ハーツネクストではこれまで、Excelのみで勤怠管理・給与計算・契約管理を行っていました。しかし、昨年の夏頃から約半年以上にわたり検討を重ね、ついに今月、新たな派遣システム「マッチング1st」（ブレインラボ社製）を導入しました。

今回は、システム選定のポイントや導入に至るまでの課題について共有したいと思います。

導入の背景

Excelでの情報管理には、以下のような課題がありました。

1. 同時作業の難しさ
   Excelは排他的な仕様のため、同時進行で業務を進めることができず、作業効率が低下。
2. 個別対応によるリソース負担
   カスタマイズ性が高い分、各担当者ごとに異なる管理方法が生まれ、人的コストが増大。
3. 情報検索の手間
   業務に必要なスタッフ情報を探すのに時間がかかる。
4. 営業業務への支障
   スタッフとのやり取りが営業担当の電話対応に依存し、営業活動に割く時間が減少。

このような理由から、スタッフ情報の一元管理が可能で、営業支援や顧客管理（CRM）などの機能を備えたクラウド型システムの導入が不可欠でした。実際、現在では派遣業界でこのようなシステムを導入していない企業は少なくなっています。

システム選定の基準

複数のシステムを比較検討し、以下のポイントを重視しました。

1. コスト
2. • 初期費用は10万～150万円程度。
   • 初期費用が高い場合、月額サブスクリプション費用が低めの傾向。
   • 5年ほど利用する場合、初期費用を支払っておく方がコストを抑えられる。
   • 月額使用料は1アカウント数千円～1万円程度。
2. 使いやすさ（インターフェース）
3. • 旧来の灰色基調の画面より、視認性の高いデザインを希望。
   • 「マッチング1st」は、オレンジ色の柔らかい印象のTOP画面で、視認性と操作性が良い。
   • 多機能ながら帳票カスタマイズが可能。
   • 帳票はExcelで出力可能。
3. 機能
4. • 自動的に法改正に対応した契約帳票の出力。
   • 標準装備のメール送信機能。

導入までに苦労した点

1. 基準の決定とメンバーの不安解消
2. • どこまでの業務範囲をシステム化するか（契約書のみ・勤怠管理も含めるか・年末調整まで対応するか）で意見が分かれ、調整に苦労。
   • 「マッチング1st」は、段階的に移行できるプラン設計だったため、スムーズに導入可能だった。
2. デモの実施時期と活用
3. • 1回目のデモは人の入れ替わりが多い時期だったため、十分に活用できず。
   • 2回目のデモは、現場メンバーと調整し、全員が期日までに使用・質問をまとめる形で実施。
   • 質問内容を整理し、マッチング1stの担当者から回答を得て、不安を一つずつ解消。
3. データ移行の方法
4. • 既存のデータベースがまとまっていないため、一括インポートができず。
   • 契約更新ごとにデータを1件ずつ入力し、6～9か月かけて移行を完了させる計画。
4. 導入後のサポート
5. • 「サクセスプラン」のオプションに加入し、チャットやメールでの迅速な対応を受けられるように。
   • 初月はキックオフミーティングを実施し、週1回の定期MTGを設定。
   • ハーツネクストの運用に合わせたアドバイスを受けながら導入を進めている。

まとめ

長年のExcel管理から脱却し、ついにクラウド型派遣システム「マッチング1st」を導入しました。システム選定・導入プロセスでは、多くの課題がありましたが、メンバーの意見を調整しながら、最適な形で進めることができました。

今後も、新しいシステムを最大限活用し、業務の効率化と営業活動の強化を目指していきます！