タスク管理の方法は世の中に溢れていますが、弊社ニューのディレクターは毎日異なる複数の問題に向き合うため、自然とマルチタスクの状況になります。

単純作業ならまだしも、ディレクターのどのタスクも思考力が求められるため、タスク管理がディレクターのパフォーマンスに直結するのです。

弊社のタスク管理方法は有効性にかなり自信があるので、ぜひ参考にしてみてください！

タスク管理の目的：最高のパフォーマンスを引き出す

タスク管理の目的は、100％の状態で仕事に取り組むため です。タスク管理そのものが目的になってしまうと、本来の仕事に集中する時間やエネルギーを奪われてしまい、本末転倒になってしまいます。

タスク管理は、目の前の仕事に全力を注ぐための手段 です。だからこそ、脳のリソースを有効に活用し、最高のパフォーマンスを発揮できる環境を整えることが大切です。

脳のリソースを最適化するシンプルな考え方

タスク管理の本質は、"脳のリソースをできるだけ空けること" にあります。多くの人は、タスクを「覚えておくこと」に脳のリソースを割きすぎていますが、これは非効率です。

人間の脳は、大きく分けて「思考する機能」と「感情を司る機能」があります。感情は人類が生存するために発達してきたもので、思考する機能よりも圧倒的に強い影響力を持っています。そのため、感情が高ぶると、思考する力があっという間に飲み込まれてしまうのです。

ですが、この仕組みを理解し、タスクを脳の中に溜め込まず、外部に書き出すことを習慣化すれば、よりスムーズに仕事を進められるようになります。

タスクを書き出すべき理由

脳内でタスクを管理すると、

• 何をすべきかを忘れないようにする負担がかかる
• 抜け漏れがないか気にするストレスが生まれる
• 不明瞭な点があると、それが不安となり、脳のリソースを圧迫する

こうした問題を防ぐために、まずは タスクをすべて外部に書き出す ことが大切です。

また、人間は「不明瞭なこと」に対して強い不安を感じます。不安は感情によるもので、思考する機能のリソースをどんどん奪ってしまいます。そのため、タスクを書き出すときには、できるだけ細分化して、不明瞭な部分をなくすこと がポイントです。

タスクの書き出し方のポイント

1. すべてのタスクをリストアップする：記憶に頼らず、思いついたらすぐに書き出します。
2. 細分化する：曖昧なタスクは、どこまで細かくすれば実行しやすいかを考えます。
3. 期日を明確にする：期限の有無や優先順位をはっきりさせ、全体像を見える化します。

タスクの優先順位を見極める

タスクをすべて書き出したら、次にやるべきことは「優先順位を決めること」です。

タスクが整理されると、「次にやるべきこと」が明確になり、迷う時間が減ります。それだけでなく、優先度の高いタスクに集中できるので、達成感も得られやすくなります。

効率的にタスクをこなすコツ

タスクを実行するときは、優先度の高いものから順番に1つずつ片付けること を意識しましょう。

ここで大切なのは、人間は同時に複数のことを考えられない ということ。「マルチタスクが得意」という人がいますが、実際には小さなシングルタスクを高速で切り替えているだけです。不要な切り替えを減らし、1つのことに集中することで、パフォーマンスが向上します。

また、タスクが完了したら「消す快感」を味わうことも大事 です。取り消し線を引く、物理的に削除する、リストの一番下に移動するなど、達成感を視覚的に得ることで、次のタスクへのモチベーションを高めることができます。

この方法は Getting Things Done（GTD）の理論 をベースにしています。

まとめ：タスク管理を武器に変える

タスク管理の本質は、脳のリソースを空けること です。そのために、

1. タスクをすべて書き出し、脳の負担を減らす
2. タスクを細分化し、不明瞭な部分をなくす
3. 優先順位を決めて、迷いを減らす
4. 1つずつ着実にタスクを処理する
5. タスクを「消す快感」を得て、達成感を高める

これらのステップを実践すれば、ストレスを減らし、思考する機能を最大限に活かした効率的なタスク管理が実現できます。

タスク管理は目的ではなく、仕事の質を最大限に高めるための手段 です。正しくタスクを管理することで、仕事の進め方がスムーズになり、日々の充実感が増していきます。ぜひ、あなたの働き方に取り入れてみてください！