皆様こんにちは！新入社員の木野宮です。
黒坂さんの前編に続き、「ジョイゾーOJT研修〜後編〜」のブログを書いていきたいと思います！

「ジョイゾーOJT研修〜前編〜」のブログはこちらから！

中島さんOJT（総務・経理）

中島さんはみんなから「なおこさん」の愛称で慕われている、ジョイゾーの縁の下の力持ち的な存在です。
雰囲気からしてとても優しいオーラを纏っていらっしゃったので、人見知りの私でも初日から打ち解けることができました。わからないことを質問すると、丁寧に教えてくださるので３日間の中でたくさんの気づきと学びを得ることができました。

中島さんは主に総務と経理全般の業務を担ってくださっています。
具体的な業務内容は、電話対応やメール対応、請求書の発行や振込などの請求管理、備品管理、住民税の登録、入退社の手続き、月１で行われるファイティングエクササイズの日程調整など多岐に渡ります。
OJT期間は、郵送書類を開封して仕分けをしたり、給湯室やトイレを見回って備品を確認・発注したり、会社に備えられている災害時の非常食を確認し、足りないものを洗い出すという作業も行いました。

電話対応

中島さんのOJTで初めて電話対応をしました。
MIJS研修で電話対応のマナーを学んでいたものの、いざ実際にお客様の対応をするとなると、とても緊張しました。
「電話は３コール以内には必ず出てね」と言われ、音が鳴ってから心の準備をする間も無く２コール以内には出るようにしました。

下の写真は、実際に電話対応をしている様子です。

最初は緊張して、会社名やお名前を聞き取って確認をとることもままならず、それだけでなくクッション言葉や正しい敬語が使えているかどうかも怪しかったと思います。何度も聞き返すのは失礼だと分かっていても、慣れるまでは焦って頭が真っ白になるんですよね…。
しかし、何度か対応するうちにだんだん落ち着いてスムーズな対応ができるようになりました。
今後電話対応をする際の良い練習と言ってはなんですが、焦ることなく対応できるくらいには場数を踏めたのではないかなと思います。

旅立つメンバーへの色紙作成

新天地で頑張りたいと、4月いっぱいでジョイゾーを旅立つメンバーの門出を祝うため、サプライズで寄せ書きを作成しました。
寄せ書きサイトで色紙のデザインを選び、みんなに一言ずつコメントをもらうように呼びかけを行います。
グループで呼びかけてしまうと退社される方にバレてしまいサプライズが台無しになってしまうので、ひっそりと個人個人に連絡を取りました。

↓ このように、LINEWORKSで一人一人にお声がけしました。

簡単な作業なのですが、実際にやってみると意外と時間もかかるし大変…と言うのが正直な感想でした。ですが、この甲斐あって、皆さんの温かいメッセージが詰まった寄せ書きを無事サプライズでお渡しすることができました！

普段の業務の中で、個人で連絡をとるということはあまりないのですが、今回のように、密かな計画で動く場合や入退社手続きなどで個人情報を扱う場合に、個人で連絡をとってくださるのが中島さんです。
社員がより安全に、安心して仕事できる環境があるのは、中島さんがサポートしてくださっているおかげだということがわかりました。

所感・学び

「総務の仕事は、突然舞い込んだ仕事に対し、その時々の状況に応じて瞬時に優先順位を決めて臨機応変に対応することが大事」だと中島さんがおっしゃっていました。まさにその通りで、OJT期間中も通常業務に加えて資料作成などイレギュラーな仕事が入ってきた時にどう対応すべきか、いつ対応すべきかを瞬時に判断しなければいけない場面が多くありました。
また、中島さんがしてくださっていることの中には、わたしたちにもできることがありました。トイレのペーパータオルが切れそうになったら補充したり、なくなりそうな備品があったら発注をお願いするなど、やってもらって当たり前と思うのではなく、気がついた人がすることが大事だと思いました。
私自身も、誰かが気づく前に気づけるよう、アンテナを張って行動することを心がけたいです。

山本さんOJT（総務・広報・SIアシスタント）

山本さんは、「かおりさん」の愛称で慕われているジョイゾーのムードメーカー的な存在です。山本さんがいるだけでパッと明るい空気になりますし、いつも笑顔で明るい山本さんの周りには自然と人が集まります。なんと、創業当初からジョイゾーを作り上げてきたメンバーの一人でもあり、ジョイゾーのことは何でも知っていると言っても過言ではありません！

山本さんは、主に総務と広報とSIのアシスタントのお仕事を担ってくださっています。
具体的な業務内容としては、電話対応やメール対応のほか、ジョイゾーの代表的なサービスであるシステム39のお問合せ対応、HPに掲載するための事例取材の日程調整から社内報の作成、SNSによる外部への発信です。
そのほかにも、外部への取り組みに関する打ち合わせも多くありました。

スナックJOYZOの裏側に密着！

突然ですが、スナックJOYZOをご存知でしょうか？
スナックJOYZOとは、広報活動の一環で、毎月第３金曜日に本事務所で開催されるチケット制のスナックのことです。次月で第4回の開催となります。
外部の方とジョイゾーメンバー、または外部の方同士での交流の場として皆様からご好評いただいています。

下の写真は、先月開催されたスナックJOYZOの様子です。大いに盛り上がったみたいですね！

↓　4月から引き続き、満足度は驚異の100％！！

満足度100％の裏側はどのようなことが行われているのでしょうか？実はスナックJOYZOを成功させるための準備ってたくさんあるんです。

当日のプロットの作成、当日提供されるドリンクやお菓子の買い出し、グループ分け、名札作成、確認の打ち合わせ、リハーサルなどなど。
例えばグループ分けですが、無作為に組んでいるわけではないんです！
前回のチームを見ながら同じ人と被らないようにしたり、案件のお客様と担当者または、同じ地元など共通点がある人を同じグループにしたりと細心の注意を払っているんです。これが意外と難しいんです…。

とても細かなことですが、それもこれも「新しい人脈を作る環境を提供したい！」「来てくれた方全員に楽しんでほしい」という思いが強いからこそ。
満足度100％の裏で、スムーズに進めるための準備や、皆様に楽しんでいただくための工夫、配慮がされていることがわかりますね。

所感・学び

山本さんのOJTを通して、内部だけでなく、外部へどのような取り組みを行なっているのか、またどのような関わりがあるのかを知ることができました。
その他、毎年参加している「アウトオブキッザニア」や今年から参加する「レディGo！ワクワク塾」の受け入れに関する打ち合わせに同席して、社会に対してジョイゾーではどんな取り組みを行なっているのかを知ることができました。
このような取り組みを通して、どんなことをやっている会社なのか広く知ってもらったり、ノウハウを社会に還元する活動を積極的に行っているんですね！

田代さんOJT（プラグイン・ライセンス関係）

田代さんは、中途採用でジョイゾーに入社してから今月でちょうど１年半になります。
とても気さくで親しみやすい反面、仕事に対してはストイックで自他共に認めるメモ魔の田代さん。仕事を効率的に遂行するためのお仕事ハックもたくさん教えていただきました！
新人メンバーにそれぞれニックネームをつけてくださったので、浸透するといいな…と。

田代さんの業務はプラグイン・ライセンスのお申し込み関連全般です。
プラグインとライセンスは、kintoneの標準機能ではできないことをできるようにするための連携サービスで、プラグインは自社製品を、ライセンスは他社製品を指します。
お申し込み関連とは具体的に、プラグインとライセンスの契約・解約の一連の流れ、ユーザー数の追加変更、ライセンスの新規発注、プラン変更、年額更新、それらに関連するのメール対応の全てを担っています。未払い請求の督促も重要な業務の一つです。

お問合せメール対応

実際にお問合せのメール対応をしました。
これはkintoneのゲストユーザーのアカウント数を追加してほしい、というお問合せメールの例です。

このようなお問合せが来た場合、まず必ず会社名や契約状況を確認します。
このメールでは、ゲストユーザーを5名分追加したいということしか明記されていないので、ご利用プランや現在のアカウント数を必ず確認します。
それからサイボウズパートナーサイトで発注しなければいけないのですが、その時にも会社名や変更する対象が合っているか厳重に確認し、追加分を発注します。
ここまでの手続きが終わってから、お客様へ返信メールを作成・送信します。

下の写真が返信メール（例）です。

この返信メールも、ただ追加分の発注が完了したことだけを記載するのではなく、「ご利用プラン」や「変更後のアカウント数」を記載した方がわかりやすいから親切だと教えていただきました。
以上がお問合せメールが来てからの対応の流れになります。

所感・学び

プラグイン・ライセンスの新規お申し込みはSIチームからお見積書や発注書依頼が来る以外に、メールでのお問合せも多いことを学びました。
お申し込み関連ということは、お金に直接関係するお客様との窓口であるので、迅速かつ親切な対応が大事です。お客様ファーストではなく、あくまで平等な立場で自分がしてもらえて嬉しかったこと、ジョイゾーで良かったと思ってもらえるような対応を意識しているとおっしゃっていました。
「お客様を自分と置き換えた時にしてもらえたら嬉しいことを意識する」ことは、今後仕事をしていく上でも大事にしていきたいと思います。

最後に

OJT研修を通して、部署ごとにどんな業務を行なっているか、それぞれの業務の一連の流れについて学べただけでなく、実際に目に見える業務の他に、「こんな業務も担ってくださっていたんだ！」という気づきもありました。配属後、「思っていた業務内容となんか違うな」と思う心配がなくなったこと、そして何より、研修後に配属先の業務やどんな人がいるか分からないままいきなり実務に入る不安が解消されたことが良かったと思います。
また、皆さんが業務を遂行する上で気をつけていることや、大事にしていることは、特定の部署に限ったことではないと思うので、森脇さんの新人研修で習ったTTP（徹底的にパクる）で業務に取り組んでいきたいです！