こんにちは！人事アシスタントの佐々木です☺
今回は入社当初からの私のメモをもとにこれまで学んできた知識を皆さんに共有します！

入社当初、学生インターンだった私はビジネスメールの経験がほとんどありませんでした。自分でも確認しつつ、送信前は必ず上司に確認してもらって日々勉強していました。

その中で気が付いたのは「伝えること」と「動いてもらうこと」は全く別だということです。

大切にしているのは、“読み手ファースト”と“相手を思いやること”。
私なりに2つを形にしたのが、今回公開する 「送信前セルフチェックリスト」 です。

メール作成に苦手意識のある方はぜひ参考にしてみてください👐

これまでのわたしの失敗．．．

• 曜日ズレ事故： 「2024/10/01(月)」※実際は金曜日。混乱とリマインドの嵐
  → 以後、送信前にカレンダーで「曜日指差し確認」を徹底
• 権限エラー：添付リンクが開けず問い合わせ殺到
  → 送信前にシークレットウィンドウで事前確認を必須化
• あいまい表現：「なるべく早く」「ご確認ください」では動いてもらえない
  → 「誰が・何を・いつまでに・所要時間」を明記する
• 二重敬語：「ご確認いただけますでしょうか」
  → 「次の2点をご対応ください」と、読みやすく自然な敬語に統一

“読み手ファースト”を形にしたチェックリスト

■ 件名・対象・期限

• 件名だけで「用件・対象・期限」が分かる
• 期限は日付＋曜日で表記（ズレなし確認）

■ 客観視する

• 構成は「結論 → 行動 → 背景」
• 「何を・いつまでに」やるか明確
• 読み手が「自分ごと」と感じる導入
• 用語・略語は初出の時に注釈を入れる

■ 文章表現

• 二重敬語を避ける
• 誤字脱字・敬語・トーンを統一
• 差出人・問い合わせ窓口を明記
• 太字乱用禁止・1画面1メッセージ
• ファイル名は「対象_内容_版_日付」形式
• 入力が必要ならフォーム化、閲覧だけならPDF化
• 「ご確認ください」ではなく「○○をご対応ください」
• 添付・リンクのアクセス権を確認（シークレットウィンドウで）

■ 配信設定・チャンネル

• To/CC/BCCを正確に
• 送信は業務時間内。夜間は予約送信に！
• リマインド計画を立てる（初回／期限3日前／当日朝）
• 読み手が日常的に見る媒体で配信（メール・Slack・ポータルなど）

■ Slack編

• メインの方以外にはCCを付ける
• コードブロックなどを使用し読みやすく
• リマインド計画を立てる（初回／期限3日前／当日朝）
• オリジナルスタンプで一目でわかる進捗や状態の表示
• 個別メンションは@氏名、全体は役割（@backend 等）
• メンションは最小限・役割ベース：@here/@channelの乱用禁止。

「上手く書く」より「動いてもらう導線」を

2年の学びで分かったのは、文章力よりも設計力。
「相手が次に何をすればいいか」を迷わず分かるよう導線を設計することを意識してます！ 私は社内で記事作成や確認依頼をする機会が多く、メールだけでなくSlackやポータルなど媒体ごとの見え方にも配慮します。
人事として応募者の方に向けたメッセージはもちろん、業務でかかわるすべての人が迷わず次の一歩を踏み出せるように設計することを心がけています。

私もまだまだ勉強中ですが、このチェックリストが「メールが苦手…」という方の不安を少しでも軽くできれば嬉しいです。
設計力を意識して、相手に伝わるコミュニケーションを一緒に目指しましょう！

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