現在、博展グループの社員数は400人を超えています。人数が増え、組織が大きくなる中、「あの部署はなにをしているの？これは誰に聞けばいいの？」という質問を耳にする機会も増えました。オシゴトークでは、仕事にスポットをあて、仕事の中身や他部署との協働ポイントを、担当するチームのみなさまへのインタビューを通してお伝えしていきます。博展の様々な仕事と人を知っていただくことで、仕事を進めやすくする一助となればと思っています。

第２回は業務推進部で支払い業務を担当している葛谷さん、八巻さん、滝沢さん、笠原さんのオシゴトークです。業務推進部は４月からのユニット制の組織編成に伴い、全ユニットのサポート業務を引き受けるユニット横断部署となりました。

その中でも今回は支払い業務にフォーカスし、全社の原価に関わる支払いを、多いときには９００件以上をきっちり締める、いわば博展の縁の下の力持ち的な存在の皆さんをご紹介します！！

トークメンバーのプロフィール

葛谷
2014年入社。プロジェクトサポート(PS)業務から始まり、積算、事務局、購買、品質マネジメントなど。業務推進、業務統括といった抽象度の高いネーミングの組織で業務改善。最近ハマっているものは巨人と「まごわやさしい」。

八巻
2015年入社。入社時はPS業務。その後、展示会事務局で国内外の出展社対応を経験。現場でシステム部材にほれぼれする。現在、パートナー管理担当へ異動し3年目。趣味は登山（感染対策に留意しルールを守って安全に）。テントが欲しい。

滝沢
2018年入社。（博展でお仕事し始めたのは2016年）入社時からプロダクトマネジメント部署(以下PM)のサポート一筋。博展入社前は美容業を10年ほど。好きなことは、家を快適にすること！家が大好きなのです。

笠原
2020年入社。（博展でお仕事し始めたのは2018年）旧購買部～パートナー情報管理課(パト管)を経て、現在の業務推進部に。支払い業務一筋。最近はコロナで発注件数も少ないが、流行る前の支払い件数（2300件/月）を見ると、ゾッとする、、、ハマっているものはもっぱらテレビゲーム。

法橋 (本トーク取材担当)
2006年入社。クリエイティブ部署で空間デザイナーを経て、デザイナーの新人育成やインターンシップ、CADチーム立ち上げなどに携わる。４人男子（９才双子、４才、２才）の母。今年の４月に３回目の育休から復帰し、業務推進部へ。子育てで培った効率化を、仕事で活かせるように頑張ります！

Q1. このチームのお仕事内容を教えてください。

八巻「このチームでは主に、パートナーさんの新規取引時の手続きと、支払登録と請求情報確認を行っています。「新規取引手続き」は、案件発生時に新しく取引するパートナーさんがいた場合に、発注者から新規取引申請が来て、反社チェックや財務与信という審査を行い、NESTAにマスタとして登録することです。この手続きをしてはじめて発注者がパートナーさんへ発注をすることができます。「支払登録」は支払の情報をNESTAに登録することで、「請求情報確認」はパートナーさんへ納品書兼請求書を送付したり、請求書と発注登録に相違がないかのチェックをして、経理に振込作業をしてもらう為の準備をすることです」

Q2. チームはどんな構成ですか？

笠原「支払いは私の他に葛谷さんや、今回の対談にはいませんが、酒井さん、真栄城さんとも一緒に頑張っています。その中でPM分は滝沢さん、新規取引は八巻さんといった分担です」

法橋「皆さんのそれぞれのお仕事内容を教えてください」

八巻「私の方では新規取引（以下、新取）を担当しています。新たに取引をスタートするパートナーさんの社名・代表者名が、過去に事件記事として報道されていないかなどの反社チェックをします。また、初回から一定金額以上の取引を行う際は、倒産のリスクがないか財務与信をかけるという、２段階の審査を行っています。あとは、先方と事前に書面の取り交わしをして、NESTAにマスタとして登録しています」

法橋「月に新取ってどれくらいあるんですか？」

八巻「月に４、５0件で、多い時には７０件くらいです」

法橋「そんなに！？予想よりだいぶ多いです。。。」

八巻「イベントで講演者の方が沢山登壇する時などは、一気に来ますね笑！」

笠原「主に、私の方では支払い処理の全体の統括をしています。皆さんがプロジェクトでパートナーさんに支払いをする際に、NESTAに正しく発注登録がされているか、パートナーさんに請求書をもらったり、送付したりといった、正確な支払いができるように全体を見ています」

法橋「ちなみに、先日６月分の支払い処理が終わったということでしたが、何件でしたか」

笠原「全体で９１６件でした」

法橋「めちゃくちゃ多いですね！！！」

葛谷「毎月どれだけくるか分からないんだよね〜笑」

法橋「毎月月末に原価締めの期限メールが送られてきますが、そこにむけて全社から膨大な支払い処理が送られてくるんですよね？」

笠原「はい。翌月の５営業日までに皆さんにNESTAの登録をお願いしていて、１０営業日までに、私たちの部門でそこから先の支払い締め作業を行っています」

滝沢「私は主にPM分の支払い処理を担当しています。担当者別・案件別のエクセルで管理をしていてそのシートにメンバーが支払い情報を記入、それを見て一つ一つNESTAに登録をしています。そして施工前に注文書を、納品完了後は納品書兼請求書を各パートナーさんへ送っています」

葛谷「ちなみに６月の９００件のうちPM担当のタッキー(滝沢さんの通称)がやっているのはどれぐらいだっけ？」

滝沢「６月は２２２件でした！」

葛谷「それタッキー一人でやってるんだよ。しかも、PM分は手数が特に多いの。それをサラーっと淡々とした顔でやってて、タッキーって本当に凄いんですよ！！」

法橋「しかも毎月、締め作業を終えるのが早いですよね！？課会で　”え、もう終わったの？まじか？すげ〜！！”の声が上がってますよね！」

葛谷「営業分は営業さんが発注登録をした後に、はじめて私やハマちゃん(笠原さんの通称)は動き出すんだけど、タッキーは注文書から動き出しているから、きっとPMの子たちに”もう、これは終わってますよね？”みたいな詰めができてるんだと思うんだよね」

滝沢「はい、割と計画的にやっています！」

法橋「葛谷さんから見た、笠原さん、滝沢さん、八巻さんの特性や人柄を教えてください！」

葛谷「八巻さんは、粘り強い。反社チェックってさっきはさらっと話したけど、非常に地道な作業なんだよね。例えば”田中太郎さん”みたいなよくある名前だと、何百件って記事がヒットしてくる。それを根気良くチェックして、しかも確度高くやってくれている。それから、八巻が新取も支払いも少しづつフロー改善してくれてるんだよね！これも始めに思い描いていた通りに行かなかったところを、じゃあこの方法はどうだ、こっちはどうだ、って粘り強くやり続けてくれたお陰で完成したんだよね！

タッキーはね、仕事のコントロールがうまい！もともと３、４人でやっていた仕事を一人でこなしてるんだけど、いつも涼しい顔で淡々とこなしている笑！バランスが良いのかな。業務が多いときには残って集中して終わらせる時もあれば、仕事がなければ、”今日は終わりまーす”みたいにさくっと終わらせたり、仕事をコントロールできている。その上、業務の確度も高い。タッキーが何かミスしたって聞いた事がないのは、PMのメンバーとうまくコミュニケーションをとって信頼されてるから出来ることだと思う!

ハマちゃんは、制作ユニットも含めた全部署の支払いを見ていて、全ユニットのイレギュラーも対応して、全てのクロージング作業をしているのがハマ様！！」

法橋「本当に凄いですね、、、締め切りに対してのプレッシャーとかないですか？」

笠原「いや〜、それは正直ありますね、、、　特に3営業日すぎたあたりから毎日”あ〜~”と思いながらやってます笑」

葛谷「ハマ様は、とてつもない責任感で仕事をやっているんだと思う。毎月、この支払いを無事に間違えず終わらせなければならないという使命感で、何百ものメールに目を通して覚えていて、短期記憶がズバ抜けている！だからハマちゃんって物凄い頭を使ってて、その分疲弊している所も良く見るの。それでも、絶対終わらせるっていう高い責任感を持っていて、、、そういうところがすごく好き,,,笑」

八巻「合コンか！！」

全員「...爆笑！！！」

Q3. 他の部署・職種やパートナーとの業務での接点は？

笠原「原価を支払う部署とは全て。なので、営業・PM・制作など幅広く。特に経理とは連携してやっていますね」

八巻「新取は法務とも連携してやったりもしますね」

Q4. ここ最近の面白かった仕事を教えてください。

葛谷「はいっ！！どうしても自慢したいことがありまして、私、図解を作りました！」

全員「www！！さすがっ！！」

葛谷「自慢その１は“新取業務にクラウドサービスを導入で効率化！”」

葛谷「これは八巻さんが頑張ってくれたことなんですが、パートナーさんとの書類のやりとりにクラウドサービスを導入して、回収が早くなったしすごく楽になったんです！以前は、pdfで書類を送って、先方は出力して捺印して郵送して、こちらは戻ってきたものをチコチコ手入力していたものが、今はクラウド上でポチッとすればOKで、返ってきた情報はコピペで登録できるようになったの！」

法橋「これでどれくらい早くなったんですか？」

八巻「２週間くらいかかっていたものが、２営業日くらいで完了します！さらに、この後の作業で経理と連携する時も、紙じゃなくてクラウド上でできるので、タイムラグがなく、全社的に見ても効率化に繋がっています」

葛谷「その２は“請求情報確認フローの効率化！”」

笠原「請求情報を確認する方法は、「博展書式」「先方書式」「WEB」の３パターンがあります。以前は１００%「博展書式」でやっていて、パートナーさんへ納品書兼請求書をpdfで送付して、返送してもらってからの処理でとても手間がかかっていたんです。それを、「先方書式」というこちらから送らず、先方に送ってもらう方法や、WEB上で請求情報が確認できる「WEB」方式に切り替えて、効率化に繋がっています」

葛谷「手間のかかる「博展書式」を撲滅するを目標に、ハマちゃんが今期入ってから切替をさらに推進してくれていて、「先方書式」「WEB」の割合が以前と比べてグッと上がって来ています。単純に切替と言っても、切替をお願いするパートナーさんの選定から、躊躇するパートナーさんへメリットを伝えて提案したりもしているので、すごく大変なことなんです」

葛谷「その３は“請求情報確認作業にRPAを導入してさらに効率化！”」

葛谷「３パターンの請求情報確認作業の中で「博展書式」と「WEB」のところに、八巻さんがRPAを導入してくれていて、さらにこの作業が楽になってるんです！」

法橋「RPAについて八巻さん、簡単に教えてもらえますか？」

八巻「Robotics Process Automationですか笑？覚えてもらう為に何回も言います！RPAっていうのは、ロボットによって作業を自動化するものなんですが、夢のように速いものでなく、どちらかというと人間がやっている作業を一つ一つ覚えこませて、その通りに繰り返しやってくれる仕組みです。私たちが始業する前に、NESTAから注文書と納品書兼請求書をpdfで出力しておいてくれるのが、うちのRPAちゃんでございます」

Q5. 最近困っていること・悩んでいることは何ですか？

笠原「私からは単純なお願いなんですが、、、ぜひ期日を守っていただけないでしょうか笑！！やはり５営業日で締めているとは言ってるものの、期日以降のものがあるのも事実なので。。」

法橋「支払い件数９００件という数を聞いて、締める側の大変さをぜひ皆さんに分かって頂きたいですね笑！」

八巻「新取側では、博展が新しい領域で挑戦する上で魅力的なパートナーさんを増やしていくことは博展に必要なことだと思っています。ただ、スタートアップだったり、パートナーさんが規模がまだ小さい会社さんだったりすると、反社チェックで時間がかかったりするので、早め早めに連絡をください！！」

Q6. 今後こんなことにトライしていきたい、と考えていることは？

笠原「支払い面ではAIのOCRに興味があります。私もまだまだ勉強中ですが、パートナーさんによってフォーマットが違う請求書を的確に文字認識してくれることで、毎日処理する請求書とNESTAとの相違が発見できるかもしれないなど、、業務の効率化で興味を持っています」

法橋「OCRってなんですか？」

笠原「文字の読み取り機能のことです。OCRは昔からあったんですが、精度が良くなかったんです。でも今はAI OCRっていうのがあって、AIが学習することで、精度が上がってるんです。それから、ヨーロッパではすでに使われている、電子インボイス（みんなが共通で使う電子請求書）が日本に導入されれば、さらに効率化がはかれると思います！」

八巻「新取ではクラウドサービスの導入、支払いではRPAの導入で大きい業務改善ができたので、それらを活かしてぜひ業推allで横展開して業務をスマートにしていきたいです」

滝沢「PMでやっているフローってまだまだアナログなところが結構あるんです。今期から業務推進部として一緒になったので、ぜひ効率化ができる部分を皆さんに教えてもらいながら活かして行きたいです！」

葛谷「業推っていう部署は、確実にやり切ることが一番大切な部署で、今回の話では「支払い」や「新規取引」っていうのは博展を守る大事な業務で、それをピシッとおさめる事が何よりも大事です。でもそれをずっと同じやり方をするのではなく、”より賢く”やっていきたい。３年間同じ作業やってますみたいな部署にしたくないんだよね。より賢く、より精度高く、より楽ちんにできる方法を全員が考え続ける部署にしたい！」

法橋「私も業推部に来てすごくそれを感じました！会議で共有する資料一つをとっても、葛谷さんから「資料作成に手間をかけないで！」と言われ、共有できればこれで十分と言う考え方に驚きでした！これからも、ぜひ効率化を推し進める業推であって欲しいてです！」

葛谷「ありがとうございます！」

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