「いつ・何を・どれだけ」準備すればよい？

こんにちは、ヒトカラメディア プランニング事業部の杉浦です。5/12に公開した「『beの肩書き』をやってみた」、5/27公開の「メイキング オブ オフサイトミーティング（makeing of off-site meeting）」と続いたプランニング事業部のオフサイトMTGシリーズも今回で最後です。

本日は、「オフサイト ミーティング ハック（off-site meeting hack）」と題して、「いつ・何を・どれだけ準備すればよいのか」をまとめてみました。これから「オフサイトMTG」を考える方が、具体的なスケジュールやグッズの準備を考えるときの参考になれば幸いです。

※「参加者約20人（内進行役など3名含む）・7時間連続」で、オフサイトMTGに参加する場合を想定しています。

【2ヶ月前】開催日程を決める

□候補日時を2~3個あげる

「四半期末・月末・月曜＆金曜」をさけて設定する（宿泊をする場合は、あえて金曜や月曜にする場合もあります）。チームで共有するカレンダーを確認しながら、予定が入っている日時を避けて、参加できるような日時候補を探します。

□時短メンバーに日時の相談をする　　　

メンバーがお迎え担当の場合、候補日のお迎えを家庭内で調整できそうか確認。できなければ「最長何時までオフサイトMTG会場」にいることができるかを確認します。

まだ、この時点では会場は仮予定でいいですが、「オフィス近郊か、都を出た場所で行うか」までは、決めておきます。終了・解散時間のめどを立てるためです。

□参加メンバー全員に対して、日時を広報する

これでやっと日時の広報を行います。部署ごと連絡がつきにくくなるので、他部署の方にもお知らせをしておきましょう。

【2ヶ月前】会場をおさえる

□会場の探し方　　　

私の場合「移動時間＋コンテンツ時間＝10時間」を目安にして会場を探します。予算は3万円〜5万円程度。会場は「スペースマーケット（SPACE MARKET）」などレンタルスペースのポータルサイトで探したり、社内で人事総務や他部署の人にオススメを聞いたりします。

　＜会場見学のチェックリスト＞

　　◯予約方法
　　　　・会員登録が必要か
　　　　・事前見学（下見）必須か
　　　　・メールのみで予約完了か、発注書形式か
　　◯キャンセル・ペナルティについて
　　　　・キャンセルは可能か、キャンセルペナルティはいつ発生するか
　　　　・時間超過の扱いはどうなるか
　　　　・振替可能か（台風などで予約日に開催できない時）
　　◯支払い方法について
　　　　・当日現金精算か、会社あてに請求書送付か
　　　　・総額でいくらか（コースとレンタル備品合計）
　　◯会場内について
　　　　・プロジェクターの投影が可能か、どれくらいのサイズで映るか
　　　　・プロジェクターへの接続のしかた、変換ケーブル要不要
　　　　・テーブル（紙に書き込むのか、PCをのせるのか）
　　　　・いすとスペースは足りているか
　　◯トイレについて
　　　　・数（15人で1つだとワークが早く終わった人から利用してもらうとよい）
　　　　・場所（他の会社が使うスペースを横切らないか）
　　　　・男女トイレ別か　　　
　　◯音響について
　　　　・BGMはどう出力するか
　　　　・マイクはあるか。
　　◯レンタル備品について
　　　　・ホワイトボード（グループの数）
　　　　・マグネット（なければマスキングテープ）
　　◯使用方法について
　　　　・壁にマスキングテープで紙をはってもいいか
　　　　・外出時の施錠について
　　　　・コピー機の有無（なければ近くのコンビニを把握）
　　　　・注意事項
　　◯その他
　　　　・飲み物の提供の有無（施設内になければ近くのコンビニを把握）
　　　　・おすすめのランチ場所（可能なら）
　　　　・いざという時の文房具購入先（可能なら）

【1ヶ月前】コンテンツ（ワークショップなど）を作る

2019年4月15日のオフサイトMTGのコンテンツを作った流れをまとめると、　　
　　◯現状と理想の把握。ギャップ＝課題
　　◯このオフサイトMTGが終わったらどういう状態になっていてほしいか＝オフサイトMTGの目的
　　◯オフサイトMTGの目的と、コンテンツを照らし合わせて考える
　　◯コンテンツのアウトライン（テキスト）
　　　　・時間を具体的に入れ込む
　　　　・時間が押したときに、どこで調整するか考える。15分の長い休みを差し込むなど。
　　　　・成果物を何にするかを決める（紙のワークシートなのか、パソコン作業か。作業テーブルをどうするかが変わるので）　　　　
◯当日の役割を決める
　　　　・他部署の人に協力をお願いするなら早め早めに
　　◯コンテンツのスライド中間レビュー（絵がない状態）
　　◯コンテンツのスライド完成

※詳しくは5/27公開「メイキング オブ オフサイトミーティング（makeing of off-site meeting）」をご覧ください。

【1週間～前日】持ち込みグッズの準備

　　◯参加者に「日時・場所・目的・準備するもの」を伝える。
　　　下書き用のペンは、各自持ち込みの方が使いやすく紛失の心配もない。フリクションがおすすめ。
　　◯持ち込むものを準備する
　　　　・電源コード（PC、スマホ）
　　　　・変換ケーブル（プロジェクター用。会場にあれば不要）
　　　　・USBメモリ（急なコンビニや会場印刷用）
　　　　・マスキングテープ
　　　　・模造紙、ワークシート用紙、はがき用紙など（20%は余分を持っていく）
　　　　・A4裏紙
　　　　・プロッキー（プロッキーは模造紙への書き込み用。油性ペンはテーブルに色が付くのでNG）
　　　　・ふせん（人数✕束）
　　　　・ストップウォッチ or キッチンタイマー
　　　　・画板（机が足りないとき）
　　◯参加者用アンケート（NPS）フォームをGoogleフォームであらかじめ作っておく。

NPSとは「Net Promoter Score（ネット・プロモーター・スコア）」の略で、顧客ロイヤルティ（企業やブランドに対する愛着・信頼の度合い）を数値化する指標のことです

【当日】

　　　◯タイムキーパーと進行（10人以上のワークであれば、できれば別がいい）
　　　◯午前と午後休憩のお供
　　　　・おやつ
　　　　・のみもの
　　　　・プラスチックコップ
　　　　・ウエットティッシュ（食べながらのPC作業のときは必須。）
　　　◯写真撮影
　　　　・オフサイトMTG中の写真を時々で撮影
　　　　・最後の集合写真
　　　◯グループワークの介入
　　　　・手が止まっている班の様子を観察する
　　　　・言葉をかける場合１　目的に立ち返る
　　　　・言葉をかける場合２　違う角度から質問を投げかける
　　　　・言葉をかける場合３　連想しやすいたとえを出す
　　　◯進行係は時間の調整も兼ねる
　　　◯参加者へアンケート
　　　　・回答のお願い　　
　　　　・集計

※詳しくは5/27公開「メイキング オブ オフサイトミーティング（makeing of off-site meeting）」をご覧ください。　　

【後日】

　　◯振り返りMTG（オフサイトMTGを企画したメンバーで行う）
　　　・良かった点
　　　・改善した方が良い点
　　◯アンケートの結果共有
　　◯成果物のスキャンと原本の配布
　　◯グラフィックレコードの共有

準備のしかたの例として

全体像がわかれば、ほとんど仕事は終わったようなもの。初めての試みで生じる不安は、知らないことが原因です。全体を見渡すことができたなら、次は協力する人を集め相談しながら、手を動かしてみましょう。はじめてのオフサイトMTGを企画する方、応援してますよ！

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