【代表あべのつぶやき】明日使える仕事術 / マルチタスクと脳

こんにちは！

株式会社PROOFの阿部です。

今後、仕事に役立つ雑学系のコラムを書いていこうと思います。

僕の記憶の定着の意味も含めて、楽しくやっていこうと思いますので、お付き合いの程よろしくお願いします！

早速ですが、第1回目は"マルチタスクと、脳"です。

日々の仕事で、タスク量が多い、複雑なタスクが終わらない、次から次へと新たなタスクが降ってくるなど、マルチタスクに陥り、なんとなく効率が悪い感じがしているという悩みをお持ちの方も、多いと思います。

今回は、そんな悩みにお応えすべく、簡単なコラムを書きたいと思います。

心理的要因
- 完璧主義：完璧主義の人は、全てのタスクを完璧にこなそうとするあまり、マルチタスクに陥りやすい傾向があります。
- 恐れ：タスクを一つに絞ることで、他のタスクが遅れてしまうことへの恐れを感じ、マルチタスクを続けてしまうことがあります。
- マルチタスクへの依存：マルチタスクを行う事で、「多くの事をこなしている」という達成感により、ドーパミンが分泌され、快感を得る事があります。ドーパミンは脳の報酬系の分泌物なので、実はまたやりたいと脳は感じます。
環境的要因
- 仕事量の多さ：抱えている仕事量が多すぎると、一つ一つのタスクに集中することが難しく、マルチタスクに頼らざるを得ない状況に陥ることがあります。
- 上司や周囲の期待：上司や周囲から常に多くのことを求められる環境では、マルチタスクを行わざるを得ない状況に陥ることがあります。
- 情報過多：現代社会は情報過多であり、常に多くの情報に触れる必要があります。そのため、集中力を維持することが難しく、マルチタスクに陥りやすい状況と言えます。

特に管理職の方や、IT業界で活躍されている方は、マルチタスクに陥らざるを得ない状況にあると言えます。

マルチタスクの弊害

マルチタスクには、様々な弊害がある事は広く知られています。具体的には以下のような害があります。

ワーキングメモリの限界：人間のワーキングメモリ（一時的に情報を保持する領域）には限界があり、複数のタスクを同時に処理することはできません。しかし、マルチタスクを行う人は、ワーキングメモリの限界を超えてタスクを処理しようとするため、結果的にパフォーマンスが低下してしまいます。
シングルタスクとの比較実験：
- メロン大学の研究結果： 複数のタスクを同時に行わせた実験で、シングルタスクよりも完了までの時間が大幅に長くなることを示しました。
- ミシガン大学の研究結果： 実験参加者に複数の課題を同時進行させた結果、注意の切り替えに時間を要し、全体的な作業効率が低下することが明らかになりました。
集中力の低下：
- カリフォルニア大学の研究結果：マルチタスクを行う人は、シングルタスクを行う人よりも注意散漫になりやすく、集中力が続かない傾向があることを示しました。
- ユタ大学の研究結果： マルチタスクを事は、注意の配分を困難にし、集中力を低下させるという実験結果を発表しました。
記憶力の低下：
- スタンフォード大学の研究結果： マルチタスクを行う人は、シングルタスクを行う人よりもタスクに関する情報を記憶しにくい傾向があることを示しました。
- カリフォルニア大学の研究結果： マルチタスクは、新しい情報の符号化を妨げ、記憶力を低下させるという実験結果を発表しました。
その他：
- グロリア・マーク (カリフォルニア大学アーバイン校教授)の研究結果： 現代人の注意持続時間は平均3分間であるという研究結果を発表しました。
- エドワード・ハロウェイ (イギリス、サセックス大学)の研究結果： マルチタスクは脳の構造に変化を与え、認知能力を低下させる可能性があるという研究結果を発表しました。

ひどいですね。

もはや、マルチタスクは悪！！と言い切ってもいいかも知れません。笑

次に、どのように避けるか？をご提示していきます。

マルチタスクを避ける為の具体的な仕事術とは！？

マルチタスクはしない方が良いです。人間の脳は、マルチタスクに向いていないのです。

ですが、前述した要因で、人は意識していないと、マルチタスクに陥ります。

ここからが本題！

どうやって複雑怪奇な絡み合った大量のタスクを、どうシングルタスクに持っていくか？が重要です。

意識改革
- まずは、意識を変える必要があります。前述したマルチタスクの弊害を改めて認識し、シングルタスクの重要性を理解する事が大事です。
- どんなに細かいタスクでも、必ず目の前の1つを終わらせてから、次のタスクに取り掛かる事を意識します。
タスクの整理
- 1. 長期（今年）・中期（今月）、短期（今日）のタスクを全て洗い出しましょう。マルチタスクの解消には、特に短期（今日）が重要です。長期・中期は、優先順位や方向性の確認の為に洗い出しましょう。
- 2. 今日のタスクを洗い出したら、切り替えに時間を消費しない似た内容のタスクをまとめましょう。ワーキングメモリの話を思い出して！
- 3.優先順位を決めましょう。緊急性、重要性、将来性の観点で、今何を優先するかを決めましょう。時間が出来そうなら、緊急でもなく、重要でもないけど、将来性のあるタスクを差し込みましょう。
- 4. 時間配分を決めましょう。5分で終わるメールの返信作業と、1時間かかる調べもの、6時間かかる設計作業など振り分けましょう。
- 5 バッファを持ちましょう。1日2時間ほど何も予定を入れない時間を意識的に" 確保 "する事が大切です。これが無いと不測の事態でパンクします。また何もしなくても周りから新たなタスクは大量に降ってきます。緊急対応もいつでも出来るようにしておきましょう。
- 6. タスクを予定に組み入れていきましょう。すべてをスケジュール帖に記載する必要はありません。「この時間でこれとこれとこれを終わらせる」という予定を組みます。
集中環境の整備
- スマホは通知オフ
- 1人の時間を確保できる場所があれば極力場所を移動する
- 耳栓や、イヤホンをつける
ツール活用
- Todo管理系アプリ（素早く立ち上がり、マークダウンが使えるものがおススメ。僕はSimpleNoteをスマホに入れてます）
- Trello / slackのリストなど無料のタスク管理ツールでガンガンタスク整理しましょう
- 新たなタスクは、どんなに細かなタスクでも今直ぐにタスクリストに追加しましょう。すぐに忘れる事でワーキングメモリが確保が出来ます。これは超大事です。忘れられないからマルチタスクに陥ります。すぐに書き出して忘れましょう。
休息を取る
- 休憩時間は、必ず休憩しましょう。間の小休憩も忘れずに。休憩を取らないとパフォーマンスが落ちる事は証明されています。
- 夜間作業は、なるべく避けましょう。睡眠は超大切です。また夜間作業は、パフォーマンスが劇的に下がります。夜間にやるなら単純作業系のタスクにしましょう。
周囲とのコミュニケーション
- そもそものタスク量を調整を依頼しましょう。（1番大事！！）
- あなたが全てやる事は間違えています。気が付くとあなただけが忙しく、周りの方は、さぼっているという状態はあるあるです。適切に周りに振りましょう。