みなさんこんにちは、採用担当の和須津です。

今回は、当社が活用している社内ツール・アプリを一挙にご紹介できればと考えております。

「えっ、こんなにツール使うんですか？」 これは新入社員からよく言われる言葉です。

実は、当社はかなり多くのツール・アプリを導入しており、特に同じような業界からの新入社員から驚かれることが多々あります。

当社の主な事業ドメインは「外国人材紹介」のカテゴリーに属しておりますが、まだまだアナログな組織体制・手作業中心の業務が多い中で、当社がなぜここまでデジタル化を推進しているのか、その理由もお伝えできればと思います。

また、当社で活用しているツール関係を一挙に公開することで、入社後の具体的な業務イメージをより解像度高く持っていただけるとも思っています。まだ見ぬ新入社員はもちろん、「生産性の高い環境で働きたい」「ツールを駆使したスマートな働き方に興味がある」という方にも、ぜひ読んでいただきたいと思います。

なお、当社については、以下の採用ピッチ資料をぜひご覧ください。

当社のツール活用に対する考え方

なぜ、ここまで使用するツールが増えているのか。それは、当社代表の明確な思想にあります。

「売上のトップラインを追うのも大事だが、それと同時に利益体質も同じかそれ以上に大切」
「誰でもできる単純作業は社員がやる必要がない。そういった業務ほど、自動化or社外委託を検討する」

この思想の根底にあるのは、「社員には、より難易度が高く付加価値のある業務に従事してもらうことが大切」という考えです。

そのため当社では、各部門の予実管理を細かく設計し、人員計画においても一定の入退社を想定しつつ、常に最小人員で事業が回る体制を構築しています。そこに加え、今回のテーマでもあるツールの導入がさらに生産性向上に寄与していると感じています。

結果として、従業員数50名を目前としながら、バックオフィス的なポジションは0名。代表と他2名のメンバーがメイン業務とサブ業務を兼務する体制で運営しています。これは他部門でも同様で、一般的な同規模企業より2-3名少ない体制で事業運営を行っているため、同じ売上高でも利益率が大きく異なっています。

この戦略的なツール活用が功を奏し、創業期に策定した5カ年中期経営計画通りに事業拡大を継続。現在5期目に入ったばかりですが、4期目まで概ね60-70%という着実な進捗を維持しています。

実際に活用しているツール

ここからは、実際に使用しているツールやアプリの一部をまとめて列挙していきます。

デバイス支給：MacBook Air・iPhone SE

当社では新入社員全員にMacBook Airを支給しています。

また、顧客との連絡頻度が高く、外出先でのやり取りも多いカスタマーサクセス部門については、iPhone SEも併せて支給。業務効率と顧客対応の質向上を図っています。

MacBook選択の理由は明確です。セキュリティ面での優位性が最大の決め手となりました。ウイルス感染リスクの低さ、標準搭載されているセキュリティ機能の充実度など、リモートワーク環境では特に重要な要素です。

さらに大きなメリットは、デバイス統一による相互サポートの効率化です。全社員が同じ機種を使用することで、「この操作がわからない」「設定方法を教えて」といった質問に対して、誰でもスムーズにサポートできる環境が整っています。新入社員のオンボーディング期間中も、先輩社員からの技術的なフォローが格段にスムーズになりました。

社内コミュニケーション：Slack

社内でのテキストのやり取りは、全てSlackに一本化しています。

最大の特徴は「原則DM禁止」というルールです。プライバシーに関わる事項以外は、基本的にオープンチャンネルでのコミュニケーションを徹底しています。現在約50近くのチャンネルが存在し、部門別・プロジェクト別・目的別に細かく役割を分けて運用中です。

チャンネルが多すぎるかもしれません。

なぜオープンチャンネル主体なのか？理由は明確です。業務関連の情報をDMでやり取りしてしまうと、何か問題が発生した際に上長やチームへの再報告が必要になり、非効率だからです。情報の透明性と共有スピードを重視した結果、この運用方法に辿り着きました。

特に当社は6カ国出身の多国籍チームのため、口頭でのコミュニケーションよりもSlackでのテキストベースの方が、誤解や錯覚なく正確に相手に伝えることができます。言語の壁を最小限に抑える効果も実感しています。

社外コミュニケーション：FBメッセンジャー・LINE・Chatwork

顧客とのコミュニケーションでは、あえて複数のツールを使い分けています。

従来のメール中心のやり取りから脱却し、LINE・FBメッセンジャー・Chatworkなど、顧客が普段使っているツールに合わせて対応しています。この柔軟なアプローチにより、レスポンス速度とコミュニケーション頻度が格段に向上しました。

特にメッセンジャー系ツールの最大のメリットは、スマートフォンからの連絡が容易なことです。顧客の多くが外出先や現場にいることが多い外食業・介護・製造業界では、PCを開いてメールを確認するよりも、スマホで手軽にやり取りできる方が圧倒的に便利。結果として、顧客満足度の向上にも繋がっています。

バーチャルオフィス：LIVE WORK

リモートワーク100%の当社では、常にカメラをオンにした「バーチャルオフィス」を導入しています。

LIVE WORK

運用ルールはシンプルです。出勤と同時にLIVE WORKにアクセスし、退勤と同時にログアウト。この仕組みにより、物理的には離れていても、まるで同じオフィスにいるような一体感を創出しています。

コミュニケーション促進はもちろんですが、アクセス状況のログ管理機能も重要です。稼働状況を可視化することで、リモートワーク環境でも適切な労務管理を実現。もし課題が見つかった場合は、個別面談を実施して改善を図る体制も整えています。

この「見える化」により、リモートワークでありがちな「働いているかわからない」という不安を解消し、チーム全体の生産性向上に貢献しています。

Web会議：Zoom

各種打ち合わせやミーティングの中心はZoomです。

社内外のミーティングはすべてZoomで実施。特に営業チームではZoom Phoneを契約し、架電業務もZoomから一元的に行っています。通話履歴の管理や録音機能により、営業活動の品質向上にも貢献しています。

リモートワーク100%の環境では、安定した通信品質と使いやすいインターフェースが不可欠。Zoomはその両方を満たす最適なソリューションとして機能しています。

ちなみに、当社の代表は創業4年間でオフラインで顧客と商談をした機会はたったの3回とのことです、、

情報共有：Notion

社内のあらゆる情報がNotionに集約されています。

Notionのトップページ

業務マニュアル、議事録、オンボーディング教材まで、すべてNotion内で完結。全社員がアクセス可能で、検索性の高さにより情報の属人化を完全に防いでいます。

特に新入社員のオンボーディングでは絶大な効果を発揮。必要な情報がすべて体系化されているため、「誰に聞けばいいかわからない」という状況が発生しません。

今後はより人事制度や評価基準などの整備にも活用を拡大し、組織運営の透明性をさらに高めていく予定です。

スケジュール管理：Googleカレンダー

当社の特徴的な取り組みの一つが、全社員のGoogleカレンダーを共有していることです。

リモート・フレックス制のため、「他の社員が今どこで何をしているのか」はGoogleカレンダーで一目瞭然。予定調整も驚くほど効率的になりました。

従来なら「○○日、1時間ほどミーティングのお時間よろしいですか？」といったやり取りが必要でしたが、今では相手の空き時間を確認し、GoogleカレンダーにオンラインミーティングのURLを添付して招待するだけ。このシンプルな仕組みにより、スケジュール調整にかかる時間を大幅に短縮できています。

資料作成系：Google製品

当社では思い切った決断をしています。PowerPoint、Excel、Wordなどの Microsoft製品を一切使用せず、すべてGoogle製品で統一しているのです。

この選択の理由は明確です。共有・共同作業のしやすさが段違いだからです。リモートワーク環境では、複数人でリアルタイムに同じ資料を編集する機能が必須。Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドなら、同時編集はもちろん、変更履歴の管理も自動で行われます。

コスト面でも圧倒的にGoogle製品が優位です。Microsoft Officeのライセンス費用と比較すると、大幅なコスト削減を実現できています。

ただし課題もあります。セキュリティ管理については現在も模索中で、利便性とセキュリティのバランスを取りながら最適解を見つけている段階です。

顧客関係管理：HubSpot・アンプトーク・Eight

当社の顧客管理戦略は、複数ツールの連携による完全な一元化にあります。

まず中核となるのがHubSpotです。外部コンサルタントに数百万円を投資してワークフロー・ダッシュボードを完備し、営業・人材募集・カスタマーサクセス全部門で活用。顧客の状況・ステータス・対応履歴を完全に一元管理しています。

Hubspotでの求職者ステータス管理（個人情報部分全て隠してます）

ただし正直に言うと、HubSpotは非常に高機能であるがゆえに、100%使いこなせているかは疑問です。それでも現在の活用レベルでも十分な効果を実感しています。

営業力強化の秘密武器がアンプトークとの連携です。営業チームの架電内容をすべて録音・記録し、HubSpotと連携させることで、定例MTGでの具体的なフィードバックが可能に。この仕組みにより、トークスクリプトを毎週アップデートし、営業品質の継続的な向上を実現しています。

さらに、顧客との最初の接点である名刺交換も完全にデジタル化。Eightで名刺を電子化すると、自動的にHubSpotへコンタクト情報が生成される仕組みを構築しています。これにより、名刺をもらった瞬間から顧客管理が開始され、フォローアップの漏れを防いでいます。

自社採用：HERP

採用活動はHERPをフル活用しています。

自社サイト内にHERPのURLを掲載し、すべての募集情報を一元管理。外部エージェントとも連携し、推薦候補者もHERP上で管理することで、採用プロセス全体の効率化を実現しています。

候補者とのやり取りもすべてHERP上で完結。面接スケジュールの調整から選考ステータスの管理まで、採用に関わるあらゆるデータが可視化され、採用担当者の負担を大幅に軽減しています。

複数の採用チャネルを活用しながらも、情報が分散することなく一元管理できるのは、採用の質とスピード向上に直結しています。

労務・勤怠・経費：Freee・SmartHR

月末の面倒な事務作業が、驚くほど簡単になりました。

勤怠・経費処理にかかる時間は、月約10分程度。領収書はスマートフォンのカメラで撮影し、Freeeアプリ上で登録すれば即座に完了します。従来の紙ベースでの管理や手入力作業は完全に過去のものです。

入退社手続きではSmartHRが威力を発揮しています。内定者には事前にアンケートを送付し、必要情報の入力・書類のアップロードを済ませてもらうことで、社会保険等の手続きがほぼ自動で完結。人事担当者の負担を大幅に軽減しています。

年末調整に至っては、SmartHRからのアンケートに回答するだけで約10分で終了します。

契約書管理：GMOサイン

当社には印刷機がありません。正確に言うと、創業以来、契約書を印刷したことが一度もないのです。

内定者との雇用契約から顧客との契約まで、すべてGMOサインで対応。印刷・捺印・郵送という一連の手間を完全に排除することで、契約締結までのスピードが格段に向上しました。

さらに大きなメリットは管理面です。すべての契約書がクラウド上に蓄積され、強力な検索機能により必要な書類を瞬時に見つけることができます。「あの契約書、どこにしまったっけ？」と探し回る時間も、もはや過去の話です。

電話対応：Fondesk

当社には電話機がありません。これは誇張ではなく、物理的に電話機を置いていないのです。

会社にかかってくる電話はすべてFondeskが受電し、内容をSlackで即座に共有してくれます。この仕組みにより、不毛な営業電話に時間を奪われることなく、本当に必要な電話のみに集中して対応できています。

突然の電話による業務の中断が生産性低下の大きな要因となりがちです。Fondeskの導入により、計画的で効率的な業務遂行が可能になりました。

業務自動化：Zapier

「自動化できるものは、とことん自動化する」

この思想を体現しているのがZapierの活用です。Slackと各種スプレッドシート、HubSpotなど、様々なツール間にZapierのワークフローを組み込み、可能な限り手作業を排除しています。

例えば、新規顧客の登録があった際の社内通知、定期レポートの自動生成、ステータス変更時のアラートなど、細かな作業の積み重ねを自動化することで、社員がより創造的な業務に集中できる環境を構築しています。

AI活用：ChatGPT

もはや現代のビジネスに欠かせないツールとなったChatGPT。当社でも全チーム・全個人で積極的に活用しています。

業務で本格的に活用する部署には有料版を導入し、調査・リサーチ・記事制作・企画作成において大幅な業務効率化を実現。特に記事制作では革命的な変化をもたらしました。

従来は外注ライターへの委託費用や、リサーチ用プラットフォームの契約費用が大きな負担でしたが、ChatGPTの導入により、これらのコストを大幅に削減。同時に、制作スピードと品質の両方が向上しています。

AIを「脅威」ではなく「パートナー」として捉え、積極的に業務に取り入れることで、少数精鋭の組織でも高い生産性を維持できています。

各種ツール活用における課題も

ここまで当社のツール活用について紹介してきましたが、正直に言うと課題もあります。

最も多く寄せられる声が「ツールが多すぎる」というものです。特に大手企業（JTC）やレガシー産業からの転職者の方々は、最初の数週間で戸惑いを感じることが多いのが実情です。従来のメール中心の業務スタイルから、複数のコミュニケーションツールを使い分ける環境への適応は、想像以上に負担が大きいようです。

また、一部のツールについては使い方・運用方法が複雑すぎるという課題もあります。特にHubSpotは高機能であるがゆえに、全機能を使いこなすのは現実的ではありません。Zapierによる自動化についても、まだまだ活用しきれていない部分が多く、「自動化したいけれど設定が難しい」という声も聞かれます。

しかし経験上、どんな方でも2-3ヶ月経過する頃には概ねすべてのツールを一通り使いこなせるようになっています。最初は「覚えることが多すぎる」と感じていた方も、慣れてしまえば「以前の職場に戻れない」と言ってくださるケースがほとんどです。

そのため当社では、入社後約1ヶ月間の研修期間を設けています。業界知識の習得と並行して、ツール系の使い方を集中的にレクチャーし、一人ひとりのペースに合わせて丁寧にサポートする体制を意識しています。

少しでもご興味持っていただけた方、カジュアル面談しましょう

ここまで当社のツール活用についてご紹介してきましたが、これらすべては「社員により価値の高い業務に集中してもらう」という一つの目標に向かっています。

単純作業を自動化し、本当に大切な「人と人とのつながり」に時間とエネルギーを注ぐ。私たちジンザイベースは、外国人材紹介という社会課題の解決において、この「効率性」と「人間性」の両立を追求しています。

私たちと一緒に、新しい時代の働き方を実践してみませんか？

「こんなにツールを使うなんて大変そう...」そう思われた方もいるかもしれません。確かに最初は戸惑うかもしれませんが、一度慣れてしまえば、きっと「もう以前の働き方には戻れない」と感じていただけるはずです。

私たちが求めているのは、「もっと効率的な方法があるはず」という探究心と、「新しいことにチャレンジしてみよう」という前向きな姿勢です。
生産性の高い環境で働きたい方との出会いを、心からお待ちしています。