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10年続けた総合知識テストを廃止し、レポート形式に変更した真相

ハーブ健康本舗の長い歴史において「事件」と呼ばれる出来事も少なくありません。今回はそのひとつ、社内の研修制度に関する事件について、その全貌を包み隠さず公開いたします。

以前このブログで、総合知識テストについてご紹介しました。

ハーブ社員、「総合知識テスト」に挑む!~前編~

ハーブ社員、「総合知識テスト」に挑む!~後編~

ハーブ社員、「総合知識テスト」に挑む!~前編~ より抜粋この総合知識テスト、その名の通り、ハーブで業務を行う上で必要とされる知識がちゃんと身に付いているか?テストするというものです。各部の責任者の選抜メンバーにより問題が作成され、他メンバーはその問題を90分かけて解きます。(代表・永松のインタビューより)クレドって、うちで働く上で知っておかないといけない大切な行動指針で、ただ知っているレベルではなくて行動レベルで出来るようになってほしいっていう意図があるんだよね。これはただ指針が存在するだけでは習慣にならない。まずはちゃんと覚えていないことには行動できないので、テストという形で覚えているかどうかを確認しようと思い始めた制度です。

このように、基本的価値観の浸透のため、アツい想いをもって運用してきた研修制度のひとつ、総合知識テスト。

この制度が2021年某日、突如廃止になるという事件が起きたのです。

何があった…?社員が語る総合知識テスト廃止の成り行き

10年続けた総合知識テストが廃止に至った成り行きについて、長年テストを受け続けた社員に話を聞きました。以下はその一部始終です。

社員A
当時はちょっと驚きましたね…。まあ「圧倒的スピード」を重視しているからなんでしょうか、決まってしまうと早いんですが…言っても10年続けたものなので、ほんとに廃止して良いのかなと、最初は戸惑いもありましたね。

― どういった経緯で廃止に至ったのでしょうか?

社員A
半期に1回実施してたんですけど、会社の規模拡大に伴い各社員の実務量も増えていって、現行のやり方を継続するのは難しいねってなったんです。そこが研修制度を見直すきっかけになって。

― なるほど。

社員A
最初は実施頻度だけ見直す方針だったんですけど、そもそも目的は「価値観を深く理解する」だから、穴埋め形式自体、本当にそれでいいのか…と代表の永松や各部署の責任者の間で議論が起き、その結果「レポート」形式をやってみよう、と。そのような経緯で誕生しました。

― レポート形式というのは、具体的にはどのようなものなのでしょうか?

社員A
研修用の資料を題材に記述式の設問が用意されていて、記述した回答内容から研修の理解度を測るテストです。「この価値観はなぜ必要なのですか?」「このルールを守らないとどんなデメリットがありますか?」といった、価値観やルールの真意まで汲み取らないと正答できない設問になったのが、従来のテストと違う点です。また、研修を受講して得た学びを自由記述する設問もあり、理解力に加えて文章力も問われる内容となっています。

― ちなみにAさんは、レポート形式への変更に深く関わっているとか…。

社員A
実は当時、問題内容と模範解答の作成を担当したのが私なんです。社長から突然「解答を作らんといかんのよ…」と言われ、事情を知らなかった私が「…何の解答でしょう?」と返したのが、懐かしいですね…(笑)。会社としても初めての取り組みでしたので、解答内容を永松と繰り返し議論し、ようやく一通り形にして、昨年の9月頃より運用を開始しました。

なぜレポート形式を取り入れたのか?

社員Aの話によると、代表と各部署の責任者の議論がレポート形式を実施するきっかけとのこと。そこで、ハーブの代表・永松氏にインタビューをお願いしました。

― 総合知識テストの運用を検討していく中で、なぜ形式自体を見直し、レポート形式を取り入れたのですか?

永松
もちろん穴埋め形式でも良かったのですが、より学びを深めてほしかった思いがあります。

― 「学びを深める」ですか。

永松
単語として覚えるのではなく、その価値観やルールは何のために存在するのか。また日常業務の場で実践するにはどうしたらいいのか。そこまで落とし込んで考えて、自分の中で腹落ちさせてほしいと考えています。文章でまとめていく中で、そもそもの目的・役割や行動レベルに落とし込む方法まで理解が深まるのではと思い、取り入れ始めました。

― 字面ではなく、意図を深く考え、さらに実践的に学べるような仕組みとして、レポートを考案されたのですね。

永松
会社が提唱している価値観の必要性を正しく把握するのが大切です。そもそもハーブの価値観や考え方は、仕事の質や完成度の向上、自身の成長につながるものとして提唱しています。会社の価値観を自分事として捉え、具体的に体現し、実践することを意識してほしいと思います。また、ひとりが価値観を体現すれば、自分だけでなく組織のメンバーにも良い影響をもたらします。組織内へ価値観を浸透させることにつながりますから、ひとりひとりが模範となるレベルで日々の仕事に生かしてほしいですね。価値観体現の第一歩として、まずはこの研修レポートで深く学び、理解してほしいと考えています。

― 実際にレポートを実施してみて、いかがでしたか?

永松
部署責任者のレポートを読みましたが、中には模範レベルの素晴らしい解答もありました。じっくり考えて書かれていると思います。逆に、ここはもっとこう書いてほしい…と思ったレポートもあったので、責任者のメンバーを集めて一度フィードバックをしました。特に責任者の行動はメンバーに大きく影響するので、自分が模範である気概をもって日々の業務にて価値観体現を実践してほしいです。

研修レポートに対する社内の反応

総合知識テスト廃止、そしてレポート形式の導入について、社員はどう受け止めているのでしょうか。独自に実施したアンケート調査結果をもとに、社内の反応を調べてみました。

暗記形式よりも、自身の理解が深まった

レポート形式の狙いであった理解の深度は、「深くなった」と感じた声が多く出てきました。

アンケート結果より● テストはほとんど覚えることに集中していたが、レポートに変わったことで各項目についてより深く内容を考えて理解を深めることができたと思います。また、日々の業務を振り返りながらレポートを書くことで自分の仕事に対する姿勢を見直して何が足りないか考えることができて良かったです。● 回答を資料を見ながら以前よりもしっかりと「考える」という点で、レポートを通じての自分自身への定着力が増したように感じます。● 暗記ではなく、レポートを提出することで自身の言葉に変える=自身が人に伝えることを想像しながら作成ができた。● うわべだけの理解ではなく、深いところまで理解しないと記述式には通用しないため、 以前よりも深く考える時間ができた。

自分で文章を書いたことに加えて、回答内容を自部署の責任者にフィードバックしてもらう過程で、客観的な視点での意見がもらえて、より深い理解につながったと感じる意見も出てきました。

業務負担に関して、穴埋めの総合知識テストと比較して、軽くなった人と重くなった人、半々に分かれた印象でした。

アンケート結果より● 穴埋めの際は、勤務時間外でテストのために勉強する時間をとる必要がありましたが、レポート形式になってからは、そのようにテスト勉強等を事前にする必要がなくなったため、業務・プライベート両面で負担が減りました。● 時間を有効に使えるようになった 。以前はテストで点数をとるために無尽蔵に時間を使っており、何時間・どれくらいの時間勉強すればいいのかの検討もつかず、自分が覚えるまで時間を使っていた。

研修資料を読みながら解答文面を考えるため、暗記のために何日も費やすことがなくなった、という面で、業務と並行してやりやすくなった方が一定数いました。

アンケート結果より● 業務時間外にレポート作成をしないといけない時もあり、ボリューム感的にも負担は結構大きかったので大変でした… 。● 作成に4時間以上かかってしまったので、 1〜2時間程度で完了できるものだと業務を圧迫しすぎないかと思います。

その一方で、レポートの設問量や文章作成に時間がかかり、それが負担に感じる人もいました。4時間きっちり取り組む真面目さが故、追い込み過ぎてしまう傾向もあるようです。

どこまで書くと“合格”なのか?

レポート形式導入時の課題として、合格基準の設定に関する意見も複数寄せられました。

アンケート結果より● 記述式だと、個人で回答のばらつきが激しく、採点も難しいのではないかと思う。 問題作成が難しいと思うが、会社の考えに合致した事例を選ばせるなどの選択式にすれば、採点する部責者の負担は減ると思う。● 難しいことは重々承知ですが、どこまで詳しく記載したらいいかがわからないことがあります(答えは概ね合っているが、少し不足がある場合)。● レポートなので、字数制限などがないことは理解していますが、 どこまで書くべきなのか悩む部分があったため、 ある程度回答欄の幅を最初からとっておいてもらえると良いなと感じました。

穴埋め形式なら解答が明確に決まりますが、記述式だと自由に書ける分「何を、どのように、どの文量で書くと合格ラインに達するのか」が明確化しにくくなってしまいます。この点に戸惑いを覚えた社員が多く、今後のサポート運用の改善点となっています。

定着させる取組が必要だ

面白かったのは、レポートを受ける社員側から、より会社の価値観を浸透させる取組のアイデアが数件あがっていた点です。

アンケート結果より● 今回の研修レポートは1回限りのものですが、折に触れて、自身の行動・発言・仕事ぶりが、マインドセット(心構え)やクレド(行動指針)に照らし合わせて、適切に行えていたか、を振り返る機会はレポートという形でなくてもあっても良いのではと感じました。● 穴埋めテストよりはレポート作成の方が有意義だと感じますが、どちらにしても大切なのは学んだことを実業務にどう生かすか?であると思います。そう考えた場合、研修内容についてもそれぞれの項目毎に実例等があれば、自らの業務に落とし込みやすいのではないかと思います。

レポートを1回書いて終わり…だと本質的ではないので、今後学びを深めていくという目的に沿って、どのように取り組んでいくべきか?研修制度の大きな枠組みとしての検討が必要になりそうです。

今回の社内アンケートは、運用担当のみならず、希望者には開示できるよう全社員向けにオープンにしています。このアンケートより、さらに良い研修制度へとバージョンアップさせていかなければなりません。

研修制度はどうあるべきなのか?

組織の規模や会社の現状に合わせ、会社の制度も柔軟に変化していく必要があります。今回の総合知識テスト廃止&レポート形式導入も、個々人に求められるスキルに合わせ、より深く考える力を意識したものに変貌しました。

同時に、社員には課せられた実務や達成すべき目標があります。忙しい日々を過ごす中で、研修と業務をどのように並行していくべきか…引き続き見つめ直す必要があります。加えて、より深い学びのために、レポートの合格ラインや定着につながる取り組みの検討も進めなければなりません。

理想とする組織のあり方、社員のあり方に対して、どのような研修制度を構築していくのか。現状に満足することなく、常にアップデートを続けようとふんばるハーブ健康本舗の動向を、引き続き本ブログで発信していきたいと思います。

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