こんにちは。スタメン人事労務室 室長の岩田です。4年ぶりのスタメンnote執筆です。こちらの記事はnoteリレーに参加しています。

当初は自分のキャリアについて書こうかと思いましたが、他のメンバーのテーマもキャリアが多かったため止めまして、業務の振り返りにしました。
今年を振り返ってみると、大きなトピックとして人事労務システムの入れ替えがありました。

タイトルのとおり、SmartHRからマネーフォワードへ変えました。
前提として、私はどちらのプロダクトも好きですので、どちらが優れているという話ではありません。

むしろSmartHRのサービスも人もファンなので、リプレイスは苦渋の決断でした。。。

あくまで現在のスタメンに合うシステムへと最適化した話です。

リプレイス前の利用ツール

※マネーフォワードクラウドシリーズは以下、MF〜と記載します。

この布陣、どうしてこうなった！？

人事労務を担当して2年、私はこの「こじれた」ツール構成に疑問を感じていました。

重複するツール間の手作業とミスリスクが常態化していたのが実情です（チームの検証体制が素晴らしく運用でこれらをカバーしていました）。

具体的な課題は以下2つです。これらを解決することがゴールです。

課題

1. 手入力が発生

• SmartHRとMF給与で連携されない一部項目があり、手入力が発生していた。連携強化をすることで手入力を無くしたい。

2. 重複ツールの使用による無駄な業務の発生

• 捻じれ具合を解説します。
• • 例1）MF給与で給与計算し、SmartHRで給与明細発行。
  • 例2）社会保険の資格取得届はSmartHRで提出。月額変更届はMF社会保険で提出。
  • 例3）年末調整はSmartHRでアンケートを回収し、MF年末調整へ取り込み。MF給与から年末調整へ給与を取り込み、還付金の計算をしてMF給与へ反映。源泉徴収票をMF年末調整で発行し、SmartHRで配布。
• といった具合に、SmartHRとMFを行ったり来たりする「二度手間業務」が常態化。
• もしMFシリーズに統一していれば、この「ナゼ？」という無駄な取り込み作業や往復は不要です。

サービスを検討するにあたり、もちろん第一候補はMFシリーズですが、条件が合わなければバックオフィスツールをまるっと乗り換えるつもりで、様々なサービスをみさせてもらっていました。

機能やコスト、従業員視点での利便性や連携性など色んな角度から検討した結果、当社での運用の相性が良さそうなMFシリーズを導入することに決めました。

リプレイス後の利用ツール

MFさんに統一しました👏

リプレイスしてよかったこと

• 給与情報の手入力がなくなった
• • クラウド人事管理から給与へ連携できるので、一度登録してしまえば、各プロダクト間はポチッと押すだけで自動連携されます。
• 二度手間な作業がなくなった
• • 年末調整や給与明細の発行など、MF給与で作業して公開日を設定したら終わり！
  • わざわざSmartHRへエクスポートしなくていいのがとても楽です。
  • シリーズ連携によりデータの一貫性を確保できることは大きなメリットだと思います。

リプレイスして分かった学び3つ

プロダクトの選定は慎重に行いました。リプレイスして全てが楽になる訳ではなく、一定のトレードオフがあることも理解していましたが、それでも想定外だったことがあります。

事前にもっと確認しておけばよかった点を3つ記載します。

1. 自社特有の要件が「標準仕様」から外れていないか確認する

• SaaSは多くの企業が採用する「標準的な業務」に最適化されています。SmartHRで自動化できていた自社特有の業務が、MFシリーズでは未対応だった手続きがあります。
• 具体的には、健康保険組合の手続きです。
• 当社は組合健保に加入しており、SmartHRでは登録すれば自動で届出書類を作成してくれる有難い機能がありました。
• しかし、MFには一部の届出書類の作成ができなかったんです。。。氏名変更届や住所変更届は、手作業になってしまいました。。。

2. モジュール化されたプロダクトの連携を確認する

• SmartHRの特性として、人事情報の登録から社会保険手続きまで一つのプロダクトで完結することが強みであり、一気通貫でできることは私たち担当者の負担を減らしてくれていました。
• しかし、MFシリーズでは、人事管理、マイナンバー、社会保険、年末調整とプロダクトが分かれています。
• それは「どのプロダクトに、どの順番で、どの情報を登録・更新するか」という作業手順を再設計する必要があります。
• これらを認識していなかったことで従来の手順で行ってしまい修正が発生してしまいました。

3. 従業員のアカウント連携フローを再構築する

• データ連携とは別に、従業員がシステムにログインするためのIDの連携・管理は、運用開始後に大きな手間となる可能性があります。
• 複数のプロダクトでMF IDを使用しますが、各プロダクトの初期設定や連携の仕組みによっては、アカウントが重複したり、意図しないメールアドレス（私用アドレスなど）に紐づいたりする問題が発生しました。
• 事前にアカウント設計仕様を確認すべきでした。これは未だに何が最適解か悩んでいます。。。

あとがき

リプレイスには労力がかかりましたが、MFシリーズに統一することで、人事管理から給与計算までの一連の業務が効率化された大きなメリットがありました。

はじめから完璧なSaaSは存在せず、日々アップデートしていくものです。

だからこそ、今後も会社の成長にあわせて適宜見直しは行っていきたいと思いますし、今回の学びを次回につなげていきたいと思います。

この記事が、リプレイスを検討されている同職種の方々の失敗回避の一助となれば幸いです。

私自身、他社の利用ツールや運用フローを参考にさせていただきたく、ぜひ同じ人事労務の皆様と交流や名古屋地域での情報交換コミュニティのようなものができたら嬉しいです。

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