Hub Spotを活用して営業の可視化・効率化を進めています

こんにちは。人事の星野です。

ジャパン・トゥエンティワン（以下「J21」）では、2020年9月からHubSpotを導入し、営業の組織作りや可視化・仕組み化に取り組んでいます。今や当たり前になっているMAツールの導入ですが、現在、当社では営業手法を最新のものにするべくアップデートを進めているところです。 Hub Spotを導入して約9ヶ月たっていますが、どのようなことを進めてきたのか、今回はその様子をご紹介したいと思います。

元々持っていた課題感

J21では、元々以下のような課題がありました。
・業務が属人的になっている
・データがどこにあるのか担当にしか分からない
・進捗がよく分からない
・担当者間でも情報共有がされていない
・突発対応が多い

一言で言ってしまうと、”人に業務が紐づいている状態”です。

「あの件って進捗どうなってますか？」
「○○さんが担当で進めてるっけ？」

「あの件って、どこにデータありますか？」
「○○さんが知ってるかも？」

このような会話が多かったでしょうか。笑

もちろん、スペシャリティを持った個人が業務を担当するのは素晴らしい事なのですが、一方で全社の業務効率化や自動化を考えた場合に、チームとしての知見やノウハウをためていく必要があります。
経営陣はもちろん、メンバーもここは改善の余地が大きいと認識していました。業務効率化することで、より自分のやりたいことに専念したいですよね！

進めたこと①可視化

Hub Spotの導入ステップとしては、まずは可視化してから効率化することになりますが、ほぼ全員ツールを触ったことはなく、PCや数値分析に強いわけでもありません。そのため、まずは入力を担当するメンバーを任命し、可視化することを最優先にまずは進めました。（本当に手間のかかる部分でしたが、ありがとうございます。）

9〜12月：ベースとなる情報の入力を実施

まずは以下の情報を入力していきます。

取引先情報
商談ステータス
営業状況の各数値

また、目的としては以下を意識していました。

営業指標の整理、共有（どのデータを大事にしているのか）
ボトルネックの把握（どこが詰まっているか）
時間軸の把握（どこに時間がかかっているか）
営業プロセスの標準化
進捗確認、抜け漏れチェック

情報入力はとても手間がかかります。
まず、過去のデータや必要なデータがどこにあるのか分からない状態です。サーバー内のどこかにあればまだ良いのですが、下手をすると各担当者の頭の中にしか保存されていない場合もあります。笑

これらの散らばっている情報を入力して整理していきます。

進めたこと②情報の活用

10月～：情報の活用開始

情報の整理ができた後、今まで意識できていなかった点をひと目で気づく一覧をダッシュボードを作りました。

ダッシュボードで可視化したポイント

月末の着地予想
受注率
平均受注単価
フェーズごとの商談数
見込み金額が見えるように
強化orフォローするべきポイント

ダッシュボードと各レポート機能の活用で、カテゴリ別に分析し、営業の推進を行うことができるようになりました。また、各担当は自分で資料を作成することなく、アクションにつながる数値を把握することができます。進捗状況も可視化されたことで、メンバー間の情報共有もスムーズになり、業務連携や事前のリスク予測など、コミュニケーションも効率化を図ることができるようになっています。

（ダッシュボードイメージ）

（フェーズごとのタスクも全員で共有）

今後は全社に展開して生産性向上を

現在、営業をメインに活用をしていますが、営業以外の機能とも連携して、対象の工程を広げていきたいと考えております。情報を全社で把握し、必要な時に必要なものを各機能が確認できるようにしていきます。

どこの企業にも起こり得ることですが、資料作成の手間や効率などを考えると、効率化・自動化は人員が少ないリソースの会社にとっては死活問題です。本来やるべき営業活動にメンバーは専念する必要があります。ここは逆に上手く活用できれば、一人当たりの生産性が上がり、同じ人件費枠でも平均給与を上げることができるということでもあります。（＝人海戦術にならない。）

ぜひ、全社で一気通貫して活用できるようチャレンジしていきたいと考えています。

以上、今回はJ21で取り組んでいることのご紹介をさせて頂きました。
もし、このような内容に興味がある方や、より具体的な活用方法が知りたい方は是非お気軽にお声がけ下さい！