Digeonの井上です。バックオフィス全般を担当しています。

Digeonでは、バックオフィス業務を私１人でやってきたのですが、事業が拡大していくことで、手が回らなくなってきました。

そのため、直近、コーポレートスタッフの募集を開始しました。

現在、バックオフィスとしてDigeonでやっていることを書いていきたいと思います。

経理・会計

会計ソフトは「freee会計」を使用しています。

私が税理士事務所出身ということもありまして、もちろん自計化し、月次で締めています。

税務申告につきましても、「freee申告」「e-Tax」「eLTAX」を用いて私が申告書を書いております。

経理の難易度としては、現状としては、そこまで難しくないと思います。

DXパートナー事業が、ソフトウェアの開発業務となりますので、工事完成基準で売上を計上しています。

そのため、仕掛品の計算が少し煩雑ですが、それくらいです。

仕掛品に係るエンジニアの人件費については、「freee工数管理」を用いて、各プロジェクトに配賦しています。

請求書の作成も「freee販売」を用いていますので、作成と同時に売上と売掛金が計上されますし、メインで動かしている銀行口座をAPI連携により明細を取り込んでいます。

mailで受け取った領収書や請求書もGASやfree APIを用いて自動でfreeeのファイルボックスに格納されるようにもしています。

手入力で数字を入力する作業はかなり少なくできています。

支払業務については、ネットバンクやクレジットカードを用いて行ってますので、銀行へ行くことはほとんどないです。

税金納付等についても、e-TaxやeLTAXから行っています。

もっともっと効率化できる部分があるので、進めていきたいと思ってます。

労務・給与計算

社内の労務管理としては、「freee人事労務」を使用しています。

勤怠・打刻については、freee API・GAS・Slack API・Zapierを利用し、Slackのスラッシュコマンドで簡単に打刻ができるようにしたりしてます。

給与計算は、計算ロジックはあらかじめfreee人事労務で組んでいますので、従業員の勤怠入力に不備がなければ、自動で計算が終了するようになっています。

年末調整についても、freee人事労務を用いて、社内で完結させています。

社労士と顧問契約を結んでいますので、入退職手続きや就業規則改訂等については、社労士に依頼をしています。

月１で社労士と打合せをし、労務関係の相談を受けてもらっています。

社会保険事務としては、入退職以外の、「定時決定」「随時改定」「労働保険料申告」等は、freee人事労務やe-Govを用いて私が行っています。

法務・知財

契約締結業務は、基本的には「CloudSign」を用いて電子署名で完結させています。

ただ、顧客の中には紙媒体でないとNGなところもありますので、その場合には、契約書の製本や郵送の作業をしていますが、全体の割合としては少数です。

契約書のレビューや作成については、私が行っています。

作成について、頻出する契約書については、社内書式として契約書の雛形を用意してますので、作業としては少し書き換える程度の作業にはなります。

作成した契約書について、先方から条文等の変更の要望があれば、調整作業をしたりもします。

先方から送られてきた契約書に対するレビューについても、こちらの要望を申し出て調整する作業があります。

契約関連の法務については、ややこしくなりそうな事案については、弁護士に相談し、対処して頂くようにしています。

登記作業については、基本的には司法書士に依頼せずに、私が行っています。

「申請用総合ソフト」「電子証明書」を用いて、基本的に電子で完結させるようにしています。

知財については、商標権の登録をしています。

登録については、弁理士へ依頼をしています。

情シス

社内ツールの管理については、バックオフィスが行っています。

入退職時のアカウントの付与や削除、権限管理等を行っています。

社内用の全社で利用する業務システムの構築・運用もバックオフィスで行っています。

各種申請の仕組み等は、Slack API、GAS、Zapierを用いて構築しています。

DigeonではISMS認証を取得しています。

ISMS認証の継続については、バックオフィスが主導で行っています。

ISMS構築については、「SecureNavi」を用いて文書を作成しています。

上げだすとキリがないですが、ざっくり、バックオフィスとしてはこんなことをしているかなと思います。

私としては、他には、取締役として、人事・財務・社内規則構築・業務フロー構築などなどを行っています。

さいごに

事業が拡大するにつれて、取締役として、経営に関する事項に注力していきたいのですが、バックオフィス業務に時間がとられて、中々そっちにいけていないのが現状です。

上記に記載していることで、「手伝えそう」「色々やれそうで楽しそう」と感じれる方を本気で待っています。

Digeonでは、「良いね！」と思った施策はガンガン採用して、バックオフィスを構築していってます。

今までやりたかったけどできなかったことを実現できると思います。

今まで１領域でしか事務をしていなかったけど、バックオフィス全般を知りたいという方には、私が教えれることは全部教えます。

Digeonはソフトウェア・AIの会社ですので、そういった知識も自然と身についていきます。

やる気のある方、募集してます！

おまけ

個人的に、社会人大学院に通ってまして、現在、論文執筆作業に追われていますが、ものすごくコーポレートスタッフを募集しているので、走り書きでこのストーリーを書きました。