みなさんこんにちは。CI部の鎌田です。
新型コロナウィルスの感染拡大が広がり、世界的にも不安な状況が続いています。
この状況ですから、リモートでの在宅勤務をされている方も多いのではないでしょうか。

しかしこの時、とっても困るのが、お客様とのミーティングや関係者との調整ごとではないでしょうか。
昨今は、マルチベンダー体制のプロジェクトも増えてきていて、調整も大変な例が多いと感じています。
でも、やろうと思えば、意外とできてしまうものです。

私が関わっているプロジェクトでは、マルチベンダー体制ながら、フルリモートで、プロジェクト運営が行われています。
その一端をご紹介します。

リモートでの打ち合わせが当たり前！そこに至った経緯

プロジェクトの決め事の中で、私がもっとも徹底していると感じていることは、すぐ集まって会話できる場所がインターネット上に用意されており、そこに集まることにメンバーが抵抗を持っていない、という点です。
何か決めなければならないことや、トラブルなどが起こった場合などは、リモートミーティングがすぐに設定され、各社のメンバーが集まり、そこで打ち合わせが始まります。
集まる時間より解決の時間を早めることをプロジェクトとして優先しているのですね。
このため、プロジェクトメンバーがリモートなのは当たり前というプロジェクト運営となっています。

元々はプロジェクトでの会話時間を確保するために、移動時間よりも少しでも会話する時間を長く確保しよう、というプロジェクトとしての意思決定があったから始まった取り組みでした。
このように、リモートでのミーティングを当たり前にするのはちょっとしたキッカケなのだと思います。

決断するなら今ですよ！

リモートミーティングでみんなが当たり前にやっていること

とはいえ、プロジェクトに参加している複数の方がリモートからミーティングに参加するため、ルールも必要です。
私が参加するプロジェクトでは、以下のルールが徹底されています。

• 発言する際は、社名＋名前を名乗ってから、発言をしたい内容を話し始めること
• 発言しない際は、マイクをミュートにしておくこと

ちょっとしたことなのですが、今誰が発言しているのか、これだけですぐに分かります。
こんなちょっとしたことでリモートでのミーティングもスムーズになるのです。

ミーティング以外でのコミュニケーションはチャットで

ミーティング以外にも、これどうだっけ？となることがあれば、チャットツールで各社が繋がっており、コミュニケーションを取ることができます。
気軽に相談などもできるため、これもまた距離などは気になりません。
プロジェクトもスピーディーに進みます。

課題管理はWebで

課題管理もWeb上に集約し、各社が課題を作成/更新/参照できるようにすることで、最新ステータスをプロジェクトメンバーであれば誰でも確認できる状態になっています。
また、課題のやり取りも履歴が残りますし、各社間での課題の引き渡しもとてもスムーズです。
課題がWeb上にすべて集約されているため各社でステータスの差異が起きることもありません。

そしてみんな、フルリモートでの対応が当たり前になった

これだけのツールが揃ったため、プロジェクトメンバーは、フルリモートでも問題なくプロジェクトの対応ができ、またフルリモートでの対応がプロジェクトとして当たり前になっていきました。
それでも、プロジェクトの各メンバーと距離を感じたことはありません。
すぐ会話を始められる環境もあり文字でもコミュニケーションできるため、隣にいなくても、常に顔を合わせていなくても、プロジェクトは進められるのです。

まとめ

プロジェクトメンバーがそばにいない状況下で、直接会わないでプロジェクトが成り立つのか、懐疑的な方も多いのは事実だと思います。
しかし私が関わったプロジェクトは、それをものともせず、ちょっとしたキッカケからリモートでの対応を当たり前にしてきました。
変わるなら、今がチャンスなのではと思います。今だからこそ、フルリモートでのプロジェクト対応にトライしてみてください。
プロジェクトやり方を変える良いチャンスだと思います。さあ、今一歩目を！