こんにちは！インターン生の向井です。
今回は、【OB/OG訪問のコツ②】として、引き続きOB/OG訪問の流れとやるべきことについて解説していきます。
【OB/OG訪問のコツ①】コネがなくてもできるOB/OGの探し方を徹底解説！【就活トクトク情報vol.44】が前編となっておりますので、こちらも併せてご覧ください！
▼【OB/OG訪問のコツ①】コネがなくてもできるOB/OGの探し方を徹底解説！【就活トクトク情報vol.44】
前回は、
①OB/OG訪問の必要性と目的
②OB/OG訪問の流れとやるべきこと（OB/OGの探し方）
③ZEINについて
という内容をお話ししました。
実際のOB/OG訪問は、以下のような流れで行います。
今回は、OB/OGを探した後の②訪問依頼（アポの取り方）から⑤訪問終了後の作業まで、徹底解説します。当記事をお読みいただくことでOB/OG訪問をマスターし、就職活動を有利に進めていきましょう！
OB/OGを探すことができたら、訪問依頼を行います。
方法は以下のように大別されます。
では、上記二つの方法について、詳しく見ていきましょう。
前提として、電話での訪問依頼をする機会は少ないです。しかし、筆者の通う大学のキャリアセンターにある企業名簿に記載の連絡先が、企業の電話番号だったため、電話での依頼を行いました。OB/OG個人の電話にかけて依頼することはほとんどないと思われます。また、公式的な訪問依頼ルートが電話ではない場合、迷惑となる可能性があるため、控えた方が良いかと思われます。
では、実際の依頼の言い回しについて見てみましょう。
【電話での訪問依頼の例文】
「お忙しいところ、恐れ入ります。私、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。現在、就職活動を行っておりまして、大学のキャリアセンターから御社〇〇部の〇〇様のお名前を拝見し、お話を聞きしたくお電話させていただきました。〇〇様にお繋ぎいただくことはできますか？」
【注意すべき点】
内容を伝え、その場で訪問したい社員に繋いでもらえた場合、具体的な内容を話します。訪問を承諾してもらえた場合、日時や方法などについて調整します。電話口でメールアドレスを伝えメールでのやりとりに切り替える場合や、電話で全て決定する場合がありますが、相手にとって都合の良い方法に決めましょう。メールでのやり取りに変わった場合、下記のメール・メッセージの方法をご覧ください。
電話よりもメール・メッセージの方がツールとしては一般的ですが、言葉遣いやマナーなどに、特に注意する必要があります。
なぜなら、社会人はメールでの丁寧なコミュニケーションに慣れており、綺麗ではない文章やマナーに合っていないコミュニケーションに違和感を感じる可能性が高いためです。また、メールの場合は体裁が整っていないと、迷惑メールだと誤認される可能性もあります。
多忙な社会人が「読んでも良いかな」、「訪問を受け入れても良いかな」と思うようなメール・メッセージを心掛けましょう。
では、具体的な内容と例文を見てみましょう。
【最初に送信するメール例文】
件名：OB/OG訪問のお願い（〇〇大学 名前）
〇〇株式会社〇〇様
突然のご連絡失礼いたします。〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇と申します。
現在、私は就職活動を行っており、貴社のXX事業（XX職）について関心を抱いております。
関心を抱いている理由は、〜〜
そこで、貴社のXXで働かれている〇〇様にお話を伺いたく、ご連絡させていただきました。
XX分ほどお時間を頂き、お話させていただくことは可能でしょうか。
ご協力していただけるようでしたら、方法・日時等を調整させていただきたく存じます。
ご多忙の中大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。
〇〇（名前）
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
署名
【注意すべき点】
①メール送信時間帯
電話の場合と同様に、送信する時間に注意しましょう。電話ほど細かく時間帯を気にする必要はありませんが、土日、祝日や就業時間外は避けることが無難です。
②件名
簡潔にかつ内容を理解しやすい文章にしましょう。
③挨拶
コミュニケーションを取ったことがない相手のため、「突然のご連絡失礼いたします。」といった文章を記載しましょう。
例外として、OB/OG訪問媒体のメッセージ機能の場合は、「OB/OG訪問のために連絡する」ということが共通認識であるため、「初めまして」といった挨拶でも問題ありません。
④自己紹介
基本的には、大学名、学部名、学年、名前を記載し、相手に自分の立場が伝わるようにしましょう。
⑤訪問理由
わかりやすく、自分の言葉で記載しましょう。OB/OGによりますが、多数の訪問依頼を受け取っている場合があります。ありきたりな理由の場合、「インターネット上に掲載されているテンプレートをコピペしたのではないか？」と思われ、相手の気分を害してしまう可能性があります。そのため、自分の想いが伝わるよう、自分の言葉で書くことが大切です。
⑥依頼
依頼する立場として、訪問のイメージがつきやすい内容で丁寧に依頼しましょう。
相手は社会人で忙しい上に目上であるため、日程や方法などの候補は自分から提示し、相手に負担をかけないように注意する必要があります。
また、訪問の所要時間も伝える必要があります。OB/OGは業務の時間を割いて対応してくださるため、上限1時間程度が一般的ですが、話したい内容の量や相手の都合により、より短い時間で行うことも考慮に入れて検討しましょう。
依頼が承諾された場合、方法や日程調整に移りましょう。調整の際の例文は以下の通りです。
【依頼が承諾された場合の調整メール】
件名：OB/OG訪問のお願い（XX大学 名前）
〇〇株式会社〇〇様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇でございます。
OB/OG訪問依頼にご快諾いただきありがとうございます。
早速ですが日時につきまして、下記の候補の中から調整いただくことは可能でしょうか。
〇月〇日（〇）XX:00~XX:00
〇月〇日（〇〇）XX:00~XX:00
〇月〇日（〇）XX:00~XX:00
上記の中からの調整が難しいようでしたら、別の日時をご提示させていただきます。
また、方法は、〇〇や〇〇（web会議）を想定しておりますが、〇〇様のご都合で決定させていただきたく存じます。日時と方法が決定しましたら、会議リンクをお送りいたします。
お手数お掛けしますが、ご検討の程よろしくお願いいたします。
〇〇（名前）
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
署名
①日時や方法などの候補は、自分から提示する
先に記載しましたが、相手は目上の社会人で忙しく、自分がお願いする立場であるため、可能な限り負担をかけないように配慮する必要があります。日時については、候補を三つ以上提示しましょう。連絡した当日や次の日を候補に入れることはNGです。
また、方法に関しては、オンラインでの面談を想定して記載していますが、複数の方法（zoom、google meetなど）を提示できれば、相手が選択できるため親切です。企業によっては、使用可能なweb会議媒体が決まっている可能性もあるため、その際は、相手に合わせましょう。
②詳細決定後
日時や方法などが決まったら、ミーティングのリンクを作成し、同様にメールで送信しましょう。また、次項で紹介する「質問内容」についてもドキュメントファイルで同時に共有できると、OB/OGが質問内容を把握できるためより親切です。
ここまでで、「依頼」は完了です。
依頼が完了したら、当日までの準備を行います。
準備すべきことは、以下の二つです。
こちらも、オンラインでの訪問を想定して記載します。
まず環境に関しては、
こちらの三つが全て揃っている環境を選びましょう。
明るさについては、明るい場所で話すことで表情が良く見え、相手が気持ち良くコミュニケーションを取ることができます。そのため、逆光にならないような明るい場所で行いましょう。
静かさについても、雑音が入ると相手にとって聞き取りづらく、話しにくくなり、会話が円滑に進まなくなるため、静かな場所を選ぶようにしましょう。
通信環境については、オンラインで会話を行う際に、音声が途切れたり画面が固まったりしないような場所を選ぶようにしましょう。
上記の条件を基に場所を選ぶと、自宅で行うことが無難な場合が多いですが、難しい場合は個室のワークスペースといった場所がおすすめです。
服装に関しては、基本的にはフォーマルで清潔感のある服装（スーツ、ビジネスカジュアル）が無難ですが、OB/OGや勤める企業の方針に合わせることができればそれ以外でも問題ありません。
例えば、依頼時に「私服で大丈夫ですよ！」と言われた場合、派手でなければフォーマルな服装よりもカジュアルな服装の方が良いかと思われます。OB/OGによりますが、カジュアルな雰囲気で話したいと考える人もおり、その場合にフォーマルな服装だと余計な緊張感を与えてしまう可能性があります。また、企業としてドレスコードを定めていない場合もありますので、事前に確認した上でカジュアルな服装にすることは問題ないと思われます。
筆者は、「服装自由」と記載されていた大手企業の面接や面談などにはTシャツで臨んだこともありましたが、特に問題ありませんでした。
次に、話す内容についての準備について記載します。
話す内容を決定する際には、前回の記事でお話ししたOB/OG訪問の目的に合わせて考えましょう。
目的は、就職活動の段階によって異なる場合が多いです。
例えば、志望業界が定まっている時期には、業界内企業固有の情報を入手する必要があり、特定の企業に魅力を感じている場合には、その企業が自分に合っているのかを確認する必要があります。そして、選考を受けることになれば、選考で優位に立つための情報が必要です。
目的以外の注意点としては、より深い内容を聞き出すことが挙げられます。簡単な質問の答えは、説明会やインターネットで知る場合が多いため、予め情報を入手した上で、仮説を持って臨むべきです。
上記のような就活フェーズを想定し、ある程度の情報を入手した上で考えられるOB/OG訪問の目的は、以下の通りです。
■企業について知る
■企業が自分に合っているか確かめる
■選考で優位に立つための情報を入手する
上記のように目的に合った質問をすることで、有益な情報が入手できるでしょう。
また、訪問する相手によって質問を変えることも大切です。OB/OGの年次や配属部署により、知識の幅や深さが異なります。訪問するOB/OGに合った質問を考えることで、より有意義な時間にすることができます。
ここまで目的に沿って質問内容を紹介しましたが、目的に関わらず、筆者が個人的に聞いて良かったと思う内容も記載しておきます！
準備ができたら、いよいよ訪問です。考えるべき点は以下の二つです。
訪問の際の進行は、学生側が行う必要があります。会話をする機会であるため、畏まりすぎる必要はありませんが、スムーズかつ失礼のない進行をすることが最善です。
大事な点は、以下の二点です。
入室の際は、web会議媒体をスムーズに利用できる状態で入室しましょう。利用したことがない媒体の場合、カメラを起動できないといったトラブルが発生することがあるため、チェックした上で臨みましょう。すぐに起動できる準備が整っていれば、開始1〜2分前の入室で問題ありません。
退室の際は、相手が退室してから自分も退室するようにしましょう。
タイムマネジメントでは、決められた時間内で話したい内容を話し切れるようにすることが求められます。しかし、厳密に決めると会話がぎこちなくなることもあるため、柔軟に時間を調整できるとが良いでしょう。
スムーズに進行する方法の一つとしては、話題ごとに時間を決めておく方法がおすすめです。例えば、訪問時間が1時間の場合、全体として三つほど大テーマを決め、各テーマ20分ずつ話すといった分け方があります。
会話内容に関しては、聞きたい内容（本音）を聞き出すことを目標に考えましょう。
基本的に、準備した質問内容に従って聞いていけば問題ありません。しかし、形式的に進めすぎると、一問一答で会話がぎこちなくなり、相手が本音で答えているのかわからないような状況になってしまいます。
自然な会話のセンスがあれば問題ないですが、得意でない場合にぎこちなくなることを防ぐための策を講じる必要があります。
これら三つの方法は、相手によって使い分けるのが最適です。例えば、相手の役職が上位または、年次が高い場合は、経験談を深掘りすることで質の高い話を聞くことができる場合が多く、相手が若手の場合は、仕事に関する議論をすることで、お互いにとって有益な時間を作ることができる場合があります。
また、具体的な方法ではありませんが、相手の懐に入り込むことができると、通常は聞くことが難しい内容や本音を聞くことができる可能性が高まります。自己紹介や雑談など質問と関係ない話か懐に入ることもできるため、意識して取り組んでみても良いでしょう。
OB/OG訪問に気合いを入れていると、終了後に油断してしまいがちですが、より訪問を有意義にするためにも、終了後の作業にはしっかり取り組みましょう。
行うべきことは以下の二つです。
まず、協力してくれたOB/OGへ必ずお礼をしましょう。
当日中にメールで送る形で問題ありません。
また、もし他の社員と話してみたいと考えた場合、ここで紹介をお願いすることも一策です。訪問したOB/OGの人脈や忙しさなどにより不可能な場合もありますが、訪問したOB/OGに頼むことで、より自分の希望に合った社員を訪問する機会を獲得できることもあります。
振り返りについては、OB/OG訪問の目的ごとにすべきことが異なるため、先述の目的ごとに解説します。
■企業について知る
業界内の違いを言語化できるようにしましょう。
このフェーズでは、業界内の企業比較を行っているかと思われます。企業比較を行った上で志望度が定まってくるため、その手がかりとなる相違点を明確にしておきましょう。Excelやスプレッドシートなどを用いて表にしてまとめると、後で確認しやすくなるのでおすすめです。
■企業が自分に合っているか確かめる
自分が企業に求める基準と照合し、実際に入社しても問題ないかを確認しましょう。例えば、社員の雰囲気を基準として定めている場合、実際に話して感じたOB/OGの雰囲気や、OB/OGから聞いた他の社員の雰囲気などと、自分の求める内容を比較し、イメージしてみましょう。
■選考で優位に立つための情報を入手する
得た情報をまとめ、エントリーシートに記載する内容や、面接で話す内容に組み込みましょう。例えば、志望動機として面接で話す内容を入手しようとしていたのであれば、実際に口に出してみたり原稿に書き起こしてみたりすることで上手く伝わるか、説得力のある志望動機になっているかなどをチェックすると良いでしょう。
今回は、前回に引き続き、OB/OG訪問のコツについて紹介しました。
前回紹介した「OB/OGの探し方」と併せ、OB/OG訪問の全体像を知っていただき、成功させるコツを掴んでいただけると幸いです。
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▼【OB/OG訪問のコツ①】コネがなくてもできるOB/OGの探し方を徹底解説！【就活トクトク情報vol.44】（前編）
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