【Road to Inter BEE 2024】#1　カオスな運用を解決する希望となる「Nsync」

こんにちは！
今回は、出展サービス「Nsync」の誕生秘話とその開発ストーリーについてご紹介します。

前回少しお話ししましたが、「Nsync」は「動画配信業界で長年抱えてきたコンテンツ管理の悩みを解消すべく生まれた管理システム」です。
なゆたネットのような動画配信業界でコンテンツ管理をされている方以外にも、コンテンツに携わるすべての方が、共感していただける部分が少なからずあると思いますので、「Nsync」がどのようにして生まれ、どんな思いが込められているのか。少しでも興味を持っていただければ幸いです！

Nsyncが生まれたきっかけ

Nsync開発のきっかけは、やはり社内で抱える課題や悩みからでした。
コンテンツ運用には大きく3つ課題があると思っています。
これはなゆたネットだけではなく、きっとコンテンツに関わる会社でも少なからず思い当たる節があるのではないでしょうか。

1. 日々増え続けるコンテンツ管理の限界

コンテンツ運用の課題の1つが、コンテンツの管理です。
みなさんもご存じの通り、いまや動画配信は日常の一部となっています。自宅はもちろん、外出先や移動中でも、スマホやパソコンがあれば、さまざまな動画配信サービスで映画やアニメを気軽に楽しむことができる時代です。自分の好きな作品を、好きな場所やタイミングで見られるのは、とても便利ですよね。

でも、日々見たい作品が出てくるし、元々見たいものもあるし
そもそも色々作品がありすぎてどれを見ようか困っちゃいますよね。

そうなんです、作品がありすぎるんです。

「ありすぎる」というと少し語弊がありますが、実際に新しい作品が次々と生まれ、作品数は膨大な数になってきているのではないでしょうか。ありがたいことに、なゆたネットでは多くのコンテンツ運用の依頼をいただいており、扱う作品数も日々増加しています。

基本的には、各プロジェクトごとにExcelやスプレッドシートを用いて管理表を作成し、それぞれの用途に合わせて管理していますが、作品数が増えるとともに、人だけでなく使用するパソコンやExcel、スプレッドシートも悲鳴を上げます。データが増えるとExcelやスプレッドシートの動作が重くなり、行や列が増えると必要な情報を探すのも大変です。対策として、一定の量や期間で分けて管理し、負荷がかからないようにしていますが、作品数が増えると管理表の数も増え、結果的に確認や把握がどんどん難しくなり、最終的には

コンテンツ迷子

の状態に陥ってしまいます。
つまり、膨大なコンテンツをムリをしてExcelやスプレッドシートで管理するには限界が来ている。そう感じています。

2.業務の非効率

次に、2つ目の課題は業務の非効率です。
前述のように、基本的にExcelやスプレッドシートを使って管理を行い、コンテンツ運用では素材の入稿から配信プラットフォーム（PF）への納品までのプロセスをカバーしています。もちろん、コンテンツ情報を管理するだけではいけません。

どの作品を、どの配信PFで、いつから配信するのか
配信に向けて、いつまでに納品が必要か
納品に必要な素材の作成期限はいつか
作業に必要な素材の入手期限はいつか

これらの情報を把握しなければ、適切な運用は実現できません。
Excelやスプレッドシートで管理するためには、手作業で情報を更新する必要があり、データの重複や入力ミスが生じやすくなります。また、管理を別にすることで同じ情報を複数の管理表に記入する手間や、フォーマットの違いによる手間も発生し、あらゆるところで細かいムダが発生して業務が非効率になってしまいます。
なゆたネットでは業務改善の一環として、ExcelのマクロやGoogle Apps Scriptを使い、手作業ミスを減らす工夫を行っていますが、それにも限界があると感じています。

3.情報共有や連携面

最後に、3つ目の課題は情報共有や連携の問題です。
コンテンツ運用には、配信PFへの納品までにさまざまな工程があり、それぞれに担当者が存在し、役割を果たしています。ましてや大量の作品を扱うため、複数の人が関わらざるを得ません。

例えば、映像素材の調達や納品、顧客とのやりとりを行う営業や運用担当者、配信PFに合わせてエンコード作業を行う技術担当者など、多くの人が1つの作品に関わります。したがって、情報を共有しながらワンチームとして動くことが非常に重要です。

担当者間でしっかりと情報を共有し、作品ごとにチーム全体で共通の認識を持たなければいけません。しかし、関わる人数が増えるとスムーズに情報が共有されない場合もあります。

「あの作品ってどうなってる？」

といった疑問を感じたことがあるかもしれませんが、これは情報共有が不十分である証拠です。

業務が非効率で、作業量が増えて情報共有が疎かになる
運用担当と作業担当の間で進捗状況が共有されず、納品スケジュールに影響が出る
作業担当間で認識のズレが生じ、再作業が必要になる

このように、情報共有のムラが原因でスムーズな運用が難しくなり、コンテンツ運用がカオスな状態に陥りがちです。
これらを解決するシステムが必要だと感じていました。

初めてのシステム開発

いざ、こうした課題を解決するためのシステムを開発しよう！となりましたが、なゆたネットとしてはシステム開発の経験が無いため、手探りでのスタートとなりました。まずは開発担当チーム内で「こんな機能があったらいいよね」「こういうことができると便利だな」など、理想のシステムについて話し合い、自分たちの希望を出し合いました。そして、可能な限り必要要件をまとめ、開発会社に協力をお願いすることにしました。

今回のシステム開発で重要となるポイントは、以下の3つでした。

機能開発の優先度
汎用性
ユーザーインターフェース

機能開発の優先度
最初に重要なステップなのは、開発順・優先度を決めることでした。
システム開発には時間がかかるため、なるべく早い段階で少しでも社内で活用できるよう、最も利用頻度が高いと思われる根幹機能から優先して開発を進め、完成次第、社内で実際に使用してもらう流れで取り組んでいます。
このように新機能の開発と既存機能のアップデートを同時進行することで、効率的にシステム開発が進められると考えています。（現在も絶賛開発中で、今回のInter BEEで全機能をご紹介することはできませんが、現時点でも十分に活用できるシステムになっているはずです！）

汎用性
次に重要なポイントが、汎用性です。
なゆたネットではプロジェクトごとに運用フローや管理項目が微妙に異なるため、これを解決し標準化することも社内の課題でした。プロジェクトごとに運用フローが異なると、新しいプロジェクトを担当する際に新たに教える・覚える必要が生じ、引き継ぎに時間がかかるなどのデメリットがあるため、なるべく業務の標準化を行い、どのプロジェクトでもシステムを使って効率的に運用できる状態にする必要がありました。
そこで、各プロジェクトリーダーに対して運用フローや管理方法をヒアリングし、業務内容を把握した上で、開発担当チーム内でシステムの仕様や使い方について意見を出し合い決定していきました。

ユーザーインターフェース
最後にシステムにおいて重要なのが、使いやすいユーザーインターフェースです。
どれだけ機能が優れていても、使いにくいと社内で利用されなくなってしまいます。チーム内にはUIに詳しいメンバーがいないため、様々なシステムを参考にしながら、開発会社からのアドバイスも受けつつ、いかに使いやすいインターフェースにするかを考え、メンバー間で意見を出し合いました。誰もが使いやすいユーザーインターフェースにすること、これもシステム開発での重要なポイントです。

カオスな運用を解決する希望となる「Nsync」

ここまで、きっかけや開発話をお話ししてきましたが、結局「Nsync」ってどういうシステムなの？と思われている事かと思いますので、最後に少しだけ。
詳しい説明はここでは割愛しますので、ぜひInter BEEにご来場ください！！

「Nsync」は一言で言うと、

作品コンテンツの運用業務で抱える、ムリ・ムダ・ムラを徹底的に削減する究極の効率化システム

です！

今までに挙げた、コンテンツ管理、業務の非効率、情報共有や連携面の課題をすべて解決します。

システムを使用することでエクセルやスプレッドシートでムリして管理していた膨大なコンテンツでも把握や管理が楽になり、管理表を作成する手間や入力ミスも無くなりムダが減り、メンバー間で情報のムラがあってイマイチだった運用も情報共有を円滑にし、チーム全体の透明性を高めることで信頼関係を構築し、チーム力を向上させ効率的な運用を可能にする。

私たちが目指す「Nsync」は、今までカオスな状態になりがちだった運用から、脱却する希望となることです。