスを整備する必要性を感じていました』と代表の清水さんが話しています。フクロウラボは、入社いただいた新しい仲間にポジティブな環境で仕事に取り組んでほしい、そうすることで良質なアウトプットができるはずと考え、受け入れ体制の整備にも力を入れています。『入社オンボーディング』と読んでいるこの一連のプロセスを、具体的な施策も含めてまとめてみました。

■『オンボーディング』ってどういう意味?

オンボーディングとは、『on-board』つまり『船や飛行機に乗っている』状態を表す形容詞から派生した造語です。企業による新規採用者の受け入れプロセスを意味します。これまでは新入社員のオリエンテーションなど初期段階の研修が一般的でしたが、近年は入社直後の特有な課題解決に役立つ『オンボーディング』という概念が注目を集めています。

オンボーディングは単なる会社説明や新人教育だけを目的とせず、従業員の戦力化~定着まで視野に入れます。入社オンボーディング=『新しく組織にジョインしたメンバーが早く活躍できるように、組織としてサポートする仕組み』ということですね。

【フクロウラボオンボーディング定義】
・目的:新メンバーが組織で働く上で、働くメンバー/文化に慣れる
・ゴール:新メンバーが自然な笑顔で仕事を楽しみ、会社を少しでもスキになっている状態

新しい職場でまず足枷となることは『わからない』というストレス。そして『誰に聞けばいいのかわからない』『周りの人に聞きづらい』などの心理的負担が原因となる場合が多いのではないでしょうか。新メンバーが活躍できる環境を作り、組織に定着するためには

・適切に情報を伝える
・心理的安全性を高める

の2つを仕組み化することがポイントだと考えています。

ここからは、新メンバーにとって心理的安全性の高い環境を実現するべく私たちが取り組んでいることをご紹介していきます。

■心理的安全性を高める7つの『入社オンボーディング』

余談ですが、フクロウラボの入社オンボーディングは昨年6月頃から導入されたもので、それまでは正直整った仕組みはありませんでした...。以前からカルチャーフィットを大切にして採用を行っていましたが、そのカルチャーを入社時に共有する資料はなく、具体的な業務内容のOJT資料が少々あるくらい。自然発生的に新メンバーを誘ってランチに行くなどはしていましたが、あまり新メンバーにとって親切な環境ではありませんでした。

そのため、早い段階から新メンバーが自然な笑顔で仕事を楽しめるように、『新メンバーの伴走を仕組化する』というミッションのもと、現在は以下の7つをオンボーディングとしてパッケージングしています。

1.選考段階でメンバーの8割と接する機会を提供
2.入社前から全力で情報開示
3.不安をワクワクに変える、入社前日メール
4.三方向からの入社オリエンテーション
5.ウェルカムランチ制度
6.ライフラインチャートの発表
7.人事との1on1

それぞれ詳細はこんな感じです。

《1.選考段階でメンバーの8割と接する機会を提供》

これは選考段階で実施しているため、入社オンボーディングには含まれないかもしれませんが...。1次選考後に料理部や採用ランチなどに参加いただき、既存メンバーと直接話す場を持つことを提案しています。

一般的に、選考段階で多くのメンバーから本音を聞ける機会はあまりないと思います。ですが、実際にどんな人達と働くのか知った上で入社を決められることは、実はとても重要なこと。どんなに会社のミッションやビジョン、事業内容に共感して福利厚生が充実していても、人間関係が合わなければお互いに不幸な結果になりかねません。メンバーと話すことで、会社の良いところも伸びしろも見極めていただきたいと思っています。これは、『裏表なく全て話すよ、その上であなたと一緒に働きたいんだ』というメッセージでもあります

《2入社前から全力で情報開示》

内定後、入社準備と同時進行で入社後に使うアカウントを共有しています。すでに仲間であるという前提のもと可能な範囲で情報を開示し、主体的にキャッチアップしてもらうためです。メールやチャットで社内外のリアルな会話を見られたり、社内Wikiのような資料コンテンツも閲覧できます。入社前からチャットで会話に参加してくれる人もいます(笑)。

《3.不安をワクワクに変える、入社前日メール》

特筆すべきトピックスでもないですが、挨拶はコミュニケーションの基本です。『明日からよろしくね』の気持ちと共に、初日のタイムテーブルとオリエンテーション資料を共有しています。入社初日って、何をするのか意外と気になると思うんですよね。安心して出勤してほしいという少しばかりの配慮と、ウェルカムランチがあるからお弁当持ってこないでね!という意味も込めて送っています。

《4.三方向からの入社オリエンテーション》

フクロウラボのオリエンテーションは3種類あります。入社初日と2日目で、計3~4時間ほどかけて行います。

▼1つ目は代表清水さんのオリエンテーション
会社のカルチャーやバリュー、仕事をする上で大切にしているスタンスをトップメッセージとして最初に語ってもらいます。
暑苦しくはないのに、淡々と話す裏に潜む熱量がすごいです。ちなみに清水さんは報告会などの度に視覚的に伝わりやすい資料を作成し、価値観を共有してくれます。社長としての考えをきちんと言語化し、メンバーに伝える努力をし続けるということは、組織の一体感を醸成する上でとても重要だなと思います(このあたりはまた別の記事にまとめます)。

▼2つ目は人事オリエンテーション『Welcome Pack』
システムツールの使い方や各申請方法などの社内ルール、イベントや部活の紹介など、メンバーに知っておいて欲しい情報を『Welcome Pack』というオリエン資料に詰め込んでいます。ここでも、『あなたに早く楽しく活躍してほしいから、「わからないストレス」はできるだけなくして、遠慮なく羽ばたいてね!』という気持ちで話をしています。資料の中には『メンバー紹介カード』という既存メンバーのキャラクターが伝わるような自己紹介カードも入っているんです。メンバーが増えてきたことと、自席以外の場所で作業することも多々あるため、入社後の数週間は重宝したと好評です。この『Welcome Pack』は現在も、新メンバーの声を聞きながら、必要な情報を足し引きしてアップデートし続けています。

▼3つ目はMgr陣からの事業説明オリエンテーション
ビジネスモデルや事業優位性をお伝えした上で、入社直後の業務/そこから広がっていく業務が、一体何のためのものなのかを理解いただける内容になっています。1つひとつの業務に意味があることを最初に知っているといないとでは、将来的な成長や成果に大きく差がついていくためです。また、『会社としてあなたにはこんな役割を期待している』ということを最初にしっかり伝えることも大切にしています。組織の一員としてどのピースをはめていくべきなのかをすり合わせ、全員でひとつのパズルを完成させる。全員がそれぞれのユニークなスキルを発揮して、より良い価値提供を目指しています。

《5.入社後5日は引っ張りだこ!?なウェルカムランチ》

前述したように、これまで任意でメンターや配属先チームメンバーなどが新メンバーをランチに誘い、積極的にコミュニケーションを図る慣習はありました。オンボーディングの導入にあたり、これを制度化しました。新メンバーが入ると早いもの勝ちで、入れ代わり立ち代わり色々なメンバーでランチに行っています。もちろんランチ代は会社負担。特に他部署のメンバーとは入社後すぐには話す機会が少ないものですが、ウェルカムランチで気軽にはじめの一歩を踏みだせていると感じます。ということで、これからフクロウラボに入社していただく方は、入社1週間程度はランチに誘われまくることを覚悟してくださいね!(笑)

《6.コミュニケーションを加速する、ライフラインチャート発表》

ライフラインチャートとは、こういうやつです。

これまでの人生で感動したこと、テンション上がったこと、ハマったものや悔しかったことなどをチャート化して発表してもらっています。自己紹介で名前や前職どんなことをしていたか話してもらうだけでは、その人のキャラクターまで深く知れないこともあります。でも、これまでの人生をチャートにすると、面白いほどその人の『人となり』が見えてくるんです。共通の趣味が見つかったり、何で喜ぶ人なのか、どういうことにストレスを感じやすいのかなど。バックグラウンドを知ることで理解が深まり、その後のコミュニケーションが円滑になっています。

ちなみに1人で発表するのはハードルが高いので、メンターがツッコミ役としてフォローします。事前準備を通し、業務外でメンターと新メンバーがコミュニケーションを深める意味でも活用しています。

《7.コンシェルジュのような役割を担う、人事1on1》

入社して慣れるまでの心理的安全性を担保するため、入社2週間後/2ヶ月後に人事との1on1を実施しています。要は『何か困ってない?何でも聞いて~!』という場です。具体的な業務についてはメンターが一番の問い合わせ先となりますが、それ以外の会社のシステムやカルチャーなど気になることをなんでも聞けるコンシェルジュ的な立ち位置として、受け入れ体制を作っています。

■アップデートし続ける

実際にオンボーディングを導入してみて、受け手である新メンバーはからはこんな感想をもらいました。

入社前から社内ツールに入れてもらい、お陰で多少慣れることができたので助かりました。先回りして情報のキャッチアップができ、業務の進め方が雰囲気レベルでわかるので入社時に楽でしたね。
ライフラインチャートの発表前日は、緊張しました(笑)!でも自分のことを知ってもらえるのは良いかも。それがキッカケで話しかけてもらったり、いじってもらえることもありましたね。メンバーが過去に発表した内容も見られるので相互理解が深まると思いますし、ぜひ続けてほしいです。
ウェルカムランチがよかったです!同じ部署のメンバーは、人柄がわかり業務上で聞きたいことがある時に話しかけやすくなりました。他部署のメンバーとも話す機会があることで、会社全体の雰囲気をいち早く把握できました。

組織が大きくなるにつれ、入社段階で伝えておきたいメッセージは変化していきます。そして根幹として揺るぎない、変わらない部分もあります。フクロウラボの入社オンボーディングはまだ作り始めて1年も経っていない赤ちゃん状態ですが、定期的に振り返り、既存メンバー/新メンバー双方の意見をヒアリングしながら現在もすくすくと成長中です。

■共に組織をつくる、管理部責任者を探しています。

『ゴール:新メンバーが自然な笑顔で仕事を楽しみ、会社を少しでもスキになっている状態』を作り、そして維持できるように、今後も組織フェーズや働くメンバーのニーズに合わせてより良い状態にに磨き続けていきたいと思います。少しでも、フクロウラボの組織づくりに興味をもっていただけた方、ぜひ一度お話しませんか?エントリーお待ちしております!

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