【TECH BLOG】ZOZOでのリモート環境におけるオンボーディング改善の取り組み

はじめに

初めまして。ZOZOTOWN開発本部ZOZOTOWNアプリ部Android2ブロックの下川と申します。ZOZOTOWNアプリ部ではAndroidを担当するチームが今年の4月から2つになりました。1つのチームで運営するには人数が多くなってきたためです。そして私は新しくできたチームのリーダーを務めています。

この記事では、そんな2つになる前のAndroidチームがメンバーを増やすために、オンボーディングで抱えていた課題をどのように解決していったかを紹介します。

オンボーディングに対する課題感

ZOZOでは入社後に人自部によるオンボーディングが実施されますが、部署配属後にも配属先ごとにオンボーディングを行っています。その中で私が所属している部署では、以前からオンボーディングに対して課題がありました。また、ZOZOではコロナ禍を機に多くの社員が自宅からのリモート勤務になりましたが、オンラインでのオンボーディング実施に対する課題も新たに出始めているところでした。それらの課題を列挙してみると、以下のようなものがありました。

毎回オンボーディングの準備に時間がかかる
実施すべきことが漏れてしまう
リモートだと新しいメンバーの状況が把握しづらい

所属している部署では、スムーズに新メンバーを受け入れられるよう上記の課題を解決するオンボーディングの仕組み化が急務でした。なぜなら、オンボーディングに時間がかかると新メンバーは中々チームや業務に馴染めず、チームの生産性が向上しないからです。さらに次の新しいメンバーを迎え入れることも難しくなってしまいます。そこでまずはAndroidブロックというチームの中で少しずつ改善していき、良かった部分は将来的に他の部署へシェアしていく形を目指して改善に着手しました。

課題解決に向けたアプローチ

最初に取り組んだのは、新しく配属されてくるメンバーにメンターを設定することです。メンターは新メンバー配属前に、チーム内で議論して決めるようにしました。時期や新メンバーのスキルに合わせてメンターを選出したいという意図があります。そのためメンターを担当するメンバーは固定ではありません。メンターになった人は主に以下のような役割を担います。

新メンバーの業務のサポート
必要なSlackチャンネルへの招待
参加が必要なミーティングへの招待
誰に聞けば良いか迷うような質問の1次受けの窓口

次にオンボーディングに関するドキュメントの整備をしました。ZOZOではドキュメント・ツールとしてConfluenceを使用しています。「オンボーディングの準備にかかる時間」と「実施すべきことが漏れてしまう」ことを改善するために、新しいメンバーが行うべき項目や手順をConfluence上にまとめました。具体的には、以下のような項目をドキュメント化しました。

メンターのやることリスト
勤怠に関する注意事項
業務上必要なツールの申請や設定手順
業務の進め方に関する注意事項
各種会議体についての説明

ドキュメントの整備は基本的なことですが、社員であれば誰でもアクセス可能な場所に情報が整理されている状態にすることは、最新の情報に安定してアクセスするのに最も効果の高い方法かと思います。特に「誰でもアクセス可能な場所」というのが重要で、もし情報が古くなっていた場合でも気づいた人がすぐに更新することが出来ます。

最近では社内ツールの利用申請で一部の申請方法が変わっていた場合などは、実際に申請した新メンバーがドキュメントを更新してくれることもあり、新メンバーが気軽にコミット出来る点でも良いなと感じています。また、適切に更新されているドキュメントがあると初めてメンターを担当する際の敷居も低くなりますし、オンボーディングを進める上でもメンターの負担がとても軽くなるなどといったメリットもあります。

続いての改善は、新メンバーのサポート面です。Slack上にオンボーディング専用チャンネルを作成し、オンボーディングに関するコミュニケーションを全てそのチャンネルに集約しました。これには2つ目的があります。

1つ目はメンター以外のメンバーでも、積極的に新メンバーのサポートを出来るようにすることです。オンボーディング中はメンターが中心となってサポートしますが、メンターの人も通常業務を抱えているためすぐにサポート出来るとは限りません。そのため、新メンバーの困り事をメンターでなくても素早くキャッチ出来るよう、通常の開発業務で使用しているチャンネルと分けました。

2つ目は、オンボーディングに関する過去のやり取りを見つけ易くするためです。ドキュメント化を進めていても、やはり「前回はどうしたのだろう」や「なぜ今の形になったのだろう」など過去のやり取りを見返したいケースは発生するため、専用チャンネル化することで解決しようという狙いです。

また、新メンバーの自主性に頼り過ぎないよう、新メンバーの状況把握も改善しました。ZOZOでは原則週1回の頻度で上長との1on1を行っていますが、新メンバーはそれにプラスしてメンターと毎日1on1を行うようにしています。新メンバーが分からないことや困っていることを、少しでも早く解決することが目的です。これらのサポート体制の仕上げとして、メンターは1か月間のオンボーディングの終わりに上長や新メンバーと一緒に次のオンボーディングに活かせるよう振り返りを実施しています。