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多様性を意識した「みんなでつくりあげるカンファレンス」ができるまで【Excite × iXIT TechCon開催のウラ側】

先日、初の試みとして開催した社内技術カンファレンス「Excite × iXIT TechCon」。今回は運営メンバー5名に開催に至った経緯や運営チームの思いなどをインタビューしました。(写真左上から、宮西、鍛治本、大重、宝田、伊藤)

「Excite × iXIT TechCon」とは……

2022年2月18日(金)に開催された社内技術カンファレンス。Zoomのウェビナー機能とSpatialChatを利用し、オンラインで開催しました。20分のセッションが9個、5分のLTが11個、ランチセッションが1個、開催時間7時間半、参加者約100名という、エキサイトの社内イベントとしては過去最大規模のものとなりました。

ーー初の社内技術カンファレンスの開催となりましたが、構想はいつ頃から始まりましたか?

大重:元々、エキサイトHDの技術組織を活性化させたい思いを持った技術者が集まって、昨年4月から分科会活動を行っていました。今後何をやっていくかブレストをする中で、アイデアの一つとして「エキサイトカンファレンスのようなものができたら面白いよね」という話が出たのがきっかけです。そこから、カンファレンスの運営に興味があるメンバーを募り、最終的にここにいる主要メンバー5名で企画を詰めていきました。

カンファレンス運営チームとして本格的に動き始めたのは昨年の秋頃で、開催に向けて何が必要か、どんなコンテンツを用意するかなど、週次の定例MTGで話し合いを重ねました。運営チームで明確な役割分担はせず、進める中で出てきたToDoを、メンバーそれぞれが得意分野を活かせるように分担していきました。普段の業務もあるので、定例MTGで出た宿題をバランスを見ながら割り振って、各自が持ち帰って進めていくような形で進めました。

隣のチームの人が何をしているのかわからないことが課題だった

ーー今回なぜ、全技術者が参加する大規模なカンファレンスを開催することになったのですか?

大重:一つは「横の繋がりの強化」です。エキサイトは、様々なドメインでサービスを展開していて、技術者もそれぞれ担当サービスを持っています。業務上のコミュニケーションだけだと、違うサービスを担当してるメンバーが何をやっているのか理解する機会はどうしても少なくなってしまいます。グループ会社ともなると尚更です。カンファレンスという形で交流を行うことによって、技術組織をもっと活性化させたいと考えました。

技術者の外部発信を増やすきっかけを作りたい

大重:二つ目は「技術者の外部発信を増やすきっかけ作り」です。エキサイトは今までPHP Conference JapanやiOSDCなど様々なカンファレンスに協賛してきましたが、プロポーザルを出す人、登壇する人は多くはありませんでした。社内から登壇者が増えれば、会社がもっと盛り上がるし、登壇する人自身も技術者として良い体験ができると思っているので、外に向けて発信するサポートができたら良いなと考えていました。まずは外部カンファレンスの練習の場として、社内カンファレンスを使ってもらえたら良いと考えました。

「Excite × iXIT TechCon」当日の様子

伊藤:僕もカンファレンスに登壇する人を増やすような動きができると、もっと社内が盛り上がるだろうなと思っていたので、今回の取り組みにとても共感しました。あとは単純に、技術者が集まってお祭りみたいなことができたら楽しそうだなと思った部分もありました(笑)。

外部カンファレンスの空気感を可能な限り再現した

ーーカンファレンス作りに取り組む上で、意識したことはありますか?

宝田:外部のカンファレンスさながらの空気感をできるだけ再現することを意識しました。発表内容の提出方法をプロポーザル形式にする、専用サイトやノベルティを作る、SpatialChatを利用したAsk the speakerを実施するなど、登壇者にも参加者にも練習になるようなカンファレンス作りを目指しましたね。

大重:Ask the speakerは結果的には大成功とは言えなかったのですが、初めての開催だったので「とりあえずいろんなことをやってみる」感覚でチャレンジした部分として良かったかなと思います。

登壇者を中心に配布されたノベルティのTシャツとステッカー

様々な人にスポットが当たる、多様性を意識したカンファレンス作り

大重:横の繋がりを強化するために、“多様性”を大事にしたいと考えていました。過去の社内イベントを振り返ると、決まった人が発表しがちだったので、年次、部署、職種問わず様々な人にスポットが当たることを意識しました。例えばカンファレンスの各プログラムには、新卒1年目〜役員クラスまで幅広くメンバーが登壇しましたし、進行は運営だけでなく、持ち回りで各部署に司会を務めてもらうなど、工夫を凝らしました。

伊藤:とにかくたくさんプロポーザルを提出して欲しかったので、Googleフォームで投稿されたプロポーザルの内容が、Slackの技術者用チャンネルに自動で投稿されるような仕組みも作りました。

ーー実際に投稿されているのを見ると、自分も出してみよう!という気になりますよね。

伊藤:そうですね。この仕組みのお陰かは分かりませんが、たくさんの人が1人で複数のプロポーザルを提出してくれて、最終的には誰に発表してもらうか決めるのに苦戦したほどでした。アプリ、バックエンド、インフラなどの技術領域もそうですし、年次、部署、職種にも多様性を持たせたかったので、時間内で誰にどのテーマで発表してもらうか試行錯誤しました。

みんなでつくりあげるカンファレンスに手応え

大重:発表するメンバーにとって、参加してよかったと心から思えるものにしたかったので、資料の投影などで当日あたふたしないよう、事前のシミュレーションを綿密に行ったり、司会者に台本を用意して事前に渡したりと、サポートを手厚く行いました。

カンファレンス当日は、発表中にZoomのチャット機能で盛り上げたり、発表者にフィードバックを送ったりと表に出る人だけでなく、参加者みんなでカンファレンスをつくりあげられるような工夫をしました。

鍛治本:デザイナーとしても、些細なことで発表者が負担に感じないデザインを念頭に置いていました。例えば、ロゴやサイトを作るだけでなく、発表資料のテンプレートを複数用意するなど、発表準備で苦労しないことを考慮しました。

宮西:ここまで準備に力を入れたことは社内イベントでは初めてだったと思います。前日の夜ギリギリまで台本の修正を行ったりしていました。みんな働きすぎでしたね(笑)。

ーーエキサイトで開催してきた社内イベントとしては過去最大規模となりましたが、開催してみていかがでしたか?

宝田:当日の運営の裏側はかなりバタバタしましたが、みんなが臨機応変に対応し、なんとか乗り切ることができました。細かい反省点はたくさんありますが、開催後のアンケートを見ていると「外部のカンファレンスなど、発信する良いきっかけとなった」、「色々な事業部の知見や苦労を知ることができて学びが多かった」といった声が多く、目的としていた部分は達成できたかなと思っています。

また、今回のカンファレンスの中で一番良かったセッションを投票で決める「ベストスピーカー賞」、一番良かったLTを投票で決める「ベストLT賞」、たくさんフィードバックをしてくれた参加者に対する「ベストフィードバック賞」を用意したのですが、フィードバック賞は今年4月に入社予定の内定者が受賞したことからも多様性を体現できたカンファレンスになったと感じています。

宮西:運営チームみんなが自分ごと化し、一丸となって取り組んでいて、すごく感動しました。新卒1年目のメンバーもいましたが、頼もしいなと感じましたし、このメンバーと一緒に運営に関わることができたことが楽しく、とても良い経験になりました!

ーー今回のカンファレンスのテーマは「beginning」でしたが、今後の展望はありますか?

鍛治本:テーマの「beginning」は今後も続けていくことを見据えて、初回であること、新しいことが動き出すときの表現として良いなと思い、運営チームで決めたテーマでした。今回のテーマが生きるように、第2回も開催できたら嬉しいです!

大重:今回は社内限定のカンファレンスでしたが、今後は外部にも公開できるようなカンファレンスを目指していきたいですね。

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