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21卒内定者 テレワークの準備と心構え Vol.2



皆様はじめまして!  現在、株式会社PHONE APPLI21卒内定者としてアルバイトをしている内田です!

早速ですが皆様は前回投稿された「21卒内定者 テレワークの準備と心構え Vol.1」の記事はご覧になりましたでしょうか?Vol.1には私たちがこのような記事を取り扱うことになったきっかけや経緯、記事を作成するまでの過程などが記載されていますので、是非Vol.1からご覧いただけると幸いです!

「21卒内定者 テレワークの準備と心構え Vol.1」はこちらから

さて、前回の記事では、「コミュニケーション」に関しての問題の中から『Web会議中のコミュニケーションが難しい』といった課題についての記事でしたが、今回は『出社している人とテレワークをしている人による情報格差』についてアンケート結果を踏まえ事例とともに触れていきたいと思います。

【どういった時に情報格差を感じるか?】

・テレワークの場合Web会議の接続を切った後に裏で進められていた会話を感知できていなかったとき。
・部署で一人だけテレワークの際にWeb会議未接続の際に話されていた会話が共有されていなかったとき。
・チャットなどで多くの情報が飛び交っているのを追い切れていない時。
・チャットで円滑なコミュニケーションが取れていないのを目にしたとき。

テレワークでは円滑なコミュニケーションが難しく、社員同士の些細な会話や、Web会議外での会話などの細かな情報のキャッチアップが困難になり、どうしても情報格差が発生してしまう部分がいくつかあるようです。またチャットなどでも情報格差を感じている方はいるようです。ですので、これらの 問題を解決するために社員の方々が意識していることや解決策について触れていきたいと思います。

【情報格差の解決策】

・情報共有方法のルール化。(情報を取りに行ける体制づくり)
・共有すべき情報を全て透明化するためにJiraまたはBacklog、プロジェクトに必要な全てのタスクを書き出す。(開発のほうではこのような運用体制を敷いている)
・細かい情報もチャットに書き込むようにする。
・重要なWeb会議は録画しておく。
・チャット内での情報格差を見かけたら積極的にフォローに回る。
・自分が理解できていない情報があれば情報の確認をすぐに行う。
・参加できていなかったWeb会議は録画視聴する。
・チャットで議論が滞ったり、不明点を感じたりしたらすぐ 電話、ビデオ会議。

解決策として情報共有方法をルール化し、すべての人が同じ方法で情報を取りに行けるような運用体制を敷くことが有効なようです 。上で紹介した解決策を実行することで、情報に対しての認識のずれや、情報格差が発生しづらく、円滑なコミュニケーションを行うことができると思います。また細かい情報もチャットに書き込んだり、Web会議の大部分を録画していくことにより、出社時 とテレワーク時で認知している情報に差が出づらくなるようです。

最後に、チャットの書き込みや、Web会議の録画などをルール化して実践することが情報格差を減らしていく上で重要になってきます。また、 一人一人が意識して必要な情報がいきわたっているかの確認をとるなどして、他者を気にかけてあげることで円滑にコミュニケーションができ、情報格差も減らしていけるのではないでしょうか。

最後までお読み いただきありがとうございました。今回の記事が皆様のお役に立てれば幸いです。
「21卒内定者 テレワークの準備と心構え」はVol.3 までございますので、是非ほかの記事もご覧になってください!

アンケートのお願い

以下に読者アンケートのURLがございますので、率直なご意見、ご感想を聞かせください。よろしくお願いいたします。

https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=-pxE7DM63k-6M84R1UEZjZzwWHwvqwRAtKZyvheXdNZUMkw4RDlEVVhSM0U4WUpaV09ZNVlTN0hDRC4u

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