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【脱、人形会議】活気のあるオンライン会議の「なるほど」ポイント!創業時からフルリモートの会社に学ぶオンラインMTGのコツ

みなさんこんにちは!

「未来を自分で選択できる社会をつくる」を体現する会社、ニットの黒木です。

今週はニットのメンバーになりもうすぐ2ヶ月になる私が「ニットのここがすごい!」と思うポイントについてお話したいと思います。

すごいと思う点はいくつかあるのですが、その中で1番すごいな、あるいはいいなと思うのは、オンライン会議が退屈しないところです。リモートワークをしていると参加人数が多くなればなるほど、オンライン会議は退屈なものになると思います。

ところがニットでは毎週20人規模のオンライン会議を実施しているにも関わらず、いつも退屈しないのです。そこで今回、新参者として、「なぜニットの会議は退屈しないのか」を考えてみました。

「もっと活気のあるオンライン会議をしたい」、「Zoom MTGでみんなが人形のように固まっているのを何とかしたい」という方はぜひ参考にしてみてください。

<目次>
1、退屈しないってどういうこと?
2、オンライン会議のコツ①画面の中でリアクションする
3、オンライン会議のコツ②しゃべる機会を増やす
4、オンライン会議のコツ③司会・ファシリテーターを全員で順番に担当する
5、オンライン会議が退屈じゃなくなるとなにがいいの?

退屈しないってどういうこと?

退屈しない会議というのは、逆をいうと活発な会議となりますが、少し違う言い方として内職ができない会議とも言い換えられます。オンライン会議に参加する時、学生時代の授業中のように、手元で別のことをしている人も少なくないのではないでしょうか。

急ぎの案件などでどうしても対応が必要な場合もあるかもしれませんが、内職は多くの場合、「会議つまらんし、時間の無駄やな、仕事進めるかー」といった具合にやってしまうものだと思います。

そうなってくると会議で活発に意見が飛び交うのは難しいでしょうし、活発に意見が飛び交わないからこそ、どんどん会議が退屈になってしまいます。

このように考えていくと会議が退屈するかしないかは、会議が自分事になっているかなっていないかがポイントになりそうです。つまり退屈しない会議とは、自分と他の参加者がその場にいること・その時間をを自分事として捉えている会議だといえるでしょう。

オンライン会議のコツ①画面の中でリアクションする

オンライン会議のコツ、1つ目のポイントはニットのオンライン会議では画面の中で動きが活発ということです。たとえミュートになっていても拍手をしたり、手をあげたり、相手にわかるようにリアクションをとっているメンバーが多いです。

その結果話をする人が「聞いてもらっている」、「(言葉が)届いている」という感覚を持つことができ、発言しやすい状況が生まれています。

みなさんはどうでしょうか?普段、画面の中で相手に見えるリアクションをしていますか?

参加者1人1人、そしてメンバー全員が画面の中でリアクションできるようになれば、オンライン会議の雰囲気はかなり違ったものになりますので、ぜひ意識してやってみてください。

オンライン会議のコツ②しゃべる機会を増やす

2つ目のポイントはしゃべる機会の多さです。普段は雑談を交わす相手でも、人数が10人・20人になり、そのメンバーが全員画面に表示されているとなかなか発言しにくいものです。そして発言しないとやはり会議は退屈なものになってしまいます。

そこで、オンライン会議を実施する際にはブレイクアウトルームを活用し、少人数で発言する場を作りましょう。人数は3-4人が目安です。

少ない人数なら話を聞いておくだけというわけにはいきませんし、後でブレイクアウトして話すことがわかっていれば、その前の全体での話もちゃんと聞いておこうと思えるものです。

「オンライン会議でも、もっとみんなに発言してほしい」という思いがある場合は「全体での話+少人数でのしゃべる機会」という組み合わせでプログラムを見直してみてください。

オンライン会議のコツ③司会・ファシリテーターを全員で順番に担当する

司会やファシリテーターをやるには向き・不向きがあると思いますが、上手・下手はさておき、参加者全員で順番にやっていくことをおすすめします。

理由は、司会・ファシリテーターを経験し、進行を担当する人の気持ちがわかるようになれば、会議中ずっと無表情・ノーリアクション・ノーコメントで過ごしていいと思えるはずがないからです。

会議の進行をやってみると、参加している人のリアクションやコメントが本当にありがたいなと思えます。そして、表情を変えず微動だにしない人形のような参加者からはかなりの威圧感を感じることもわかるはずです。

全員が司会・ファシリテーターを担当することで、「自分がどう見えているのか」、「どうしたら進行役の人の気が楽になるか」を考えられるようになることが大切です。

オンライン会議が退屈じゃなくなるとなにがいいの?

オンライン会議を退屈にしないためのコツを3つ紹介しましたが、最後にオンライン会議が退屈じゃなくなるとなにがいいのかについて、話をしたいと思います。

一言でいうと、会議の時間が苦痛じゃなくなります。「オンライン会議の時間が退屈すぎて苦痛」という人って結構いるのではないでしょうか。

退屈で仕方ない、時間の無駄というふうに思ってしまう人はぜひ自分からリアクションをとってみてください。自分1人で浮くのが怖いという場合は、先輩でも同僚でも後輩でも、仲の良い人を誘ってみればいいと思います。

会議が退屈とか、もうちょっとどうにかならないのかなという感覚は大小あれど、多くの人が抱いているものです。自分からアクションを起こせばきっと何かが変わると思います。

ぜひがんばってください。

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それでは今日はこのあたりで。また来週お会いしましょう。

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