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リモートワークの情報を一元管理。イシュー解決につながるoVice社流Notion活用術

世界中にいるメンバー全員がリモートワークで働くoVice社では、必要な情報に誰でもすぐにアクセスできる環境づくりに取り組んでいます。

そこで大活躍中のツールが「Notion」。Notionとは、メモ作成、プロジェクト管理、タスク管理など、さまざまな情報を集約するオールインワンワークスペースです。

新メンバーがoVice入社して驚いたことの中に「Notion利用が徹底されている!」という声が挙がるほど、oVice社の業務においてNotionは欠かせません。

今回の記事では、リモートでのワークフローを快適にする、oVice社流のNotionの使い方をご紹介したいと思います。

全員がNotionを使いこなすためのガイドライン

oVice社では、国ごと、部門ごとにおける情報の分断をなくすためにNotionを導入しました。多機能なNotionをグローバルなメンバーと共通認識を持って活用するために、独自のガイドラインを用意しています。

なんと言っても、これまで複数のツールで管理していた業務を一元管理できることがNotionの魅力。使わない日は無いと言っても過言ではありません。

▼Notionの用途
・ドキュメンテーション(議事録、執筆、メモ等)
・プロジェクト・タスク管理
・スケジュール管理
・オンボーディング
・社内Wiki作成

そんなNotionを全員があらゆる場面で使用しやすいように3つの運用ルールを設けています。「情報は全てNotionに集約する」という意識を持つことが大切です。

▼3つの運用ルール
①oViceに関わる情報ならなんでもNotionに集約しよう
②誰が見てもわかりやすいようにドキュメントをつくろう
③部門ごとに管理しよう

仕事の目的と働き方(カルチャー)の視点から、ぜひ自社に合ったオリジナルのガイドラインを設計してみてください。

ここからは、oVice社ならではのNotionの活用法をお伝えします。

自らがissueを発見し、自らがissueを解決するための「Kanban Issue」

oVice社ではタスク=仕事ではなく、イシューの発見&解決こそが仕事だと考えています。

そんな独自のカルチャーを体現するIssueボードをチーム毎にNotionで作成。会社全体・チームで進んでいる施策の一覧で確認することができます。

イシューに取り組むためのテンプレートも用意。目的意識を持って、プロジェクトを進行できるようアシストするフレームワークが準備されています。

プロジェクトの進行管理だけでなく、振り返りまで一連のフローに組み込まれています。

最高な気分で働くためのオンボーディングページ

oVice社ではもちろん入社時のオンボーディングもリモート。oVice、Slack、Notionを使い、セルフオンボーディングができるよう体制を整えています。

Notionには主に入社に際して必要な情報をまとめています。

全体、グローバル、日本それぞれのポータルページも用意。右も左もわからない入社時に迷うことが無いように、「ここを見れば安心!」と思えるページづくりを心がけています。

「全員が参照すべき情報はなにか」を取捨選択して、重要度の高い情報から並べると、利便性の高いページになります。

業務内容ごとに最適化された部署ページ

エリア(言語)ごとだけでなく、部署ごとのページも作成。それぞれの部署により業務内容に合わせてカスタマイズしています。

▼エンジニア部門

▼HR部門

この記事を書いている広報部門でも、Notionは大活躍。ミーティングログや、他チームとの連携、記事管理などに使用しています。

ページの上部に、ページの目的・Good(活用法)・Bad(NGな行為)をまとめると、使い方が一目瞭然です。

oVice社のNotion活用法を一挙ご紹介

oVice社のNotionにはご紹介しきれないほどのページが存在します。思わず読み込んでしまうページから、対外的な活用までご紹介します。

▼oViceで働くメンバーの自己紹介ページ。基本的なプロフィールから、住んだことのある場所、趣味、性格診断、oViceに入社したきっかけなど会話のきっかけとなる情報を知ることができます。

▼社内向けだけでなく、oViceのユーザー向けのヘルプページもNotionで作成。更新性が高いため、サービスのアップデート情報やお客様からいただいた声をすぐに反映することができます。

▼oViceのレイアウト一覧をまとめたギャラリーページ。画像も見やすく、管理もスムーズです。

▼oViceを使ってNotion勉強会を開催したことも。アーカイブ動画をNotionにアップしています。


ひとつのツールで何役も果たしてくれるNotionはリモートワーク企業の味方。活用しない手はありません。

oVice社流のNotion活用法がリモートワークや、ハイブリッドワークの一助となれば嬉しいです。

▼oVice社流のSlackの使い方もご紹介しています。

▼oViceでは様々なポジションで一緒に働く仲間を募集中です!(採用ページもNotionで作成しています)

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