人事総務 問い合わせ窓口Bot『ソームん』デビュー！

人事総務でお仕事をしていると、物を購入や出張に行った時の費用精算、お客様との接待といったお金にまつわる事柄や、有給休暇のこと、特別休暇のことなどお休みに関する事、そして結婚や出産・育休やお子様の入学などライフイベントなど様々な問い合わせがたくさんきます。

こういった事柄は会社に申請が必要ですが申請に必要な手続きや書類なども様々。なので
「あれ？この場合って証憑書類いるんだっけ。いらないんだっけ」
「この手続きってどの申請ワークフローで行うんだっけ」
「誰に何を出せばいいのか分からない！」
となりがちです。

私も人事総務に属してはいるものの覚えきれていないので、質問があったら毎度社内規定や関連規定の文書を紐解き、回答しています。

が、ある日、
「聞いてくる方も人事総務にチャットを打ったり、座席まで来て質問するのは面倒では？」
「一回聞いたことあるけど、久しぶりすぎて忘れてしまい、また聞くのは忍びないのでは」
とふと思ったのです。

これって『システム』で解決できる問題ではないか。
省人・省力化の余地があるのではないか！と思い立ったわけなのです。

解決策→Bot化

では省人・省力化をどう実現するかを考えてみました。
・索引的なものをExcelで作って配布する
・MicrosoftのOnenoteとかにまとめて共有する
等々色々考えてみたものの、“今っぽくない”感があり、また作ってもあまり使われなさそうだなと感じました。そこでChatGPTに解決策を聞いてみようと思ったその時、

これだ！！

天啓でした。
生成AIが昨今爆発的普及をした要因は何だったか。そう、AIが「Chat」形式で気軽に利用できるようになったからなのです！！！（諸説あり）
人事総務への問い合わせもChat形式で問合せ、自動返信するようなものにしたらどうか。
いつでもどこでも使えるし、相手が忙しそうか否かも関係ない。同じ質問を何度してもいい。
そんな敷居の低いChatBotがあれば使ってもらえるのではと思ったのです。

方針は決まったので、具体的に何の媒体で作るかですが・・

Copilot Studio、君に決めた！

弊社では社内外のコミュニケーションツールとしてMicrosoftTeamsを利用しています。おあつらえ向きにCopilotも使えるので、Copilotベースのチャットツールを作れるCopilotStudioを使ってChat Botを作ってみることにしました。

で、完成品がこちらです。

開発当初は「総務ヘルパー」という名前で作ってたのですが、上司から「味気なくない？」と言われたのでネーミングセンス０の私がキャラクターデザインから生み出したのが「ソームん」です！

ソームんに質問するといくつかの質問をしてくるのでそれに答えるだけで、申請の仕方や必要書類を教えてくれるChatBotです。↑の例では出張の精算について質問すると「国内」か「国外」か、さらに金額の範囲などを自動返信で質問してきているのが分かると思います。

2月頭にリリースしたソームんですが、どれだけ利用されているかという情報もCopilotStudioから取得できたので見てみました。2月1日～28日までの間に50件超の利用があり、その内半分は解決に至っているという結果がでていました。

まだ生まれたてではありますが、これだけの結果は順調な出発の証左と言えるのではないでしょうか！
ソームんが従業員から愛されるChatになれるようにこれからもっと内容を充実させていきたいと思います。

ソームん以外にも現在AIチャットBotをこっそり開発中です。
こちらもできたらお披露目したいと思っています。お楽しみに♪