Attack（株）代表取締役の村上篤志です。弊社は【TARGET】というサービスを通じて、主にスタートアップ／ベンチャー企業に対してWantedlyやビズリーチ、Green、キャリトレなどダイレクトリクルーティングメディアでの採用業務を支援しております。Wantedly Partners 認定企業にも選ばれており、Wantedlyでの企業情報や求人情報の作成、ダイレクトスカウト、フィード投稿などもサポートしております。

コロナウィルスの影響で在宅勤務やテレワークといったキーワードを耳にする機会が増えましたが、弊社は元々フルリモートでも働ける就労環境を整備しているため、特に大きな支障はなく、通常通り事業を推進しております。ちなみに今回の記事のタイトル画像は弊社の「社内ポータルサイト」のキャプチャ画面です。

またお客様もIT関連の事業を展開されている企業様が多いため、引き続き採用意欲は高い状況です。2020年4月は新たに2社様のプロジェクトがスタートし、既存のお客様からも追加オーダーをいただき、おかげさまで現時点で過去最高の月間プロジェクト数（月間最高売上を更新）となっております。

今回はコロナウィルスの影響で在宅勤務やテレワークを取り入れることになった企業様に少しでも参考になるよう、弊社の「フルリモート就労環境」のテクニックやノウハウを公開させていただきます。全部で「コミュニケーション手段」、「情報管理」、「人事労務」の3部構成となっており、前回は「コミュニケーション手段」について書かせていただきました。

今回は「情報管理」編になります！よろしければご覧ください！

目次

1. ■徹底的にG Suiteを使い倒す
2. ■社内ポータルサイトはGoogle Sitesで構築
3. ■Zapier＆Gmail＆チャットワークの連携

■徹底的にG Suiteを使い倒す

まず弊社も多くのスタートアップ／ベンチャー企業で導入されているG Suite（旧Google Apps：Google が提供するグループウェアサービス）を業務の基軸ソフト（アプリ）として使用しています。メールはGmail、ExcelではなくGoogleスプレッドシート、WordではなくGoogleドキュメント、PowerPointではなくGoogleスライド、という感じです。ただ、Googleスライドだけは使い勝手が良くないので、PowerPointで作成したファイルをPDF化して共有したりしています。

そして基本的にオフライン（自分のPC）にファイルを残さず、ファイル保管は必ずGoogleドライブを使用するようにしています。下記が弊社のGoogleドライブのキャプチャ画面です。お客様ごとにフォルダを作成し、各プロジェクトに関連するファイルを補完するようにしています。

【図】お客様ごとにフォルダ分けしたGoogleドライブ

チャットワークやSlackでファイルを受け渡したままにしておいた場合、後で「あれ？いつあのファイルをもらったんだっけ？」とチャットワークやSlackでファイルを検索することになりがちですが、そうならないようにチャットワークやSlackで受け渡したファイルも必ずGoogleドライブに保存するようにしています。

■社内ポータルサイトはGoogle Sitesで構築

社内に点在する様々な情報を一元管理し、かつ社員がその情報にアクセスしやすくするためには社内ポータルサイト（イントラネット）の存在は欠かせません。弊社はまだまだ社員数は少ないですが、物理的に離れて仕事をしている以上、オンライン上で（社内ポータルサイト上）全員に情報を発信することはとても重要だと考えています。

社内ポータルサイトを構築するための様々なITツールやWebサービスも検討しましたが、

・ある程度のクオリティのWebサイトが無料で簡単に構築可能
・GoogleスプレッドシートやGoogleスライドとの親和性が高い
・ドメイン（attack-inc.co.jp）によるアクセス制御が容易

というような理由から弊社では社内ポータルサイトをGoogle Sitesで構築することにしました。

ちなみに弊社の社内ポータルサイトは以下のようなページ構成で構築しています。

・営業関連 －受注＆ヨミ案件の管理、営業戦略の共有など
・業務関連 －全社MTGのスライド共有、Zoomなどのツール利用方法など
・経営関連 －業績（損益計算書）、現預金、決算資料など
・人事関連 －役割等級制度、福利厚生、就業規則、残業申請フォームなど
・事務関連 －経費精算、会議室予約方法、業務ツールリンクなど

あらためて見てみると全体的に名称が殺風景で、あまりMECEでもなく、「業務関連と「事務関連」って何が違うの？という感じもしますが（苦笑）、各コンテンツを定期的に更新しています。

今回のテーマからは離れますが、Attackでは「経営関連」のページで全社の収支状況（損益計算書）や銀行口座の入出金履歴など、経営に関わるお金の情報は包み隠さず全社員にリアルタイムで公開しています。

透明性の高い経営スタイルは代表取締役である自分自身に対して緊張感を高めてくれますし、社員にとっても会社に対する信頼度が上がると思っており、Attackの重要な経営方針のひとつです。

■Zapier＆Gmail＆チャットワークの連携

また前回の「コミュニケーション手段編」や次回の「人事労務編」とも関連する内容ですが、定常的な情報ではなく一時的な情報についてはチャットワーク内でやり取りする形式をとっています。その際「Zapier」を活用して、様々な連絡を自動化しています。

Zapier | The easiest way to automate your work
https://zapier.com

様々な自動化ツールが存在しますが、ZapierはGmailやSlackはもちろんチャットワークとも連携できるため、弊社では重宝しています。例えば弊社の場合、代表電話に掛かってきた電話は一度、ベルシステム24のコールセンターに繋がるようにしており、入電があった際には弊社の代表メールにベルシステム24からメール連絡が入るようになっています。以前はそのメールを該当する人に転送したり、メール内容をチャットワークにコピペしたりしていたのですが、今はメール受信後、Zapierで自動的にチャットワークにそのメールの内容を張り付けるように自動化しています。

【図】自動化された入電連絡

弊社の場合、大半のコミュニケーションはテキスト（メール、Slack、チャットワーク）で行われ、映像コミュニケーションの場合はZoom、音声コミュニケーションの場合は各自の携帯電話、という形を取っているため、代表電話の重要度が低いため、上記のような対応を取っています。

以上、今回はコロナウィルスの影響で在宅勤務やテレワークを取り入れることになった企業様に少しでも参考になるよう、弊社の「フルリモート就労環境」のテクニックやノウハウのうち「情報管理」にフォーカスして書かせていただきました。次回は「人事労務」について書かせていただきますので、よろしければそちらもご覧ください！

※スイマセン、最後に宣伝です※

弊社が提供している【TARGET】では多くのスタートアップ／ベンチャー企業様の採用をお手伝いしております。もし本サービスにご興味を持ってくださったスタートアップ／ベンチャー企業の代表の方、採用責任者の方がいらっしゃいましたら、ぜひお気軽に以下のLPからお問い合わせください！

【TARGET】LP
https://www.attack-inc.co.jp/target-lp/