Slack大好きな私がSlackのコミュニケーションで実践している５つのこと

はじめまして🤝

こんにちは、こんばんは！
「Funds」を運営しているファンズ株式会社でQAディレクターをしておりますSHIOです！
ちなみに「Funds」とは、投資したい個人と資金調達をしたい企業結びつけるプラットフォーム的なサービスです！株式に手を出すのはちょっと怖い・・という人など、是非一度見てみてください～。

さて、本日は、テキストコミュニケーション・チャットコミュニケーション・Slackコミュニケーションとして私が実践している5つのことについてお伝えできればと思っています！

突然ですが、皆さんチャット好きですか？

フルリモート勤務は(というと主語が大きいかもしれませんが・・)、基本的にテキストベースでやり取りするため、コミュニケーションツールへの依存度は、物理出社をしている人たちとくらべてかなり高いと思っています。

私はフルリモート歴4年になりますが、実際、「人と話す」手段が「チャットサービス」or「通話ツール」しかなく、物理出社でよくある「エレベーターでばったり会って雑談」とかも起こりません。(当たり前である)

でもそんな中でももちろんコミュニケーションを取って仕事をしなければなりませんが、私は比較的、というかかなりテキストコミュニケーションが好きなタイプです。ただ、そうでもない方もいらっしゃると思いますので、当社で利用しているコミュニケーションツール「slack」で私が実践しているポイントをいくつかお伝えできればと思います。

ただし、特別特殊なことはしていません、きっと日々の中でみなさんも自然とやっていることも多いと思います。

またこれが「正解」というのはないのかもしれません。所属する組織や仲間との距離の近さにより作法が異なるためです。

自分たちの組織に取り入れていけそうだというものがあれば、取り入れてみるくらいの温度感で読み進めていただければと思います。

【1】メンションが来たら必ず状況や結論の分かるスタンプor返信をする

メンションっていわゆる「メール」と同じだと思っています。

送った相手は以下の3点を気にするので、それを満たせるようなアクションをするようにしています。
「気づいてくれたのか」
「読んでくれたのか」
「内容に対して返信(もしくは反応)をくれるか」

スタンプの場合は、見ました、メンション気づいたよという意味で「👀」、同意/異議なし/理解しましたという意味で「🙆」や「👍」などを利用しています。

※ スタンプの意味合いが組織によって違うと思いますので、あくまで一例です！

また、スタンプだけではなく語弊が起こりえる場合は、ちゃんと文字で返すことも心がけています。

【返信】「◯◯の件ですね、承知しました！こちらで対応します」など

注意したいこと（スタンプ）

特にスタンプ「👀」や「🤔」のような、結論のでないスタンプを押して放置しないことです。送った側は、「見てくれてるみたいだけど、忘れちゃったかな・・」「何か言いたいことあるのに言ってくれないな・・」という気持ちになってしまうので、ちゃんとアクションをしましょう。またスタンプだけの反応で良いかは会社や相手次第なところもあるので、不安になったら返信をしましょう。

注意したいこと（返信）

複数の確認事項が1つのメンションの中にある場合、それに対して「OKです!」「大丈夫です!」のみ返されると相手が不安になる場合があります。

「2つ聞いてるけど、どちらとも大丈夫な認識で良いのかな・・?」「見落としてる可能性はないかな」という不安と本当に見落としていた場合は齟齬が発生することになるので、できるだけテキストコミュニケーションにおいては特に明確・正確に返事をするようにしたいですね。

【2】依頼事項等は、ものごとの背景等をきっちり文章化して伝える

これはテキストに限ったことではないのですが、突然、なんの頭出しもなく「Aの対応お願いします」と、依頼されることってありますよね。テキストでも同様のことが起こると…

「対応期限は?」
「優先度は?」
「というかなぜそれが必要なの?」
「承認は得ている?」
「Aという方法以外にも方法はないの?」

…などなどたくさんの疑問がわき、テキストで質問攻めが始まってしまいます。双方にとってとってもあんまりよくない時間かな、と思います。

双方のコミュニケーションを円滑にするためにも、「依頼の背景」や「伝える相手にとって必要な情報」を考慮・整理して伝える必要があります。

もちろんすべてを考慮するのは難しいと思うので、あくまで考慮できる範囲でお伝えできれば良いと思っています。OMOIYARIですね。

【3】スレッドでのやり取りの途中で、スレッド外の人にメンションするときは、一連のまとめをつける

議論が白熱したり、対応が長期に渡った時、1コメントに対して数十件のスレッドコメントがつけられるときがありますよね。そんな時に、「◯◯さんも巻き込まなきゃ！」と思ってメンションされると思いますが、皆さんどのようにしていますか？

【よくある例】「@Aさん ↑の件ってどうですかね？」

こういう風にメンションされている方もいらっしゃると思います。別に悪いことでも無いことでは全然ないと思うのですが、相手の負担も考えつつより良いコミュニケーションにできるのでは、と思って、私は以下を意識して取り組んでいます。

@Aさん ◯◯の件で今話していて、以下のような案や懸念がありました。
【案】
　・...…
　・..…
【懸念】
　・...…
　・..…
これらについて、ご意見伺いたいのですが、どうでしょうか？

最初の例の場合は、メンションした側の人のコストが小さく、メンションされた側のコストがかなり高いです。スレッドに付けられたコメントすべて読んで経緯の理解、問題点・相談内容の理解をしてコメントをする必要があるためです。

後者の場合は、メンションした側の人のコストがやや高いものの、メンションされた側のコストは少なめで返信のスピートも早いと思います。メンションした側の人のコストは、全コメント読むまでもなく内容を理解しており、それをテキストで整理して送っているため全体的なコストを見ても前者より後者の方が少ないと思います。

なので私はできるだけメンションを飛ばした相手が最速でレスポンスできるように、経緯・何を判断・相談したいか、をまとめてメンションを飛ばすようにしています。

逆に一連の流れをバイアスなく◯◯さんに判断して欲しい場合はまた毛色が違いますが、そうじゃない場合は、このように伝えた方が負担が少なそうだなと思って実践しています。

【4】リアクションがなかった場合、リマインドするタイミングをあらかじめ決めておく。

1つ目の時にもお伝えしましたが、slackのメンションって「メール」に似ているなぁと思っています。
そんなメールは一度送ったら「絶対見てくれるだろう」とは思わないですよね？(少数派の意見でしたらすみません...)返信がなかったら、「以前お送りした～・・」みたいなお伺いのメールを再度送るかと思います。slackも同じなのではないでしょうか。

メンションしてレスが返ってこなかったら、リマインドされる方も多いのでは？
そして「催促してるみたいで気が引けるなぁ」とか、そういうのを気にする人も多いのではないでしょうか？(私もチャットツールに慣れていないころそうでした…。)
心の負担を軽くするためにも「リマインドするタイミング」は決めちゃいましょう！というのがここのポイントです。

流石に10分に一回とかリマインドされると相手も会議中だったり、何かしらの理由で対応できない場合もあるので、適切な時間は見極める必要はありますが、これをある程度決めておくとメンタルの消費は減ると思います。例えば、私の場合は急ぎではないものについては「1日」と決めています。

丸一日(24時間)レスポンス(何らかの回答)がなければ、リマインドです、と連絡をしています。

悪意のある人と仕事をしているなら別ではありますが、大体の方は「リマインドありがとうございます！見落としてました！すみません！」とレスいただけるので、相手の負担にもあまりなっていないはず...。

コミュニケーションツールで疲れないためにも、ある程度はしきい値にそって対応してみてはどうでしょうか？という提案でした！

【5】組織や相手に合わせた言葉遣いと見やすいメッセージを心がける

ちょっと【2つ目】に似ていますが、さて、さいごのポイントです！

テキストコミュニケーション・チャットの最大の難しさは、言葉の扱い次第で「相手の受け取り方が千差万別」なところかなと思っています。

メールはメールのお作法が決まっているところがあるので、ある程度の印象コントロールはし易いものの、Slackなどは決まったお作法は少ないように見えます。(各ツール側で最低限のお作法が提示されているくらいかなぁと)

親しい間柄であれば砕けた口調等や堅い口調であっても「あいつはそう言う奴(通常運転だよ)」という理解があったりするので、あまり気にしなくても良かったりする一方、「会社」「組織」だとなかなかそれも難しいこともありますよね。

少なくとも私は、フルリモートで働く身でFace to Faceで話せる場面が極端に少ないので、テキスト上ではやや親しげかつ丁寧なコミュニケーションをとるようにしています。(これはスタートアップに就業しているから、というのも十二分にあります)(まあ実物は、人見知りネット(テキスト)弁慶マンなのですが・・😉)テキストの口調も口頭で話すときよりもより詳細に記載し、視覚的にも「読みやすい」ものを意識したりしており、具体的には以下の点に注意しています。

【✒️書き方のポイント】