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攻めのバックオフィスはデータドリブンだからこそ叶えられる。業務の幅をどんどん広げる業務管理ユニットリーダーの仕事哲学とは?

組織開発担当の池田瑛香が、株式会社Housmart(以下、ハウスマート)社員の仕事術に切り込んでいくインタビュー連載『Howsmart jobs! 』

第6回は、ハウスマートのバリューをすべて体現し、第3四半期のMVPを受賞した、業務管理ユニットリーダーの小林さんが登場。ルーチンになりがちな事務業務の枠を飛び越え、各所と連携して「不動産仲介を科学」している彼女の仕事哲学に迫ります!


【小林 恵(こばやし・めぐみ)】

不動産会社での営業事務職勤務を経て、業務管理ユニットリーダーとして活躍中。2児の母としても日々奮闘しており、三度の飯よりキャンプが好きというアウトドア派な一面もあるそう。

――普段はどのようなお仕事をされていますか?

お客様のお問い合わせ対応、物件の見学調整、重要事項説明書、契約書の作成など、見学から物件引渡しまでの包括的なサポートを行なっています。

――はたからみていると本当に毎日お忙しそうです・・・。効率化・IT化などどんな工夫をしていますか?

重要事項説明書や契約書作成は深い知識がないとできないハードルが高い作業ですが、今いる4人のメンバーのうち、経験者は私だけです。その中でいかに全員が関わって業務を分担していけるか考えています。例えば、いきなり不動産関連の書類を作成する業務をお願いするのではなく、まずは物件の見学調整をしてもらいます。調整していく中で不動産用語に触れたり、契約の流れを学ぶことができます。あとは資料を集めるタスクだけお願いして同じように知識をつけてもらったりしています。このようにステップアップ形式で業務をお願いしたり、業務を細分化して一部の業務だけ担ってもらうなど幅広く業務知識が習得できる体制をつくることで、チーム全体のレベルアップを図っています。


――今回のMVP受賞、おめでとうございます!部署横断でデータを使った取り組みが評価されていましたね。

ありがとうございます!部署間の垣根が低いので、困った時は随時プロダクトグループと連携して改善していけるのがありがたいです。普通の仲介会社だと夏季休業のお知らせなどもメールでご連絡になることもあるかと思いますが、当社はアプリを通してお客様とコミュニケーションをとっているので、アプリの設計次第で営業担当者の手間を削減してあげることができます。おかげさまで問い合わせも増えているので、先日プロダクトグループを率いるCTOの高松さんに相談して、効率化のための施策も企画させていただきました。

逆にプロダクトグループから提案してくださって改善に進んだ例もあります。直近ではアプリの一機能についてお客様の認知度が低いのではないかという仮説をもとに、デザイナーさんから新機能の企画をご提案いただきました。ユーザーインタビューを重ねて開発を進めてくださるそうで、楽しみにしています!

――業務管理ユニットの仕事で大変なことはなんですか?

大変かつ面白いところなのですが、業務範囲が定まってないことですね。先述した通り、データを駆使して戦略的にこんなことがしてみたいという想いがあれば、やれる自由さがあります。

また、現場に近いところで業務ができていることも挙げられます。調査や役所など現地に足を運ぶことが多いのですが、実際に行ってみると区ごとに景観に対する意識や地区計画の違いを知ることができて面白いですよ。


(池田の居住エリアの地区計画について教えてくださる小林さん(神))

前職在籍中に宅地建物取引士は取得していましたが、建築に関する知識はまだまだ不足していました。でもこの会社に入社してからは先述の通り現場が近いのでかなり詳しくなったと思います!私自身、だんだん接道している道路によってどういう建物が建てられるかなどイメージが湧くようになってきました(笑)

知識が実務に役立ってきたという実感はすごくあります。例えば先日はお客様が見学をご希望された物件を確認したところ、接道義務を満たしていない「違法建築」でしたので、営業担当者に確認した事項を的確に取り次ぎました。結果的にお客様はご見学の前にこの物件を見送る判断をすることができました。このように、業務管理ユニットが営業担当者と同じように知識を持っておくことは、彼らのサポートをする上で非常に役に立つと思います。

――いわゆる一般的な営業事務の仕事との違いは何でしょうか?

データドリブンで業務が行えることではないでしょうか。アプリを介しているので、どういう背景があって当社サービスにたどり着き、アプリダウンロードしたのか、登録からどれくらい期間を明けて見学を申請したかなど、導線を把握することができます。それらがわかると、例えば「このお客様はこういう検索ワードでたどり着いていらっしゃるから、こんなことが気になっているはず」「このお客様は登録から時間が経っているから見学時に丁寧にご案内した方がよさそう」など、会話の手助けになるようなエッセンスを営業担当に伝えることができます。

今やりたいなと考えているのは、7日間連続でアプリを使ってくださっているアクティブなお客様に対して、営業担当から積極的にアプローチを取っていく仕組みづくりです。


(爽やかな笑顔で多忙な業務のあらましをお話しされる小林さん)

住宅購入を考えていらっしゃるかどうかわからない不特定多数のお客様にやみくもにアプローチするのではなく、ある程度仮説をもって戦略を考えることができるのが当社の特徴だなと思っています。そして、我々業務管理ユニットも戦略を練るところに関わっていくことができます。まさに攻めのバックオフィスですね。

――本当に幅広く活躍してらっしゃいますね!お子さんがいらっしゃるかと思いますが、大変なこともありますか?

PCひとつあればある程度仕事ができますし、社内コミュニケーションはSlackを使っているので、急なこどもの発熱時もリモートワークができて助かっています。前職では東北の実家から両親を招集したこともありましたけど(笑)。

――最後に、将来業務管理ユニットを社内でどういう存在にしていきたいか、目標を聞かせてください!

予算立てに関わって数字をどう伸ばすかなどの企画を行なっていきたいです。データがあるのでどの数字をどう伸ばすか、今以上に戦略的に考えて、安定した売り上げを作っていくことに寄与したいです。


池田より

お問い合わせから物件引き渡しまでの長い道のりを、お客様にも営業担当者にもしっかり寄り添って伴走している小林さん。ルーチンワークになりがちな営業事務のお仕事ですが、データを駆使して戦略的に考え、業務の幅を広げている様子が伺えました。

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