googleworkspaceを導入して、まず一番先にログインする場所は、「管理コンソール画面」です。
管理コンソールでは何ができるのか？
それは、ユーザー数、セキュリティ設定・グループ・施設管理などです。本当に様々なことができます。
でもこの画面にログインすることがある人は、管理職や、ITシステム管理部など、ある程度限定されてる人なので、知らない人が大半かと思われます。まだまだ分からない事が多くて、私自身も手探りではあるものの、１か月くらいでメールサーバ切替において必要なことををまとめました。
これから、スタートアップしていく起業家の方とか、管理職になる人などには参考になるかと思います。詳しい使い方などは、ネットやchatgptさんに聞いてみていただくとよりよいかと思います。

ドメイン管理

ドメイン？何？と思うのですが、、、ネット上の住所です。
本当の住所においても、〇〇県〇〇市〇〇町〇〇番地〇〇号　と大変長いですよね？
インターネット上においても本来の会社のデータが保管される場所の事をIPアドレスと言い、「IPアドレスは「000.00.00.00」」となっています。が、数字の羅列長くて、全然キャッチ－じゃない。だから、割りやすく〇〇.co.jp とか、〇〇.com 〇〇.jp　などですね。
弊社であれば「heartsnext.jp」としています。このキャッチ－な名前を取得する必要があります。取得するにもお金がかかります。ハーツネクストはずっとこのドメインをお金を払って使い続けていたので、Googleメールにおいても使い続ける事としました。
Googleを導入するために、代理店のサテライトオフィスさんにご協力いただきました。Googleアカウントの必要数を発注をかけます。サテライトオフィスさんにも導入に向けて始めに言われたが、DNSレコードの変更設定ができるのか？を確認しておいてと言われてました。私はここで、初めてDNSレコードの変更という言葉を聞きました。

DNSとは？

DNS（Domain Name System）とは、IPアドレスとドメイン名を紐づけし、IPネットワーク上で管理するシステムです。
現メールサーバーからgooogleドライブに移行となります。
郵便局で言えば、引っ越しする時、転送届を出しますよね。あれをネット上でも行います。
この郵便物は新しいGoogleドライブに配達してくださいね。という指示出しが必要となります。
それが、DNSレコードの変更です。
その為の手順は現在のサーバー管理画面とGoogle管理コンソール画面を行き来して、設定が必要になります。
ちょっとの設定ミスで、繋がらない！というのがデジタルの世界。
デジタルの設定は、実施タイミングと設定方法、の組み合わせが大事だと今までの経験上で感じてることです。
だから、やったことないことをやるとき、めちゃくちゃドキドキします。デジタルの世界は、０か１なので、設定が間違うとすべてデータが見れなくなったり、送受信ができなくなってしまう不具合がそのまま反映されてしまいます。
Googleのヘルプを見ても、ほぼ文章で解説されてて、カタカナ用語ばかりです。常日頃から勉強が必要ですね（苦笑）
また、こういうオンラインサービスは、窓口に人が出てこない。ある程度ITリテラシーがある人前提で成り立ってるサービスです。日本企業であれば、ヘルプデスクなど用意してますけど、そうそう簡単には外資系のGoogleさんが表には出てこない。
それもこの課題は、どこのサービス上でサポートしてくれるものであるのかも、当事者ですら、初めてだから分からない。しっかり当事者が状況の整理をして、検討つけて、企業に問合せをしないと回答してもらえない。トライアンドエラーを繰り返しながら、たどり着いたのが、
現在のサーバーを管理してくれてる外部のエンジニアの方にお電話しました。
そしたら、しっかり１～１０まで説明してくれました。なんとーー。ありがたやー。もう神様のように感じました。
ネットにはしっかりいろいろ解説はあるものの、アナログデジタル融合世代の私からすると、例えば話がないとピンとこない。分かりにくかった用語も人に聞くことで、よーくわかります。

エンジニアの方に聞いたのが下記の用語（サーバー管理側で設定に必要な内容の用語）

ホスト名：所有権確認を行うドメイン名

種別：ドメインネームシステムの構成要素で８種類あります。メールサーバーなのか？とかですね。

内容：smtp.google.com（Googleにメール転送できるようにする場合の設定）

TTL：TTL は Time to Live（生存時間）の略。TTL は分や時間ではなく、秒で測定します。たとえば、TTL を 30 分に設定するのであれば、30 分を秒に変換し、TTL を 1800 とします。
例えていうなら、TTLが風船とし、
「10秒で割れる魔法」をかけたとする。風船は10秒経つと必ず割れる。この「10秒」がTTLみたいなもの。コンピュータの世界では、情報（データ）がずっと残らないように「〇〇秒経ったら消えてね！」と決めることがある。その時間のことをTTLと呼ぶ。例えば、インターネットでページを開くとき、古い情報を使わないようにするためにTTLが設定されていることがあります。

優先度：サーバーの優先度となります。０がプライマリーのサーバーで一番手となりそれ以降がセカンダリ。レコード設定をいろいろ残してても、プライマリにしたいレコードを優先度の変更だけでも、サーバーの切替はうまくいくこともあるよう。

メールの切替は移行期間を設けることに

Googleメールを導入する前に使っていたのは、サンダーバードのメールソフトです。社内従業員にメール設定どうなってる？と確認をすると、大半だがＩＭＡＰでした（泣）
つまり、メールサーバーに毎日のぞきに行ってる状態で、自分のパソコンにはメールが保管されてない状態でした。POPに切替ができるのか？試しに設定すると、なぜかできない。諦めました。ある程度Googleサーバーにメールを蓄積させるために、1か月移行期間を設けて、完全切替にすることにしました。
そこで、次にとった行動は、「二重配信を設定する」です。
現在のサーバーサービスに二重配信がしたい！と伝えても、「できない」という回答でした。いや、Googleのヘルプでは「二重配信」と書かれてるどういうことか？現サーバー側のマニュアルを何度も読み、Googleのマニュアルも何度も読み、総合的に判断すると、「転送」という言葉に置き換えることができることが判明しました。
下記がGoogleのマニュアルです・

• ユーザー エイリアス ドメインまたはセカンダリ ドメインを追加する

現サーバーに転送設定をし、転送アドレスは「〇〇＠ドメインtest-google-a.com」をサーバーの転送設定に入力しました。

しっかり転送されて、メールが届きます。あくまで受信のみ。設定ができた翌日から従業員にGmailをメインで使っていくように指示しました。1か月くらいしたら、サーバーのプライマリをGmailに設定をしてみます。

次はデバイス管理設定も必要です。セキュリティ設定はどこでどうつながるのか、やったことがないので難しい。これもトライアンドエラー。MDMについても導入したが、セキュリティがバッティングして携帯が動かない事態が発生！！
端末すべての管理も今後の課題が見えてきました。もっと従業員が増えたら、IT資産管理ツールの導入も検討しなければいけない。やることがいっぱいです。

我こそは、IT資産管理と営業の管理職をやったことがある人ぜひ、ハーツネクストへエントリーお待ちしております！