こんにちは。株式会社ほんとうのこと 総務部の黒沢です！

今回のストーリではビジネスにおける社内コミュニケーションが苦手な私が、どうやって報連相を行っているのかお話していきたいと思います！少しでも共感してくれる方がいらっしゃるととても嬉しいです（笑）

私、コミュニケーションが好きじゃないんです。

まず、前提として私はあまりコミュニケーションが好きではありません！得意不得意ではなく好きではないんです（笑）
プライベートも狭く深くといった交友関係であり、いわゆる陽キャ・アウトドアではない性格もありますが、コミュニケーション能力は全く問題ないと自分では思っています。ただ、社内のコミュニケーションというのは会社の雰囲気や上司・同僚との関係がどんなに良くても気を遣いませんか？「うわ。今声かけるのは無理そうだな」とか、後から「あんなこと言わなきゃよかった」等、そもそもビジネスにおけるコミュニケーションというのは成果や周りからの評価がつきものという価値観で私は生きているので、コミュニケーションのハードルがとても高いんですね。なんとなく「質問しすぎて嫌われてないかな。面倒だと思われていないかな」と、どんな相手にも少し恐怖心に似たものを抱いてしまうんです。

私なりのコミュニケーション回避術

先ほども言いましたが、私自身コミュニケーション能力に問題はないと感じています。話しかけられれば話しますし、会話のキャッチボールが出来ないと言われたことはありません。ただ、恐怖心や気遣いというストレスのかかるものを極力避けたいので、基本的に必要なこと以外で自分から誰かに話かけることはありません。「今、大丈夫ですか？」という声掛けの前に、忙しそうじゃないかな、〇〇さんのこの後の予定的に〇分で全部確認できるかなといった確認作業をすることで生産性が低くなりますし、相手を拘束するという行為自体が苦手です。そのため私はストレスフリーを意識したコミュニケーションを行っております。

①非同期コミュニケーションを活用する(時間に縛られないコミュニケーション)
緊急でない確認事項や報連相はSlackで行うようにしています。緊急ですと電話したり話しかけたりしなければいけないため、タスク管理はとても大事です。事前に緊急度や優先度を確認し、締め切りまでの猶予を長くすることで相手に早急なアクションを求めることなく「お手隙の際、ご確認ください。可能であれば来週中に返信いただけると助かります」といった風に、相手にも自分にも余裕をもった対応が出来ます。また、口頭でないためエビデンスが残り、見返したり何かあった時に対応することが可能です。

②「話す」より「見える化」で伝える(生産性を高めるコミュニケーション)
そもそも話すという行為は先ほど話した通り、相手の状況を考えたりと無駄な労力がかかります。そのため、進捗報告などは数値化・定型化することで簡素化でき、「一目で分かる」コミュニケーションが出来ます。また、％や件数で報告すると進捗状況の認識のずれが減り、適切なFBを貰うことが出来ます。

③事前情報をしっかり共有して、会話を減らす(回数を減らすコミュニケーション)
社内コミュニケーションというのは、まったくなくすことはできません。必ずコミュニケーションが必要な場合が発生します。その際、報連相がしっかり出来ていないと「結局どういうこと？」「何が問題でどうしたら良いの？」と聞き返される回数が増えてしまいます。そのため「結論＋根拠(理由や背景)」を端的に伝え、相手にしてほしいアクションを必ず伝えましょう。「確認」「把握」「解決」どれを求められているのか分かるだけで、相手のコミュニケーション姿勢が大きく変わります。また、メールやチャットで事足りるものは、しっかり内容をまとめてやり取りの回数を減らすことが大事です。

心理的安全性を自分で確立する

私は会社の雰囲気や人間関係に関係なく、コミュニケーションに負担を感じてしまう性格です。しかし、生きるためには働かなければいけませんので、自分の出来る範囲で様々な工夫をしています。大変かもしれませんが、事前のルールや手法を自分なりに決めておくだけで、他の方に対して不要な不安や恐怖心がなくなり仕事に集中できます。ただ、コミュニケーションというのは必要最低限すぎると周りから距離を置かれてしまうこともあります。そうなってしまうと結局心理的安全性がなくなってしまうので、無理に話しかける必要はありませんが、話しかけられたらしっかりとコミュニケーションを取ったり、誕生日やお祝い事など社会人としてマナーは厳守しましょう。また、自分はこういう性格というのを少しずつ発信することでアイデンティティとして尊重してくれる場合もあります。自分を変えることも大事ですが、個性として受け入れ上手く付き合っていくことも大事です！

また次回のストーリーでお会いしましょう！！