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相手への心遣いを大切に。トレタのSlackコミュニケーションルールを公開!

こんにちは、トレタ採用担当の金子です。

リモートワークを行なっている会社では、チャットを使ったコミュニケーションが主流となっているのではないでしょうか。

またSlackでのコミュニケーションの仕方について「こんな時どうしたら?」や「どうするのが正解?」など発信方法に困ることもあるかもしれません。

トレタでは、Slackを利用したコミュニケーションをより円滑に行うために、コミュニケーションルールを設けています。

1.就業時間外の連絡は原則禁止

基本的に就業時間外・休日休暇の個別メンションやDMは控えましょう。

例えばチーム内でお互いにOKであることが分かっている上でのやり取りは問題ありません。どうしても必要な場合は、送信相手になる方の了解を取った上でやり取りをしてください。

2.自分宛のお知らせには極力リアクションをする

メンションに対してまったく反応がないと、送った側は 「あれ、気づいてないのかな?リマインドした方がよいかな...?」 と不安になります。

返信する余裕がないときは、せめて「見たよ」というスタンプでリアクションをし、相手が安心できるように気遣いをしましょう。

3.明日でいいものは明日送る

今日送る必要がないメッセージは、「明日でいいのですが〜」という内容で送るのではなく、自分のリマインダーに入れて明日送りましょう。

もちろん 「今日のうちに知らせて心の準備をしてもらいたい!」という気持ちもあるかと思いますが、明日思い出さなきゃいけない責任を相手に被せてしまいますので、控えてください。

4.気遣いのメンション外しは裏目にでることも

業務時間外や有給を取得している人に対して気遣いでメンションをつけずにメッセージを送った場合、後で気づいてもらえない可能性があります。

本当にその人に読んでもらいたいのであれば、後から遡れるようにメンションをつけるか、翌日や出社したときでも良いものはそのタイミングでメンションをしましょう。

5.分かりやすい文章を心がける

チャットコミュニケーションは言葉の使い方、「てにをは」の違い、言葉足らずで認識間違いを生む可能性があります。

下記のような工夫をして、分かりやすい文章になるよう心がけましょう。

・相手との会話で普段使っていない専門用語は使わない。(または注釈を入れる)
・この文章が自分に送られたとして、どう受け取るか想像する。
・相手が短時間で答えやすい質問の仕方をする。
・例えば「はい」「いいえ」で答えられるようにする、質問が複数ある場合は番号をふる。
・重要なところはハイライトしたり太字にする

6.メッセージは小分けに送らない

メッセージの分だけ相手に通知が届いてしまいます。
投稿をブックマークしてタスク管理している人もいるので、なるべく1センテンスは分割せずに投稿しましょう。

7.細めな共有で作業や思考のプロセスを可視化

作業が途中であってもチームメンバーの目の触れる場所にガンガンアウトプットしましょう!

作業が可視化され、メンバーから早い段階でフィードバックを得られます。
作業の結果ではなく過程における思考のプロセスも可視化されるというメリットがあります。

さいごに

もちろん相手や関係性や話題によって、イレギュラーな対応が必要なことは、ケースバイケースで対応を行なっています。

トレタでは社内の基準としてルールを設けることで、心地よいコミュニケーションを円滑に行うことにつながり、仕事のパフォーマンスにも良い影響を与えると考えています。

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