生産性の高い会議を実現するためのポイント【BODコラム】

こんにちは、広報の金子です。本日は、「生産性が高い会議」を実現するための、当社の取り組みを共有いたします。

会議は組織内のコミュニケーションや意思決定に欠かせないプロセスですが、時間がかかるだけで何も決まらない「無駄な会議」に悩まされた方も多いのではないでしょうか。今回は、BODで実施している「有益で生産性の高い会議」にするためのノウハウや準備についてご紹介します。

明確な目的を設定する

会議を開く際には、まずその目的を明確にすることが重要です。何を決定するための会議なのか、どのような成果を期待するのかを事前に設定しましょう。目的が明確であればあるほど、参加者は議論の焦点を絞ることができ、効率的に進行できます。

アジェンダを事前に共有する

参加者全員に事前にアジェンダ（議題）を共有することで、会議の構成や流れを理解してもらうことができます。アジェンダには、議題の詳細、各議題の担当者、予定時間を記載し、時間管理の目安にします。これにより、会議をスムーズに進行させ、脱線を防ぐことができます。また、その際は議題となるたたき台を準備して会議に挑みましょう。

参加者の選定

会議は、必要な人だけを呼ぶことが肝心です。必要以上の参加者を招くと、意見がまとまらず、時間が長引く原因となります。必要な意思決定者や関係者を選定し、的確な討議ができるメンバーで構成しましょう。

時間の管理

会議の時間は事前に決めておき、参加者に知らせます。会議中は時間に注意しつつ進行し、各議題ごとの持ち時間を守るよう心がけましょう。タイムキーパーを任命し、時間管理を徹底するのも効果的です。

意見の全員参加を促す

会議を通じて参加者全員の意見を集めることは重要です。代表者だけが話すのではなく、すべての参加者が意見を述べられるよう、ファシリテーターが場をうまく回すことが求められます。全員が発言することで、会議後の手戻りや認識の不一致を防ぐことができます。また、多様な意見を取り入れることで、目的に応じたディスカッションをすることができます。そして会議では、議題で挙げた内容について、最終的に必ず何らかの決定を下すことを心掛けましょう。