こんにちは。トレタ採用担当の金子です。

トレタではリモートワークがメインの働き方となり半年が経過しましたが、実は先日、オフィス面積を1/2に縮小リニューアルをしました。

オフィス縮小プロジェクトを担当した総務担当の毛利さんに、経緯や工夫したポイントをお話してもらいました！

毛利 美紗希　総務担当
新卒で税理士事務所へ入社し、試算表・税務申告書の作成を行う。2019年に総務としてトレタへ入社。オフィス全般の運用管理、全社会議・イベントの運営、福利厚生などを中心に担当。

オフィス縮小に至った経緯

トレタでは6月以降、リモート/出社を個人で選ぶ「違いを尊重する」働き方を導入していましたが、6〜8月の出社人数は平均10名と全社員の1割未満程度でした。

またフルリモート採用や地方在住制度が始まり、働き方がさらに多様化していくことが予測されることから、大規模なオフィス縮小を前提とし、最適な規模や機能を見直すことに決めました。

縮小後のレイアウト

これまでは、7Fと8Fの2フロアにオフィスが分かれており、それぞれのフロアに社員の固定席が配置されていました。以前のオフィスの様子はコチラの記事にてご覧ください。

縮小後は、7Fの全フロアを解約し、8Fフロアに全ての機能を集約しました。

1フロアを解約したことにより45%の面積を縮小

働き方の多様化に伴い最適なオフィス規模を見直した結果7Fの1フロアを解約しました。
Before:　1500平米　After:　840平米

全社員フリーアドレス化により50％の席数を削減

固定席を廃止し、フリーアドレスを導入することで座席数を大幅に削減しました。
Before:　197席　After:　96席

オフィス機能として重視したポイントや工夫

フリーアドレス化に伴う工夫

個人用ロッカーを導入
固定のデスク・キャビネットを廃止したため、個人の保管物を収納するためのロッカーを一人づつ割り振りしました。

郵便物削減の取り組みと対応
郵便物を減らす取り組みとして、書類ではなく請求書処理等をできるだけPDF化をしています。
個人宛の郵便物は部署毎の郵便BOXへ振り分けし、受取通知を希望の場合は書類画像を個人へ連絡を行なっています。

衛生面の配慮
感染症対策のため席の間隔を広く配置し、各デスクに消毒除菌シートを配置し、退勤時に利用したデスクの掃除を徹底するルールを導入しています。

コミュニケーションの場としてカフェスペース&カウンターを7Fから移設

解約した7Fフロアには社員同士の交流やイベントスペースとして機能していたカフェスペースとカウンターをそのまま、8Fに移すことにしました。
移設してからもドリップコーヒーを入れながら会話が生まれるなど、早速社内の交流スペースとして活躍しています。

フリーアドレスだからこそ、静かで集中できる業務ブースを設置

固定席がなくなったことで、静かな場所で集中したい向けの業務ブースも7Fから8Fに移設しました。フリーアドレスだからこそ、集中したい人に配慮が可能なオフィス機能を求めました。

オフィス縮小の効果

オフィス縮小を行ったことにより、結果として賃料は約50％の削減となりました。

また、空間がひとつのフロアになったことで出社している人同士が顔を見られるようになったので、以前よりも物理的にコミュニケーションがとりやすい環境になりました。

リモートワークがメインの働き方となりましたが、コミュニケーションの場として今後も社員の皆さんがオフィスを活用してくれたらいいなと思っています。

さいごに

働き方の多様化や、社会の情勢によって今後もオフィス機能に求められるものが変化していくかもしれません。

トレタでは今、私たちの会社に必要な最適なオフィス機能は何かを常に考えてアップデートしていきたいと思っています。

現在、面談や面接は原則オンラインで実施しております！
選考中のオフィス見学の希望があれば、調整することも可能ですのでお気軽に採用担当へお伝えください！