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新入社員必須!メンバーのサインを集めます!

UGグループが大きくなっていっても、Co-Creationしていく組織であり続けられるよう、UGの組織づくりに取り組んでいるUG STYLE委員会。

今回は、第一期UG STYLE委員会のひとつ、「ウェルカムラリー委員会」の活動について、こーし-、ぱるる、いささか先生のインタビューをご紹介します。

こーし-:2010年中途入社。シェアード社員としてお客様をご支援しつつ、ユニットマネジャーなどを経験。現在は第2インソーシング事業部のユニットリーダー。
ぱるる:2019年新卒入社。現在は第2インソーシング事業部のユニットリーダー。詳しくはこちら
いささか先生:2016年新卒入社。将来の夢は中学高校教諭と宣言してUGに入社。現在は第1インソーシング事業部のメンバーとしてお客様をご支援しつつ、教育研修室の活動に加わり新卒向けUGアカデミーの運営に携わっている。

※委員会を組成するまでの学習の導入や、委員会活動組成についての記事もありますので、未読の方はぜひご覧ください。

ウェルカムラリー委員会とは


※ウェルカムラリー委員会のWEB会議の様子

ーー本日はよろしくお願いします。まずは「ウェルカムラリー」についてあらためて説明をお願いします!

ぱるる:ウェルカムラリーは新入社員の方が入社した際、既存社員100名と話してお互いに自己紹介し、コメントとサインをもらう、長年続いているUG独自の取り組みです。
新入社員を既存社員がお迎え(ウェルカム)し、お互いを知るはじめの一歩だと考えています。

いささか先生:僕らが委員会活動の取り組みとして制作した社内向けのガイドラインには「UGグループにおけるネットワーク(つながり)をつくるきっかけとして入社メンバー全員に行ってもらっている独自の取り組み」としています。


※ウェルカムラリーガイドラインの1ページ

ーーウェルカムラリー委員会についても教えてください。

こーし-:このテーマに興味関心のある8名のUGメンバーが集まって活動が始まりました。ウェルカムラリーは、かなり長く続いている取り組みなので、現在の組織に合うよう新しい形に変えたほうが良いんじゃないかというところからスタートしましたよね。
活動は、WEB会議を月1~2回開催したり、資料作成を分担し、各自で作業を進めたりしていました。

いささか先生:3ヶ月活動したアウトプットとして、ウェルカムラリーに関する事例集をまとめて社内にガイドラインとしてシェアしました。これまでは新入社員の方に「ウェルカムラリー、やってください」と漠然としか説明できていなかったものが、「どういうふうにやっていくとより実りのあるものになっていくのか」とお話しできるようになりました。また、今後も四半期に一回、ウェルカムラリーについて考え議論する機会を継続して設ける予定です。

委員会での議論|「ウェルカム」の気持ちを持ち続けるための共通認識


※ウェルカムラリーにサインとコメントを書いている様子。

ーー当初はウェルカムラリーの形を変えていくことに多く関心があったのですね。実際に委員会として集まってみて、どのような話をしていったのでしょうか。

いささか先生:委員会発足当初は現状のウェルカムラリーをもっとよいものにするためのアイディアや現状の課題点を出し合い、「ウェルカムラリーを通して本来成し遂げたいことは何なのか」ということを議論しました。ウェルカムラリーは一見すると、新入社員が既存社員にサインを貰うだけの活動に見えますが、それだけではないんですよね。自己紹介をし合ったり、共有の話題を見つけて盛り上がったり、お互いを知るためのきっかけになっています。

ぱるる:個人的には、UGメンバーは普段別々の場所で働いていることが多いので、ウェルカムラリーを通して「お互いの顔を認知できている状態になる」ということが大事だと思っています。

こーし-:それに加えて「自分はこの人に相談しやすそうだな」など今後頼れそうな人、自分が話しやすそうな人を見つけることにもつながればよいなと思っています。自分自身が新入社員のころを思い出すと、既存社員の稼動先を訪ねて、ときにはご飯をおごってもらったりしてお話をしていました。ワクワクする取り組みでしたね。

ぱるる:私のときは本社で先輩社員の方とお話する機会が多かったですね。入社時研修が充実し始めたころだったこともあり、こーし-さんが入社したころに比べて、入社してからしばらくの間は本社で過ごす時間が多かったのだと思います。

こーし-:入社時研修の充実度は私が入社したころとだいぶ変わりましたね。また、「シェアード社員」サービスが成長し、入社後早い段階からお客様のご支援に参画しやすくなりましたし、今はコロナ禍ということもあり、新入社員の方が本社で多くの時間を過ごす機会も少なくなったと思います。私が入社した当時は入社時研修後すぐに担当するお客様が決まらないことが多く、本社で過ごす期間が長かったので、その間に既存社員の稼働先を訪問していました。会社としての成長を感じますね。

ぱるる:そうなんですね。私が入社したときとはだいぶ違っているんですね。昔に比べ、複数のお客様を支援するメンバーが増えたこともあり、お客様先を訪問するにしてもスケジュール調整は難しくなったと思います。今は、本社で出会う、全社会や懇親会、昼会、夕会などでたまたま話す、という偶然の出会いが話すきっかけになっていることが多いと思いますね。

いささか先生:一方、コロナ禍の影響で、意識をしていないと対面での偶然の出会いが減ったり、チャットなど簡単なコミュニケーションに頼りがちになっていることもあると思います。ウェルカムラリーはWEB会議でもよいので、まずはしっかりお話する機会をつくりたいですね!

ーー第1期委員会活動のアウトプットは現行のウェルカムラリーのガイドラインをつくるというものになりました。どのような議論があったのでしょうか?

ぱるる:ウェルカムラリーについて明文化されたものがないよね、という話がありました。委員会メンバーのみんなで課題や変えていったほうがよいところ出していったときに、「そもそもウェルカムラリーの取り組みとして決まっていることってなんだろう」という疑問がでてきたんです。

いささか先生:組織が大きくなったり、コロナ禍によってオンラインのコミュニケーションが増えていったりしても、ガイドラインを作ってシェアすることで、メンバーの多くが「今よりももっと『ウェルカム』感を増していこう!」という共通認識を持ってもらえたらいいなと考えました。ウェルカムラリーの目的や期待することを文字化することによって、温かく迎え入れようという空気感ができたり、しっかりとウェルカムする時間をつくろうと取り組むことができると思うんです。現在は入社時研修のなかで、ガイドラインを活用して説明を行い、新入社員の方にもウェルカムラリーについてより深く理解をしてもらえていると思います。

ーーガイドラインをつくるだけではなく、説明の機会を設けたこともこの委員会の取り組みの一つなのですね。

委員会活動の振り返り


※ウェルカムラリーガイドラインの1ページ

ーー今後も検討、議論を続けるということが前提なんですね。
ここまでの委員会活動の振り返りと、今感じていることを教えてください。

こーし-:議論の中でさまざまな課題感は出てきましたが、十分に活用できている人、ウェルカムをしっかりしている人はたくさんいるんです。なので自然消滅せずにずっと継続してきているんですよね。社員数が増えてきたので、ガイドラインに「自分はこのように取り組んでいます」という事例集を出すことで参考にしてほしいなという想いがありました。

ぱるる:サインをもらったときに既存社員が他の既存社員を紹介するなど、紹介した事例を真似てみる人もいると聞いています。「次はこの人と話してみたら?」などと他のメンバーを紹介するとよりウェルカム感を感じられると思うんです。そんな流れができたらまさに「ラリー」なんですよね。自分自身も他の既存社員を紹介するようになりましたし、新入社員の方を積極的にウェルカムしようという意識が強くなりましたね。

いささか先生:僕もそう思います。委員会メンバーの意識が高まることによって、それが周りのメンバーにも波及しているのかなと思います。また、今後も四半期に一度、ウェルカムラリーについて考えるサイクルができたことがよかったですね。ここからが重要だと思っています!

ーーありがとうございます。これからも期待しています!

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