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積み重ねが大事!リモートで社内コミュニケーションを活性化させるBKPとは!?

みなさん、こんにちは!

デザイナーのゆあさです。

緊急事態宣言が解除され、少しずつ出社する機会も増えつつある今日この頃ですが、みなさまいかがお過ごしでしょうか?

最近ではお菓子メーカー大手のカルビーが、テレワークを原則とすることを発表し、話題となりましたね!単身赴任がなくなるかも・・・と思うと、なんだか新しい時代を感じます。


中にはオフィスを縮小・手放す企業もちらほら見受けられ、リモートワークがより身近になって来たかと思います。が・・・


みなさん、リモートワーク中の

コミュニケーション・・・

どうされてますか・・・?


コロナウイルスの影響を受けて、出社体制からリモートワークへ切り替えられる際にも、様々な声があったかと思います。
「メンバーが離れてて仕事になるの?」
「コミュニケーション不足にならない?」
「他の部署と疎遠になりそう・・・」

などなど、たくさんの不安を抱えた中での移行になった企業もあったかと思います。
もちろん、サイダスでもリモートワークに移行となった今年2月当初は、社内からそんな声が出ることもありました。
しかし、ここで一つ、気が付いたことがあります。


そういやサイダスって本社と支社がすげー遠くね・・・?

沖縄(本社)と東京(支社)じゃん


なんとリモートワークへの移行が推奨されるずっとずっと前から、サイダスでは沖縄と東京間でのやりとりは、ZOOMを使った会議やMTGが日常化しており、感覚としては既にリモートワークの体制に、片足の膝くらいまでは突っ込んでいたと言っても過言ではない状況下で働いていました。さり気なく時代の先をゆく働き方をしていたんですね、みんな気付いてなさそうだけど!(笑)


しかも、沖縄本社と東京オフィスでは、業務内容が大きく異なります。

つまり、部署やチームも、沖縄と東京でかなり違うということ。

※沖縄・東京にそれぞれ数名ずつ在籍しているバラけた部署もありますが、ほとんどの部署が沖縄本社か東京オフィスどちらかに、拠点を置いていることが多いです。


今回は、そんな遠く離れた場所で働くメンバーと、どのようにコミュニケーションを取っているのか?サイダスがこれまで培って来た、社内コミュニケーション活性化法を大公開いたします!

題して、

〜沖縄と東京を繋ぐ、部署間の架け橋〜

リモートでコミュニケーション活性化!

BKPの会・完全解剖スペシャル


をお送りしたいと思います。



と思った方も多いとかと思います。(ベーコンケチャップパンは置いといて)

何せこの「BKP」というワード、絶妙に何の略かわからない。


ベーコンは関係ない!BKPとは?

部署間での繋がりを深めることを目的として立ち上がった社内共有会。沖縄と東京でチームが分かれているからこそ、お互いがどんなことをしているのか?どんなことで困っているのか?をメンバーみんなで共有して、新しいヒントやアイデアを生み出そう!というコンセプトで、2019年11月より始まりました。


BKPが開始された時のツイート。この時はまだBKPの名前が浸透していなかったので「社内交流会」というカタイ呼び方してますね。


BKPには、ルールがあります。

みんなが心地良く・楽しくお互いのことをシェアするために、BKPの最中には、ある程度のルールを設けています。

・他部署を非難する・否定する言葉は使わない

・他部署の業務の遅れや不具合を指摘しない

・役員・管理職メンバーは、他メンバーに圧力が掛かる表現を使わない

などなど、会話におけるいくつかのルールが決められていますが、どういうことかというと・・・

業務内容をシェアしている内に、ついつい気付かずルール違反をしてしまうシーンもありそうですよね。みんなが雑談ベースで楽しくシェアするためには、このルールは必ず守るようにしていますが、やはりお互いトークが盛り上がると歯止めが効かなくなってしまう場合もあります。


そんな時のために毎月、決まった役割の人が居ます。


毎月交代のファシリテーターを設定して安心トーク

あらかじめルールを決めているとは言え、お互い話している内に気付かずルールを違反してしまうこともないとは言い切れません。そのため、BKPでは必ずファシリテーターを決めています。


各部署のスピーカーに話を振ったり、時間を調整したりします。BKP開催の告知も事前に行ってメンバーを募ることもファシリテーターの役目。BKPには欠かせない大事な役割です。

わたしがファシリテーターを務めた時の事前告知。文面が派手だったので普段はあまり顔を見せないメンバーも来てくれました。


で、実際どうなん?

BKPは、退勤時間に近い17時〜18時頃に開催しています。退勤する前にちょっと寄っていこうかな、と気軽に参加してもらうためです。また、バリバリ仕事モード!の日中開催にしてしまうと、参加者したくてもなかなか時間の都合がつかなかったり、先ほどのNG行為に該当する「キツイ言い方」が頻出してしまう可能性もあります。開催する曜日も、木曜日や金曜日など、比較的リラックスしやすい日程を狙って開催するようにしています。


また、開始時間を告知しているものの、途中退室OK。次の打ち合わせがあるメンバーには、シェアしたいことを先にお話してもらうなど、臨機応変に進めていきます。雑談ベースでの共有会だからこそ、NG行為以外のルールは、案外ふんわりさせたまま開催しています。


これは何かポーズでもとる?え?サイダスの?c・・・?とみんなで悩んでいるところ

お話聞く時はちゃんと真面目モード


この日は最大で13名ほどが集まりました。


会話はお互いのことをシェアするとは言え、プレゼンやスピーチ的な形式ではなく「完全雑談ベース」で進行されます。相槌とか質問が飛び交う感じで、比較的自由におしゃべりしていくイメージです。


例えば、経営管理本部からは「来月から◯◯◯の申請の仕方が変わるので注意してください〜」とお知らせをしたり、開発部からは「今、このメンバーがこの開発にかかっていて、こちらのメンバーは今これのテストを行っていて・・・」なんて近況報告をしてくれます。特に開発は沖縄本社に重点を置かれているので、東京メンバーにとっては新鮮な話も多々。


自分の部署以外の人とも楽しくおしゃべりしながら、他部署の噂の真相を聞いてみたり「あっ、今そういう感じなのね!」と新たな気付きを得たり。第一回目を開催した当初からは、社内共有会よりもお互いのコミュニケーションに重きを置いた内容が多くなりました。


ちなみに、わたしが所属するブランド戦略部は「自社サイト、リニューアルする!広告やる!あとあれもリニューアル!」と、かなり変化に富んだお知らせが多いような気がします・・・(笑)


最初から穏やかだった訳ではない

BKPは、今月で開催して半年を迎えます。お互いのコミュニケーションを積み重ねて来たからこそ、現在の穏やかなBKPが完成しましたが、第一回目が行われた当初は、どことなくピリピリとした雰囲気もありました。

お互いのことをあまり知らないからこそ、どういう理由で、今の業務の形になっているのか?なぜ、それを今やるのか?などなど、純粋に分からないからこそ、お互いに対して少し直接的な質問も多く見受けられました。

でもそれだけ、他部署のことをお互いが知らない状態であったことを、メンバー自身が自覚できたきっかけにもなったと思います。

「噂ではなんとなく聞いていたけど、あれってそういうことだったのね!」と、ぼんやりしていた情報が鮮明になり、メンバー同士の相互理解の場として確かな手応えがありました。

知ってるつもりでも、意外と知らないんだよね、他部署のこと・・・


BKPでこんなことが起きた

実際に、数回目のBKPからこんな動きが生まれました。

BKPに参加したメンバー同士で、率先してプロジェクトを遂行する事案が発生!上司からの指示で動くのではなく、自分達で課題を見つけ出し、対処していく動きが生まれたことは、BKP開催の一つの成果であったと思います。
他の部署の悩みは、なかなか見えにくいものですが、一度打ち明けてみると「それならこの人に聞いてみるのがいいかも!」「もしかして、うちの部署で出来るんじゃない?」などなど、新たなヒントや助け舟を出してもらえることがあります。


もちろん、毎月必ず新プロジェクトが生まれるかと言えば、そうでない時もあります。ですが、自分の部署ではイマイチ解決や実現に結びつけにくいことを、これからはもっと他部署を巻き込んで、一緒に取り組んでいけるカルチャーを築きあげられたらいいな、と思います。


まとめ:毎月参加しているゆあさが思うこと

開催を繰り返していくなかで、少しずつその形が変わって来たBKP。
お互いのことをシェアして交流することが目的なので、あまりBKPから派生したプロジェクトや成果を追い求めるのも、少し違うことなのかもしれないのですが、みんながリラックスして話せる場になって来たからこそ、今後は参加したメンバーにも何かしらの効果が現れてくるのかな、と密かに楽しみにしています。
あとは、業務的にどうしても他部署と接点が少なくなりがちなメンバーの孤立感の解消に繋がっていたり、入社間もないメンバーがサイダスに馴染むためのキッカケとしても使えたりと、それぞれにとって何かと便利・丁度いい会になって来た感じもあるので、色んな用途でみんなが心地良い場所になっていってくれたら嬉しいな!

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